आधुनिक खरीद प्रक्रिया गाइड: अवधारणाओं और कदम
खरीद प्रक्रिया उस पल से शुरू होती है जब संगठन को बाहर से सामग्री, उत्पाद या सेवा की आवश्यकता होती है। जैसे ही आवश्यकता को परिभाषित और तैयार किया जाता है, इसकी औपचारिकता की जाती है। नतीजतन, आवश्यक के विशिष्ट पैरामीटर निर्धारित किए जाते हैं। साथ ही, मूल्य / गुणवत्ता का संतुलन बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि यदि खरीद वस्तु की विशेषताओं को अतिसंवेदनशील किया जाता है, तो संगठन को नुकसान पहुंचाएगा, अगर उन्हें कम करके आंका जाता है, तो कार्य प्रक्रिया को समायोजित नहीं किया जाएगा।
एक अच्छी तरह से संगठित खरीद गतिविधि आपको संगठन की जरूरतों की निगरानी करने की अनुमति देती है, ताकि गोदामों को अतिप्रवाह न हो और साथ ही साथ माल की कमी न बनाएं, और सेवाएं बर्बाद नहीं हुई हैं।
खरीद प्रक्रिया क्या है
खरीद एक समग्र प्रक्रिया है जिसमें कई चरणों होते हैं। नियमों के अनुसार यह वर्तमान कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है। राज्य विनियमन स्थितियों के अस्तित्व की गारंटी देता है जिसके तहत खुली प्रतिस्पर्धा और पार्टियों के अधिकारों की सुरक्षा संभव है।
आधुनिक क्रय प्रक्रिया आमतौर पर एक खरीदार के साथ शुरू होती है जो किसी उत्पाद की आवश्यकता को पहचानती है और एक विनिर्देश तैयार करती है।
और चयन या निविदा के माध्यम से बाजार-आधारित सोर्सिंग प्रक्रिया सही उत्पाद और आपूर्तिकर्ता को निर्धारित करने में मदद करती है। खरीद प्रक्रिया काफी जटिल और बहु-स्तरीय है।
एक नियम के रूप में, उद्यम में खरीदारी और आयोजन करने के लिए एक अलग कर्मचारी जिम्मेदार है। कम आम तौर पर, एक विभाग। उनके काम का उद्देश्य प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया को उद्यम की बदलती जरूरतों के साथ सिंक्रनाइज़ करना और इसकी निरंतरता सुनिश्चित करना है।
खरीद प्रक्रिया को हल करने के मौजूदा कार्यों में शामिल होना चाहिए:
- स्टॉक निर्माण;
- विश्वसनीय आपूर्तिकर्ताओं के साथ संपर्क खोजना और स्थापित करना;
- खर्चों की तर्कशीलता पर नियंत्रण।
खरीद प्रक्रिया में सर्वोत्तम अभ्यास
माल की उपलब्धता और सेवाओं के प्रावधान की सफलतापूर्वक निगरानी करने के लिए तीन मुख्य खरीद प्रथाएं हैं:
- छोटे बैचों / थोड़े समय के लिए आवश्यक की नियमित खरीद;
- एक बड़े बैच में खरीद / लंबे समय तक;
- आवश्यकतानुसार, सामान और व्यवस्था सेवाओं को खरीदना।
इस मामले में, पूरी प्रक्रिया आयोजित करने के लिए लोकप्रिय योजनाओं में से एक का उपयोग किया जा सकता है:
- परंपरागत। सामानों का एक स्टॉक बनाया गया है / सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध आवश्यक अवधि के लिए तैयार की गई है। यह आवश्यक के साथ उद्यम के प्रावधान की गारंटी देता है, लेकिन संसाधनों के अतिवृद्धि और गोदामों के अधिभार की ओर जाता है।
- अंग्रेजी से बस में - बस समय में। सेवाओं और सामानों की मांग सीमित मात्रा में और एक निश्चित समय में आती है। इन्वेंट्री कम या शून्य हैं।
