Modern Tedarik Süreci Kılavuzu: Kavramlar ve Adımlar
Tedarik sürecinin, kuruluşun dıştan bir malzeme, ürün veya hizmet ihtiyacı olan andan itibaren başlar. İhtiyaç tanımlandığı ve formüle edilmez, formalizasyonu gerçekleştirilir. Sonuç olarak, gerekli olan belirli parametreler belirlenir. Aynı zamanda, fiyat / kalite dengesi çok önemlidir, çünkü satın alma nesnesinin öngördüğü durumlarda, kuruluş zarar görür, eğer hafife alınırsa, iş süreci ayarlanmayacaktır.
İyi organize edilmiş bir tedarik etkinliği, kuruluşun ihtiyaçlarını sürekli izlemenizi sağlar, böylece depoların taşması ve aynı zamanda aynı zamanda mal yetersizliği yaratmaz ve hizmetler boşa harcanmaz.
Satın alma süreci nedir
Tedarik, birkaç aşamadan oluşan bütünsel bir süreçtir. Yapıldığı kurallar mevcut mevzuat tarafından düzenlenir. Devlet Düzenlemesi, açık rekabetin ve tarafların haklarının korunması için koşulların varlığını garanti eder.
Modern satın alma süreci genellikle bir alıcının bir ürüne ihtiyaç duyulmasını ve bir spesifikasyon hazırlamasıyla başlar.
Ve seçim veya ihale yoluyla pazar tabanlı kaynak kullanımı süreci doğru ürün ve tedarikçiyi belirlemeye yardımcı olur. Tedarik süreci oldukça karmaşık ve çok seviyelidir.
Kural olarak, işletmedeki alımları organize etmek ve yürütmekten ayrı bir çalışan sorumludur. Daha az yaygın olarak bir bölüm. Çalışmalarının amacı, tedarik sürecini işletmenin değişen ihtiyaçları ile senkronize etmek ve sürekliliğini sağlamaktır.
Satın alma işleminin çözülmesi gereken mevcut görevler şunları içerir:
- stok oluşturma;
- Güvenilir tedarikçilerle temasların aranması ve kurulması;
- harcamaların makul olup olmadığını kontrol edin.
Tedarik sürecinde en iyi uygulamalar
Malların kullanılabilirliğini ve hizmetlerin sağlanmasını başarıyla izlemek için üç ana tedarik uygulaması vardır:
- Küçük partilerde gerekli olanların düzenli olarak satın alınması / kısa bir süre için;
- büyük bir toplu işte / uzun süre satın alın;
- Gerektiği gibi, malların ve sipariş hizmetlerinin satın alınması.
Bu durumda, tüm süreci organize etmek için popüler şemalardan biri kullanılabilir:
- Geleneksel. Bir mal stoku oluşturulur / gerekli olanı aşan bir süre için hizmetlerin sağlanması için bir sözleşme hazırlanır. Gerekenlerle işletmenin sağlanmasını garanti eder, ancak kaynakların aşırı yararlanmasına ve depoların aşırı yüklenmesine yol açar.
- İngilizce'den tam zamanında - tam zamanında. Hizmetler ve mallar talep üzerine, sınırlı miktarlarda ve belirli bir zamanda. Stoklar en aza indirilir veya sıfırlanır.
- İngilizce Malzeme gereksinimi planlaması dan - malzemelere olan ihtiyacı planlamak. Satın alımların hacmi, mal ve hizmetlere olan talebe bağlı olarak ayarlanır, bununla orantılı olarak artar ve azalır.
- İngilizce Yalın Üretim - Yalın Üretim. Mal satın alımına mal üretiminden, her aşamada maliyetlerin azaltılması anlamına gelir.
Tedarik sürecinin aşamaları
Herhangi bir tedarik süreci üç büyük bloktan oluşur: Kuruluşun ihtiyaçlarını karşılama, bilgi kataloglarını güncelleme ve zorunlu düzenli çalışmalardan itibaren işlenmesi. Ek olarak, hatalar her zaman analiz edilmelidir.
Adım 1. İhtiyaçların Belirlenmesi
Kuruluşun bir ürün veya hizmet ihtiyacı, benzersiz bir numara atanan resmi bir dahili uygulama aracılığıyla resmileştirilmektedir. Bu belge, sonraki tüm eylemlerin yasal dayanağı haline gelir.
Adım 2: Bir Tedarikçi Seçimi
Tüm tedarikçi seçim prosedürleri iki büyük gruba ayrılmıştır: rekabetçi ve rekabetçi olmayan.
Aşağıdakiler rekabetçidir:
Tırnak talebi.
