¿Qué es la gestión del ciclo de vida de compras para compras operativas?

Gestión del ciclo de vida de las adquisiciones operativas.

El proceso de gestión del ciclo de vida de las adquisiciones operativas permite a una empresa realizar compras que serán valiosas para los departamentos de oficina, producción o venta.

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Cuanto más grande sea el negocio, más se beneficiará al aplicar las mejores prácticas de compra. En cualquier caso, incluso las empresas más pequeñas utilizarán estos procedimientos, incluida la aplicación de los procedimientos prescritos primero y, a la larga, los sistemas distribuidos como SAP Ariba.

Esto se debe a que los diferentes lugares de trabajo pueden requerir exactamente los mismos suministros de oficina y dos fábricas individuales, incluso en diferentes países, pueden requerir exactamente la misma materia prima para sus procesos de producción.

Definición de contratación operativa.

La adquisición operativa es el medio por el cual una empresa compra los bienes y servicios que necesita para llevar a cabo sus actividades diarias (por ejemplo, puede comprarlos a proveedores externos, pero también a otras subsidiarias).

Gestión del ciclo de vida de las compras operativas.

En todos estos casos, la aplicación de las mejores prácticas de gestión de ciclo de vida de compras de SAP dentro del departamento de compras le ahorrará dinero a la empresa de varias maneras:

• financieros, como algunos contratos más grandes que pueden ser negociados con proveedores de bienes o servicios utilizados en diferentes sitios,
• sensible al tiempo, ya que el proceso de gestión del ciclo de vida de las compras no tendrá que reiniciarse desde cero, y el historial es accesible y se comparte en toda la organización,
• humanos, ya que las mejores prácticas de SAP agilizarán el flujo de gestión del ciclo de vida de todo el proceso de gestión del ciclo de vida de las adquisiciones,
• informe, con la capacidad de recuperar, compartir e informar sobre muchos indicadores clave de rendimiento relacionados con todo el proceso de gestión del ciclo de vida de las adquisiciones para las organizaciones de compras internas.

Determinación de la demanda.

El proceso de gestión del ciclo de vida de las adquisiciones operativas comienza con la determinación de la demanda. Lo que se necesita, qué servicios o materiales son necesarios para que yo o mis colegas realicemos nuestro trabajo, como producir la cantidad correcta para cumplir con una orden de venta.

Cuando se han detallado las necesidades, es hora de determinar las fuentes. Quién puede finalmente entregar estos productos a los lugares donde se utilizarán.

La determinación de la demanda en el proceso de gestión del ciclo de vida de las compras operativas implica la creación de la solicitud, un documento en SAP que centraliza todas las solicitudes de artículos dentro de la empresa.

La transacción para crear solicitudes de pedido en SAP Purchasing es ME51N.

Elección del proveedor

A continuación, seleccione el proveedor de estas fuentes que mejor se adapte a la compra actual en términos de tiempo, cantidad y calidad.

En SAP, comenzaremos creando solicitudes de cotización (también conocidas como RFQ) en la transacción ME47. Una solicitud de cotización se utiliza para pedir a los proveedores que proporcionen sus condiciones para un pedido específico.

Se enviará una solicitud de cotización a todos los proveedores potenciales identificados, solicitándoles de inmediato que informen a la compañía si podrá proporcionar los bienes o servicios solicitados y cómo.

Los proveedores que pueden responder a esta solicitud responderán con una cotización, enumerando sus términos y condiciones exactos para la entrega de ese pedido. Estas respuestas son los primeros documentos vinculantes en el proceso de gestión del ciclo de vida de las adquisiciones para compras operativas. Si se acepta la oferta y no se cumplen las condiciones, esto constituiría un incumplimiento del contrato y podría dar lugar a acciones legales.

Estas respuestas, las ofertas, se registrarán en la transacción ME48, posiblemente con referencia a una  solicitud de presupuesto   existente, y forman parte del proceso de oferta de SAP.

Las ofertas recibidas serán comparadas por el departamento de compras y se seleccionará la mejor oferta: la más barata, con la mejor calidad, que promete completar el pedido a tiempo.

Este proceso se denomina comparación de precios y se ejecuta en la transacción ME49. SAP ayuda a comparar fácilmente estas ofertas entre sí y a tomar una decisión de compra inteligente basada en los hechos, mostrándolos para encontrar el mejor proveedor para la entrega solicitada.

Seguimiento de pedidos

Una vez que se identifica al proveedor, es el momento de procesar las órdenes de compra, es decir, crear los documentos de la orden vinculante que se enviarán a los proveedores, pidiéndoles que entreguen ciertos bienes o servicios de acuerdo con las condiciones acordadas.

El departamento de compras envía un pedido a un proveedor a través de la creación de un pedido de compra (también denominado PO), un documento legalmente vinculante, en la transacción ME22N.

A la espera de la entrega de los pedidos, estos son supervisados. ¿Las existencias estarán disponibles a tiempo? ¿Se pueden iniciar los pasos de producción anteriores? ¿Deberían completarse los siguientes pasos a tiempo?

Cuando se reciben las mercancías, se registran y verifican según las órdenes correspondientes, para garantizar que se hayan ejecutado correctamente. El proceso de entrada de mercancías será gestionado por el equipo de almacén.

En este punto, se pueden detectar sorpresas: productos rotos, productos faltantes, formatos incorrectos, calidad deficiente, etc. Cualquiera de estos problemas puede dar lugar a la creación de documentos adicionales, que pueden generar una devolución, negociar un crédito con el proveedor, o desencadenar una demanda en casos extremos.

Proceso de facturación

La factura se puede verificar y posiblemente revisar en caso de problemas de entrega y posibles devoluciones.

El pago puede ser procesado posteriormente para cerrar esta serie de pedidos; factura es el documento final en el proceso de gestión del ciclo de vida de las adquisiciones.

La gestión de facturas de proveedores es el último paso en el proceso de gestión del ciclo de vida de las compras operativas de SAP. Por lo general, es administrado por un equipo específico, más cercano al departamento de contabilidad, que administrará el pago monetario al proveedor.

Una vez que la factura se liquida, el proceso de compra se completa, lo que permite la producción de productos terminados y el lanzamiento de procesos de fabricación personalizados o reventa.

Adquisición operativa Ciclo de vida en capacitación en gestión de SAP

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Los siguientes temas están cubiertos en este curso:

• Solicitud de autoservicio y creación de una solicitud de compra.
• Procesamiento de requisitos mediante solicitud de cotización, cotización y comparación de precios,
• Procesamiento de pedidos, compra de servicios y creación de pedidos,
• Colaboración de órdenes de compra e integración con la red Ariba.
• Procurement Analytics y las aplicaciones FIORI correspondientes.

¿Qué es el ciclo de vida de adquisiciones operacionales en SAP?

Para conocer en detalle qué es el ciclo de vida de adquisiciones operativas en SAP, siga un curso en línea como el curso en línea de SAP Ariba, la capacitación de adquisiciones de SAP y, en última instancia, obtenga una certificación profesional de SAP para aplicar el ciclo de vida de adquisiciones operativas en SAP en los negocios diarios.

¿Cuáles son sus necesidades de gestión del ciclo de vida de SAP? Háganos saber en los comentarios qué artículos serían útiles.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de adquisiciones para la compra operativa en *SAP *?

Adquisición de la gestión del ciclo de vida en SAP implica gestionar todo el proceso de adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud hasta el pago, garantizar la eficiencia y el cumplimiento.

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