Vodič za moderne procese nabavke: pojmovi i koraci

Proces nabavke započinje od trenutka kada je organizacija potrebna materijal, proizvod ili uslugu izvana. Čim je potreba definirana i formulirana, provodi se njegova formalizacija. Kao rezultat toga, određeni su određeni parametri potrebnih. Istovremeno, bilans cijene / kvalitete je vrlo važan, jer ako su karakteristike objekta nabavke precijenjene, organizacija će pretrpjeti gubitke, ako su podcijenjeni, radni proces se neće prilagoditi.

Dobro organizirana aktivnost nabavke omogućava vam da stalno pratite potrebe organizacije, tako da skladišta ne prelijevaju i istovremeno ne stvaraju nedostatak robe, a usluge i nisu izgubljene.

Koji je postupak nabavke

Nabavka je holistički proces koji se sastoji od nekoliko faza. Pravila prema kojima se vrši je regulirana trenutnim zakonodavstvom. Državna regulacija garantuje postojanje uslova pod kojima je moguće otvorena konkurencija i zaštita prava stranaka.

Moderni postupak kupovine obično započinje kupcem koji prepoznaju potrebu za proizvodom i priprema specifikacije.

A postupak izvođenja na tržištu putem odabira ili nadmetanja pomaže u određivanju pravog proizvoda i dobavljača. Proces nabavke je prilično složen i višestruki nivo.

Po pravilu je zasebni zaposleni odgovoran za organizovanje i provođenje kupovina u preduzeću. Rjeđe, odjel. Svrha njegovog rada je da sinkronizira proces nabavke sa promjenjivim potrebama preduzeća i osigurati njegov kontinuitet.

Trenutni zadaci koje proces nabavke mora riješiti uključuju:

• Stvaranje zaliha;
• pretraživanje i uspostavljanje kontakata s pouzdanim dobavljačima;
• kontrola nad razumnosti troškova.

Najbolje prakse u procesu nabavke

Postoje tri glavne prakse nabavke za uspješno nadgledanje dostupnosti robe i pružanje usluga:

• redovna kupovina potrebnih u malim serijama / kratko vrijeme;
• Kupite u jednoj velikoj seriji / dugo vremena;
• Kupovina robe i naručivanja usluga u istori, po potrebi.

U ovom slučaju može se koristiti jedna od popularnih shema za organiziranje cijelog procesa:

1. Tradicionalno. Stvorena je zaliha robe / Ugovor za pružanje usluga izrađen je za period koji prelazi traženo. Garantuje pružanje preduzeća sa potrebnim, ali dovodi do prekomjernog sastavljanja resursa i preopterećenja skladišta.
2. Od engleskog jezika upravo u vreme - baš na vrijeme. Usluge i roba dolaze na zahtjev, u ograničenim količinama i u određeno vrijeme. Zalihe su minimizirani ili nule.
3. Iz engleskog planiranja zahtjeva za materijal - planiranje potrebe za materijalima. Obim kupovine prilagođava se ovisno o potražnji roba i usluga, povećava se i smanjuje srazmjerno.
4. Iz engleske mršave proizvodnje - mršava proizvodnja. To znači smanjenje troškova u svim fazama, od proizvodnje robe do kupovine materijala.

Faze postupka nabavke

Svaki postupak nabavke sastoji se od tri velika bloka: obrada potreba organizacije od trenutka naručivanja plaćanja, ažuriranje kataloga informacija i obaveznog redovnog rada. Pored toga, uvijek se treba analizirati greške.

Korak 1. Određivanje potreba

Potreba organizacije za proizvodom ili uslugom formalizirana je putem službene interne prijave, koja je dodijeljena jedinstveni broj. Ovaj dokument postaje pravni osnov za sve naredne akcije.

2. korak: Odabir dobavljača

Svi postupci odabira dobavljača podijeljeni su u dvije velike grupe: konkurentne i nekompetitivne.

Slijedi konkurentne:

Zahtjev za citate.

Dobavljači anonimno predaju svoje ponude. Ona koja zadovoljava sve zahtjeve i ima najnižu cijenu. Opasnost od ove metode je da ne uzima u obzir iskustvo dobavljača, kvalitet opreme za ugradnju, kvalifikacije stručnjaka i drugih važnih faktora.