- अंग्रेजी सामग्री आवश्यकता योजना से - सामग्री की आवश्यकता की योजना बनाना। माल और सेवाओं की मांग के आधार पर खरीद की मात्रा समायोजित की जाती है, इसके अनुपात में बढ़ जाती है और घट जाती है।
- अंग्रेजी दुबला उत्पादन से - दुबला उत्पादन। इसका मतलब माल के उत्पादन से सामग्री की खरीद तक सभी चरणों में लागत को कम करना है।
खरीद प्रक्रिया के चरणों
किसी भी खरीद प्रक्रिया में तीन बड़े ब्लॉक होते हैं: भुगतान करने, सूचना कैटलॉग अपडेट करने, और अनिवार्य नियमित कार्य को अद्यतन करने के क्षण से संगठन की जरूरतों को संसाधित करना। इसके अलावा, गलतियों का हमेशा विश्लेषण किया जाना चाहिए।
चरण 1. जरूरतों का निर्धारण
किसी उत्पाद या सेवा की संगठन की आवश्यकता को आधिकारिक आंतरिक अनुप्रयोग के माध्यम से औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसे एक अद्वितीय संख्या सौंपी जाती है। यह दस्तावेज़ सभी बाद के कार्यों के लिए कानूनी आधार बन जाता है।
चरण 2: एक आपूर्तिकर्ता का चयन
सभी आपूर्तिकर्ता चयन प्रक्रियाओं को दो बड़े समूहों में विभाजित किया गया है: प्रतिस्पर्धी और गैर-प्रतिस्पर्धी।
निम्नलिखित प्रतिस्पर्धी हैं:
उद्धरण के लिए अनुरोध।
आपूर्तिकर्ता अपने प्रस्तावों को गुमनाम रूप से जमा करते हैं। वह जो सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है और सबसे कम कीमत चुना जाता है। इस विधि का खतरा यह है कि यह आपूर्तिकर्ता के अनुभव, स्थापना के लिए उपकरण की गुणवत्ता, विशेषज्ञों की योग्यता और अन्य महत्वपूर्ण कारकों को ध्यान में नहीं रखता है।
नीलामी।
यह कई चरणों में व्यापार का तात्पर्य है। आवेदन उस व्यक्ति को जाता है जो न्यूनतम मूल्य प्रदान करता है। अन्य कारकों पर विचार नहीं किया जाता है।
प्रतियोगिता।
यह सेवाओं की गुणवत्ता, आपूर्तिकर्ता की प्रतिष्ठा और कीमत को ध्यान में रखता है। आपूर्तिकर्ता को तीन चरणों में निविदा दस्तावेज के विश्लेषण के परिणामस्वरूप चुना जाता है, जिनमें से प्रत्येक पर प्रतिभागियों की चयन और स्क्रीनिंग इन मानदंडों के अनुसार की जाती है।
टेंडर।
नीलामी या प्रतिस्पर्धा के विजेताओं को सेवाओं की कीमत और गुणवत्ता के लिए चुना जाता है, जिसके बाद सहयोग की शर्तों का आकलन किया जाता है।
आपूर्तिकर्ता को खोजने के लिए एक असंगत प्रक्रिया केवल एक मामले में संभव है - बाजार पर केवल एक कंपनी आवश्यक उत्पाद या सेवा प्रदान करती है।
चरण 3: वार्ता और अनुबंध
आपूर्तिकर्ता के साथ वार्ता निम्नलिखित चरणों में विभाजित होती है: तैयारी, संपर्क बनाना, जानकारी का आदान-प्रदान करना, समझौते तक पहुंचना, एक सौदा बंद करना और विश्लेषण करना।
सफल होने की प्रक्रिया के लिए, आपको अपने लक्ष्य को स्पष्ट रूप से जानने और इसके साथ चिपकने, बाजार का अध्ययन करने, भावनात्मक संतुलन बनाए रखने, बिक्री और खरीद समझौते पर हस्ताक्षर करके वार्ता के परिणामों को दस्तावेज करने की आवश्यकता है।
