Priročnik o sodobnih nabavi: koncepti in koraki

Postopek nabave se začne od trenutka, ko organizacija potrebuje material, izdelek ali storitev od zunaj. Takoj, ko je potreba opredeljena in oblikovana, se njegova formalizacija izvede. Posledično se določijo posebni parametri potrebnega. Hkrati je bilanca cen / kakovosti zelo pomembna, ker če so značilnosti objekta nabave precenjene, bo organizacija povzročila izgube, če so podcenjeni, delovni proces ne bo prilagojen.

Dobro organizirana aktivnost nabave vam omogoča, da nenehno spremljate potrebe organizacije, tako da skladišča ne prelivajo in hkrati ne ustvarjajo pomanjkanja blaga, storitve pa niso zapravljene.

Kaj je proces nabave

Nabava je celovit proces, ki je sestavljen iz več faz. Pravila, po katerih se izvaja, ureja veljavna zakonodaja. Državna uredba zagotavlja obstoj pogojev, pod katerimi je možna odprta konkurenca in varstvo pravic strank.

Sodobni postopek nakupa se običajno začne tako, da kupec prepozna potrebo po izdelku in pripravi specifikacijo.

In tržni postopek pridobivanja z izbiro ali razpisom pomaga določiti pravi izdelek in dobavitelja. Postopek javnih naročil je precej zapleten in na več ravneh.

Praviloma je ločen zaposleni odgovoren za organizacijo in vodenje nakupov v podjetju. Manj pogosto, oddelek. Namen njegovega dela je sinhronizirati postopek javnega naročanja s spreminjajočimi se potrebami podjetja in zagotoviti njegovo kontinuiteto.

Sedanje naloge, ki jih mora rešiti postopek nabave, vključujejo:

• ustvarjanje zalog;
• iskanje in vzpostavitev stikov z zanesljivimi dobavitelji;
• nadzor nad razumnostjo stroškov.

Najboljše prakse v postopku nabave

Obstajajo tri glavne nabavne prakse za uspešno spremljanje razpoložljivosti blaga in opravljanje storitev:

• reden nakup potrebnega v majhnih serijah / za kratek čas;
• nakup v eni veliki paketni / za dolgo časa;
• Po potrebi po potrebi nakup blaga in naročanja.

V tem primeru se lahko uporabi eden od priljubljenih shem za organizacijo celotnega procesa:

1. Tradicionalno. Zaloga blaga je ustvarjena / pogodba za opravljanje storitev je sestavljena za obdobje, ki presega zahtevano. Zagotavlja zagotavljanje podjetja s potrebnim, vendar vodi do pregreškov virov in preobremenitev skladišč.
2. Iz angleščine pravočasno - pravočasno. Storitve in blago prihajajo na zahtevo, v omejenih količinah in v določenem času. Zaloge so čim bolj zmanjšane ali nič.
3. Iz angleškega načrtovanja materialne zahteve - načrtovanje potrebe po materialih. Obseg nakupov se prilagodi glede na povpraševanje po blagu in storitvah, se povečuje in zmanjša sorazmerno z njim.
4. Iz angleške vitke proizvodnje - pusto proizvodnje. Pomeni zmanjšanje stroškov na vseh stopnjah, od proizvodnje blaga do nakupa materialov.

Stopnje postopka nabave

Vsak postopek nabave je sestavljen iz treh velikih blokov: obdelava potreb organizacije od trenutka naročanja do plačila, posodabljanja informacijskih katalogov in obveznega rednega dela. Poleg tega je treba vedno analizirati napake.

Korak 1. Določitev potreb

Potreba organizacije po izdelku ali storitvi se formalizira z uradno notranjo aplikacijo, ki je dodeljena edinstvena številka. Ta dokument postane pravna podlaga za vse nadaljnje ukrepe.

2. korak: Izbira dobavitelja

Vsi postopki izbire dobavitelja so razdeljeni na dve veliki skupini: konkurenčni in nekonkurenčni.

Naslednje so konkurenčne:

Zahteva za ponudbe.

