Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des achats pour les achats opérationnels?

Gestion du cycle de vie des achats opérationnels

Le processus de gestion du cycle de vie des approvisionnements opérationnels permet à une entreprise de faire des achats qui seront précieux pour les services de bureau, de production ou de vente.

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Plus l'entreprise est grande, plus l'application des meilleures pratiques d'achat en bénéficiera. Dans tous les cas, même les plus petites entreprises utiliseront ces procédures, notamment en appliquant d'abord les procédures prescrites et, à long terme, les systèmes distribués tels que SAP Ariba.

En effet, différents lieux de travail peuvent nécessiter exactement les mêmes fournitures de bureau et deux usines uniques, même dans des pays différents, peuvent exiger exactement la même matière première pour leurs processus de production.

Définition de l'approvisionnement opérationnel

Les achats opérationnels sont le moyen par lequel une entreprise achète les biens et services dont elle a besoin pour mener à bien ses activités quotidiennes (elle peut par exemple les acheter à des fournisseurs externes, mais également à d'autres filiales).

Gestion du cycle de vie des achats opérationnels

Dans tous ces cas, l'application des meilleures pratiques de gestion du cycle de vie des achats de SAP Business Procurement au sein du service des achats permettra à l'entreprise d'économiser de l'argent de différentes manières:

• financiers, tels que des contrats plus importants pouvant être négociés avec des fournisseurs pour des biens ou des services utilisés sur différents sites,
• sensible au facteur temps, car le processus de gestion du cycle de vie des achats n'aura pas besoin d'être redémarré et l'historique est accessible et partagé dans l'ensemble de l'entreprise,
• humaine, les meilleures pratiques de SAP rationalisant le flux de gestion du cycle de vie de l'ensemble du processus de gestion du cycle de vie des achats,
• report, avec la possibilité d'extraire, de partager et de générer des rapports sur de nombreux indicateurs de performance clés liés au processus de gestion du cycle de vie des achats pour les organisations d'achats internes

Détermination de la demande

Le processus de gestion du cycle de vie des achats opérationnels commence par la détermination de la demande. Ce qui est nécessaire, quels services ou quels matériaux sont nécessaires à moi-même ou à mes collègues pour effectuer notre travail, tels que la production de la bonne quantité pour répondre à une commande client.

Lorsque les besoins ont été détaillés, il est temps de déterminer les sources. Qui est finalement capable de livrer ces produits aux endroits où ils seront utilisés.

La détermination de la demande dans le processus de gestion du cycle de vie des achats liés aux achats opérationnels implique la création de la demande d'achat, un document dans SAP qui centralise toutes les demandes d'achat d'articles au sein de l'entreprise.

La transaction permettant de créer des demandes d'achat dans SAP Purchasing est ME51N.

Choix du fournisseur

Ensuite, sélectionnez le fournisseur de ces sources qui conviendra le mieux à l’achat actuel en termes de temps, de quantité et de qualité.

Dans SAP, nous allons commencer par créer des demandes d'offre (également appelées RFQ) dans la transaction ME47. Une  demande de devis   est utilisée pour demander aux fournisseurs de fournir leurs conditions pour une commande spécifique.

Une  demande de devis   sera envoyée à tous les fournisseurs potentiels identifiés, leur demandant rapidement de faire savoir à l'entreprise si et comment elle sera en mesure de fournir les biens ou les services demandés.

Les fournisseurs qui peuvent répondre à cette demande vous enverront un devis en précisant les termes et conditions exacts pour la livraison de cette commande. Ces réponses constituent les premiers documents contraignants du processus de gestion du cycle de vie des achats pour les achats opérationnels. Si l'offre est acceptée et que les conditions ne sont pas remplies, cela constituerait une rupture de contrat et pourrait donner lieu à des poursuites.

Ces réponses, les offres, seront enregistrées dans la transaction ME48, éventuellement en référence à une  demande de devis   existante, et font partie du processus d'offre SAP.

Les offres reçues seront comparées par le service des achats et la meilleure offre sera sélectionnée: la moins chère, avec la meilleure qualité, ce qui promet de remplir la commande à temps.

Ce processus s'appelle la comparaison de prix et est exécuté dans la transaction ME49. SAP aide à comparer facilement ces offres entre elles et à prendre une décision d’achat intelligente en fonction des faits, en les affichant afin de trouver le meilleur fournisseur pour la livraison demandée.

Suivi de commande

Une fois le fournisseur identifié, il est temps de traiter les commandes d'achat, c'est-à-dire de créer les documents de commande contraignants à envoyer aux fournisseurs, leur demandant de livrer certains biens ou services selon les conditions convenues.

Une commande est envoyée à un fournisseur par le service des achats via la création d'un bon de commande (également appelé bon de commande), un document juridiquement contraignant, dans la transaction ME22N.

En attendant la livraison des commandes, celles-ci sont supervisées. Les stocks seront-ils disponibles à temps, les étapes de production précédentes peuvent-elles être démarrées, les étapes suivantes doivent-elles être complétées à temps?

Lorsque les marchandises sont reçues, elles sont enregistrées et vérifiées par rapport aux commandes correspondantes, afin de s’assurer qu’elles ont été correctement exécutées. Le processus de réception des marchandises sera géré par l'équipe de l'entrepôt.

À ce stade, des surprises peuvent être détectées: produits cassés, produits manquants, formats incorrects, qualité médiocre, etc. Ces problèmes peuvent entraîner la création de documents supplémentaires susceptibles de déclencher un retour, de négocier un crédit avec le fournisseur ou déclencher un procès dans les cas extrêmes.

Processus de facturation

La facture peut ensuite être vérifiée et éventuellement révisée en cas de problème de livraison et de retours éventuels.

Le paiement peut être traité ultérieurement pour clôturer cette série de commandes; facture est le document final du processus de gestion du cycle de vie des achats.

La gestion de la facture fournisseur est la dernière étape du processus de gestion du cycle de vie du processus d'approvisionnement opérationnel de SAP. Il est généralement géré par une équipe spécifique, plus proche du service de la comptabilité, qui gérera le paiement monétaire au fournisseur.

Une fois la facture réglée, le processus d’achat est terminé, ce qui permet la production de produits finis et le lancement de processus de fabrication personnalisés, ou la revente.

Cycle de vie des achats opérationnels dans la formation SAP Management

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Les sujets suivants sont abordés dans ce cours:

• Requisition en libre service et création d'une demande d'achat,
• Exigences de traitement via demande de devis, devis et comparaison de prix,
• Traitement des commandes, achat de services et création de commandes,
• Collaboration de bons de commande et intégration avec le réseau Ariba,
• Procurement Analytics et les applications FIORI correspondantes.

Qu'est-ce que le cycle de vie des achats opérationnels dans SAP?

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Quels sont vos besoins en gestion de cycle de vie SAP? Faites-nous savoir dans les commentaires quels articles seraient utiles.

Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des achats pour les achats opérationnels dans SAP?

Gestion du cycle de vie des achats dans SAP implique la gestion de l'ensemble du processus d'achat de biens et services, de la demande au paiement, de l'efficacité et de la conformité.

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