Aukcija.

To podrazumijeva trgovanje u nekoliko faza. Aplikacija ide onome ko nudi minimalnu cijenu. Ostali faktori se ne uzimaju u obzir.

Konkurs.

Pozima u obzir kvalitetu usluga, reputaciju dobavljača i cijenu. Dobavljač je odabrano kao rezultat analize tenderske dokumentacije u tri faze, na svakom od kojih se odabir i skrining sudionika vrši prema tim kriterijima.

Zahtjev za prijedloge.

Pobjednici aukcije ili konkurencije biraju se za cijenu i kvalitetu usluga, nakon čega se procjenjuju uvjeti suradnje.

Nekopetivni postupak pronalaska dobavljača moguć je samo u jednom slučaju - samo jedna kompanija na tržištu nudi potreban proizvod ili uslugu.

Korak 3: Pregovori i ugovor

Pregovori s dobavljačem podijeljeni su u sljedeće faze: priprema, uspostavljanje kontakata, razmjene informacija, postizanju sporazuma, zatvaranjem posla i analize.

Da bi proces bio uspješan, morate jasno znati svoj cilj i držati se tome, proučiti tržište, čuvati emocionalnu ravnotežu, dokumentovati rezultate pregovora potpisivanjem prodajne i kupoprodajne ugovor.

Ugovor s dobavljačem određuje: tačno ime proizvoda / usluge, njegovu količinu i parametre.

Posebna vrsta razmjene robe i usluga je postupak nabavke ugovora. U ovom slučaju, kupac je uvijek država (budžetska organizacija ili javna vlast). Plaćanje robe ili usluga vrši se iz državnog budžeta.

Korak 4: Primite robu

Nakon primitka robe, odgovorna osoba potpisuje dokument o prihvatanju (faktura za robu ili čin završenih radova za usluge). Dokumenti su žigosali ovlašteni zaposlenik koji snosi financijsku odgovornost. Kontrola nad kvalitetom i količinom robe / usluga vrši se u skladu s ugovor o opskrbi ili za pružanje usluga.

Postupak prihvatanja robe u skladištu ne reguliše ni na koji način ni na koji način. Da biste izbjegli poteškoće, poštujte sljedeća pravila:

• dodijeliti dovoljan broj osoblja za istovar robe i prevoziti ih u skladište;
• uvek jasno rade pod ugovorom;
• potvrdite sve radove sa brtve ili potpisima odgovornih osoba.

Waybill i faktura su dva dokumenta koja će se morati baviti tokom prihvatanja robe.

Waybill se sastavlja u dvije kopije, za kupca i dobavljača. Postoje dvije vrste dokumenata: Torg-12 pošiljka (sadrži podatke o proizvodu, njegovu količinu i cijenu) i klizanju za otpremu (uključuje informacije o ruti, ako je došlo do isporuke automobilom).

Račun se sastavlja u jednom kopiju za kupca. On potvrđuje da je roba isporučena i plaćena. Nije potrebno izraditi fakturu za organizacije koje djeluju pod pojednostavljenim poreznim sustavom. Oni koji plaćaju PDV trebali bi ih zadržati kako bi se pristali na deklaraciju i smanjili iznos poreza.

Korak 5: Kupnja plaćanja

Nakon uspješnog prihvatanja robe, računovodstveni odjel organizacije prepoznaje prisustvo računa koji se plaćaju dobavljaču, koji se otplaćuje u izrazima utvrđenim ugovorom.

Odgovorni zaposlenik provjerava parametre dolazne fakture i šalje ga menadžeru na odobrenje. Šef kompanije odobrava fakturu potpisivanjem odgovarajućeg dokumenta. Nakon toga generira se nalog za plaćanje.

Često Postavljana Pitanja

Koji su ključni pojmovi i koraci uključeni u modernizaciju procesa nabavke u ERP sistemima?

Modernizacija nabavke u ERP-u uključuje digitalizaciju ciklusa nabavke, integrirajući podatke o dobavljaču, automatiziranje radnih tokova odobrenja i korištenje analitike za donošenje odluka.