Dobavitelji predložijo anonimno. Tisti, ki izpolnjuje vse zahteve in je izbrana najnižja cena. Nevarnost te metode je, da ne upošteva izkušenj dobavitelja, kakovost opreme za vgradnjo, kvalifikacije strokovnjakov in drugih pomembnih dejavnikov.

Dražba.

To pomeni trgovanje v več fazah. Aplikacija gre na tistega, ki ponuja najnižjo ceno. Drugi dejavniki se ne upoštevajo.

Natečaj.

Upošteva kakovost storitev, ugled dobavitelja in ceno. Dobavitelj je izbran zaradi analize razpisne dokumentacije v treh fazah, od katerih se izvede izbor in pregledovanje udeležencev v skladu s temi merili.

Zahteva za zbiranje predlogov.

Zmagovalci dražbe ali konkurence so izbrani za ceno in kakovost storitev, po katerih se ocenjujejo pogoji sodelovanja.

Nekonkurenčni postopek za iskanje dobavitelja je možen le v enem primeru - samo ena družba na trgu ponuja zahtevani izdelek ali storitev.

3. korak: Pogajanja in pogodba

Pogajanja z dobaviteljem so razdeljena na naslednje faze: priprava, vzpostavljanje stikov, izmenjavo informacij, doseganje sporazumov, zapiranje posel in analiziranje.

Za proces, ki je uspešen, morate jasno poznati svoj cilj in se držati, preučiti trg, ohraniti čustveno ravnovesje, dokumentirati rezultate pogajanj s podpisom pogodbe o prodaji in nakupu.

Pogodba z dobaviteljem določa: točno ime izdelka / storitve, njegovo količino in parametre.

Posebna vrsta izmenjave blaga in storitev je postopek javnega naročanja. V tem primeru je stranka vedno država (proračunska organizacija ali javni organ). Plačilo za blago ali storitve se izvaja iz državnega proračuna.

4. korak: Prejmite blago

Po prejemu blaga odgovorna oseba podpiše dokument o sprejetju (račun za blago ali dejanje dokončanega dela za storitve). Dokumenti je žigosan pooblaščeni uslužbenec, ki nosi finančno odgovornost. Nadzor nad kakovostjo in količino blaga / storitev se izvaja v skladu s sporazumom o dobavi ali za opravljanje storitev.

Postopek prevzema blaga v skladišču ni na kakršen koli način reguliran. Da bi se izognili težavam, upoštevajte naslednja pravila:

• dodeli zadostno število osebja za razkladanje blaga in jih prevažajo v skladišče;
• vedno delate jasno po pogodbi;
• Potrdite vse papirje s tesnili ali podpisi odgovornih oseb.

Način in račun sta dva dokumenta, ki jih bo treba obravnavati med sprejetjem blaga.

Tovorit je sestavljen v dveh izvodih, za stranko in dobavitelja. Obstajata dve vrsti dokumentov: Opomba o pošiljki TORG-12 (vsebuje podatke o izdelku, njeni količini in ceni) in pošiljanje Slip (vključuje informacije o poti, če je prišlo do dostave z avtomobilom).

Račun je sestavljen v enem izvodu za stranko. Potrjuje, da je bilo blago dostavljeno in plačano. Ni treba pripraviti računa za organizacije, ki delujejo po poenostavljenem davčnem sistemu. Tisti, ki plačujejo DDV, bi jih morali obdržati, da se priložijo deklaraciji in zmanjšajo znesek davkov.

5. korak: Nakup plačila

Po uspešnem prevzemu blaga računovodska služba Organizacije priznava prisotnost računov, ki se plačujejo dobavitelju, ki se odplača v skladu s pogoji, ki jih določa pogodba.

Odgovorni zaposleni preveri parametre dohodnega računa in ga pošlje upravitelju za odobritev. Vodja podjetja odobri račun s podpisom ustreznega dokumenta. Po tem se ustvari plačilni nalog.

Pogosto Zastavljena Vprašanja

Kateri so ključni koncepti in koraki pri posodobitvi postopka javnih naročil v sistemih ERP?

Modernizacija javnih naročil v ERP vključuje digitalizacijo cikla javnih naročil, vključevanje podatkov dobaviteljev, avtomatizacijo delovnih tokov odobritve in uporabo analitike za odločanje.