प्रदायक के साथ अनुबंध निर्दिष्ट करता है: उत्पाद / सेवा का सटीक नाम, इसकी मात्रा और पैरामीटर।
माल और सेवाओं का एक विशेष प्रकार का आदान-प्रदान अनुबंध खरीद प्रक्रिया है। इस मामले में, ग्राहक हमेशा राज्य (बजटीय संगठन या सार्वजनिक प्राधिकरण) होता है। माल या सेवाओं के लिए भुगतान राज्य के बजट से किया जाता है।
चरण 4: माल प्राप्त करें
माल की प्राप्ति के बाद, जिम्मेदार व्यक्ति स्वीकृति दस्तावेज (माल के लिए चालान या सेवाओं के लिए पूर्ण कार्य के कार्य) पर हस्ताक्षर करता है। दस्तावेजों को एक अधिकृत कर्मचारी द्वारा मुद्रित किया जाता है जो वित्तीय जिम्मेदारी लेता है। आपूर्ति समझौते के अनुसार या सेवाओं के प्रावधान के अनुसार वस्तुओं / सेवाओं की गुणवत्ता और मात्रा पर नियंत्रण किया जाता है।
वेयरहाउस में माल स्वीकार करने की प्रक्रिया कानून द्वारा किसी भी तरह से विनियमित नहीं है। कठिनाइयों से बचने के लिए, निम्नलिखित नियमों का पालन करें:
- माल को उतारने और उन्हें गोदाम में परिवहन करने के लिए पर्याप्त संख्या में कर्मियों को आवंटित करें;
- हमेशा अनुबंध के तहत स्पष्ट रूप से काम करते हैं;
- जिम्मेदार व्यक्तियों के मुहरों या हस्ताक्षर के साथ सभी कागजात प्रमाणित करें।
वेबिल और चालान दो दस्तावेज हैं जिन्हें माल की स्वीकृति के दौरान निपटाया जाना होगा।
ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के लिए, दो प्रतियों में रास्ता तैयार किया जाता है। दो प्रकार के दस्तावेज हैं: TORG-12 कंसाइनमेंट नोट (उत्पाद पर डेटा, इसकी मात्रा और मूल्य) और शिपिंग पर्ची (मार्ग के बारे में जानकारी शामिल है, यदि कार द्वारा डिलीवरी थी)।
चालान ग्राहक के लिए एक प्रतिलिपि में खींचा जाता है। उन्होंने पुष्टि की कि माल वितरित और भुगतान किया गया है। सरलीकृत कराधान प्रणाली के तहत चल रहे संगठनों के लिए एक चालान तैयार करने की आवश्यकता नहीं है। जो लोग वैट का भुगतान करते हैं उन्हें घोषणा के लिए संलग्न करने और करों की मात्रा को कम करने के लिए उन्हें रखना चाहिए।
चरण 5: भुगतान खरीद
माल की सफल स्वीकृति के बाद, संगठन का लेखा विभाग आपूर्तिकर्ता को देय खातों की उपस्थिति को मान्यता देता है, जो अनुबंध द्वारा स्थापित शर्तों के भीतर चुकाया जाता है।
जिम्मेदार कर्मचारी आने वाले चालान के पैरामीटर की जांच करता है और इसे अनुमोदन के लिए प्रबंधक को भेजता है। कंपनी के प्रमुख ने संबंधित दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करके चालान को मंजूरी दे दी है। उसके बाद, एक भुगतान आदेश उत्पन्न होता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- ईआरपी सिस्टम में खरीद प्रक्रिया को आधुनिक बनाने में शामिल प्रमुख अवधारणाएं और कदम क्या हैं?
- ईआरपी में खरीदारी की खरीद में खरीद चक्र को डिजिटल बनाना, आपूर्तिकर्ता डेटा को एकीकृत करना, अनुमोदन वर्कफ़्लो को स्वचालित करना और निर्णय लेने के लिए एनालिटिक्स का उपयोग करना शामिल है।