Tedarikçiler tekliflerini isimsiz olarak gönderin. Tüm gereklilikleri karşılayan ve en düşük fiyata sahip olan kişi seçilir. Bu yöntemin tehlikesi, tedarikçinin tecrübesini, kurulum için ekipmanın kalitesini, uzmanların niteliklerini ve diğer önemli faktörleri dikkate almamasıdır.
Açık arttırma.
Birkaç aşamada ticaret anlamına gelir. Uygulama minimum fiyatı sunan kişiye gider. Diğer faktörler dikkate alınmaz.
Yarışma.
Hizmetlerin kalitesini, tedarikçinin itibarını ve fiyatını dikkate alır. Tedarikçi, her birinin katılımcıların seçimi ve taraması bu kriterlere göre yapıldığı üç aşamada ihale dokümantasyonunun analizi sonucu seçilir.
Teklif talepleri.
Açık artırma veya yarışmanın kazananları, hizmetlerin fiyatı ve kalitesi için seçilir, ardından işbirliği şartları değerlendirilir.
Bir tedarikçi bulmak için rekabetçi olmayan bir prosedür sadece bir durumda mümkündür - pazardaki yalnızca bir şirket gerekli ürün veya hizmeti sunar.
Adım 3: Müzakere ve Sözleşme
Bir tedarikçi ile görüşmeler aşağıdaki aşamalara ayrılır: hazırlık, temas kurma, bilgi alışverişi, anlaşmalara ulaşma, anlaşma ve analiz.
Sürecin başarılı olması için, hedefinizi açıkça bilmeniz ve yapıştırmanız gerekir, piyasayı incelemeniz, duygusal bir dengeyi koruyun, bir satış ve satın alma sözleşmesi imzalayarak müzakerelerin sonuçlarını belgeleyin.
Tedarikçi ile yapılan sözleşme belirtir: ürün / hizmetin tam adı, miktarı ve parametreleri.
Özel bir mal ve hizmet değişimi türü sözleşme tedarik sürecidir. Bu durumda, müşteri her zaman devlettir (bütçe organizasyonu veya kamu otoritesi). Mal veya hizmet için ödeme devlet bütçesinden gerçekleştirilir.
Adım 4: Malları alın
Malların alınması üzerine, sorumlu kişi kabul belgesini (mallar için fatura veya Hizmetler için tamamlanan işler) imzaladı. Belgeler, finansal sorumluluk taşıyan yetkili bir çalışan tarafından damgalanmıştır. Mal / hizmetlerin kalitesi ve miktarı üzerinden kontrol, tedarik sözleşmesine veya hizmetlerin sağlanması için gerçekleştirilir.
Depoda malları kabul etme prosedürü, yasaların herhangi bir şekilde düzenlenmemektedir. Zorluklardan kaçınmak için aşağıdaki kurallara uyun:
- malları boşaltmak ve depoya taşımak için yeterli sayıda personeli tahsis eder;
- her zaman sözleşmenin altında açıkça çalışmak;
- Tüm bildirileri sorumlu kişilerin mühürleri veya imzalarıyla onaylayın.
Waybill ve fatura, malların kabulü sırasında ele alınması gereken iki belgedir.
Waybill, müşteri ve tedarikçi için iki kopyada hazırlanır. İki tür belge vardır: TORG-12 Konsinye Notu (ürün, miktarı ve fiyatındaki veriler içerir) ve nakliye fişi (araba ile bir teslimat varsa, rota hakkında bilgi içerir).
Fatura müşteri için bir kopyada hazırlanır. Malların teslim edilip ödendiğini onaylar. Basitleştirilmiş vergi sistemi altında faaliyet gösteren kuruluşlar için bir fatura hazırlamak gerekmez. KDV ödeyenler, beyanlara eklemek ve vergi miktarını azaltmak için onları tutmalıdır.
Adım 5: Ödeme Satın Alma
Malların başarılı bir şekilde kabul edildikten sonra, kuruluşun muhasebe departmanı, sözleşme tarafından belirlenen şartlar dahilinde ödenecek tedarikçiye ödenecek hesapların varlığını kabul eder.
Sorumlu çalışan, gelen faturanın parametrelerini kontrol eder ve onay için yöneticiye gönderir. Şirketin başı, ilgili belgeyi imzalayarak faturayı onaylar. Bundan sonra, bir ödeme emri üretilir.
Sık Sorulan Sorular
- ERP sistemlerindeki tedarik sürecinin modernize edilmesinde yer alan temel kavramlar ve adımlar nelerdir?
- ERP'deki tedarikin modernize edilmesi, tedarik döngüsünün dijitalleştirilmesini, tedarikçi verilerinin entegre edilmesini, onay iş akışlarını otomatikleştirmeyi ve karar alma için analitik kullanmayı içerir.
