Moderní procesní proces Průvodce: Koncepty a kroky

Proces zadávání zakázek začíná od okamžiku, kdy organizace potřebuje materiál, produkt nebo službu zvenčí. Jakmile je potřeba definována a formulována, jeho formalizace se provádí. V důsledku toho jsou určeny specifické parametry nezbytného. Zároveň je rovnováha ceny / kvality velmi důležitý, protože pokud jsou vlastnosti objektu zadávání zakázek nadhodnoceno, organizace bude vynaložit ztráty, pokud jsou podceňovány, nebude podceňováno, pracovní proces nebude upraven.

Organizovaná činnost zadávání zakázek umožňuje neustále sledovat potřeby organizace, takže sklady nepřetérují a zároveň nevytvoří nedostatek zboží a služby nejsou zbytečné.

Co je proces zadávání zakázek

Procurement je holistický proces, který se skládá z několika fází. Pravidla podle které jsou prováděny, jsou regulovány současnými právními předpisy. Regulace státu zaručuje existenci podmínek, za kterých je možná otevřená hospodářská soutěž a ochrana práv stran.

Moderní nákupní proces obvykle začíná kupujícím, který uznává potřebu produktu a přípravou specifikace.

A proces sourcingu založený na trhu prostřednictvím výběru nebo nabídkového řízení pomáhá určit správný produkt a dodavatel. Proces zadávání veřejných zakázek je poměrně složitý a víceúrovňový.

Oddělený zaměstnanec je zpravidla odpovědný za organizování a vedení nákupů v podniku. Méně běžně, oddělení. Účelem jeho práce je synchronizovat proces zadávání zakázek s měnícími se potřebami podniku a zajistit její kontinuitu.

Současné úkoly, které musí proces zadávání zakázek vyřešit, zahrnují:

• tvorba akcií;
• Vyhledávání a založení kontaktů se spolehlivými dodavateli;
• kontrolu nad rozumností výdajů.

Nejlepší postupy v procesu zadávání zakázek

Existují tři hlavní postupy zadávání zakázek, které úspěšně sledují dostupnost zboží a poskytování služeb:

• Pravidelné nákup nezbytného v malých dávkách / na krátkou dobu;
• Nákup v jedné velké dávce / po dlouhou dobu;
• Nákup zboží a objednávání služeb po dobu jejich potřebných.

V tomto případě lze použít jeden z populárních schémat pro pořádání celého procesu:

1. Tradiční. Sklad zboží je vytvořena / smlouva o poskytování služeb je vypracována po dobu delší než požadovaný. Zaručuje poskytování podniku s nezbytným, ale vede k přeexpendriture zdrojů a přetížení skladů.
2. Z angličtiny právě v čase - právě včas. Služby a zboží přicházejí na vyžádání, v omezených množstvích a v určitém čase. Zásoby jsou minimalizovány nebo nulové.
3. Z anglického plánování materiálových požadavků - plánování potřeby materiálů. Objem nákupů se upraví v závislosti na poptávce po zboží a službách, zvyšuje se a snižuje se v poměru.
4. Z anglické štíhlé výroby - štíhlá výroba. To znamená snížení nákladů ve všech fázích, od výroby zboží na nákup materiálů.

Proces zadávání zakázek

Veškerý proces zadávání zakázek se skládá ze tří velkých bloků: zpracování potřeb organizace od okamžiku objednání k platbě, aktualizaci informačních katalogů a povinné pravidelné práce. Kromě toho by měly být vždy analyzovány chyby.

Krok 1. Stanovení potřeb

Potřeba organizace pro produkt nebo službu je formalizována prostřednictvím oficiální interní aplikace, která je přidělena jedinečné číslo. Tento dokument se stává právním základem pro všechny následné akce.

Krok 2: Výběr dodavatele

Všechny postupy výběru dodavatelů jsou rozděleny do dvou velkých skupin: konkurenční a nesoutěžní.

Následující jsou konkurenceschopné:

Žádost o citace.

Dodavatelé předkládají své nabídky anonymně. Ten, který splňuje všechny požadavky a je vybrána nejnižší cena. Nebezpečí této metody je, že nebere v úvahu zkušenosti dodavatele, kvalitu vybavení pro instalaci, kvalifikaci specialistů a dalších důležitých faktorů.

Aukce.

Znamená obchodování v několika fázích. Aplikace jde do toho, kdo nabízí minimální cenu. Ostatní faktory nejsou zvažovány.

Soutěž.

Zohledňuje kvalitu služeb, pověst dodavatele a ceny. Dodavatel je vybrán v důsledku analýzy zadávací dokumentace ve třech fázích, z nichž každý z nich se provádí výběr a screening účastníků podle těchto kritérií.

Žádost o návrhy.

Vítězové aukce nebo soutěže jsou vybráni za cenu a kvalitu služeb, po kterých jsou posuzovány podmínky spolupráce.

Nefaktivním postupem pro nalezení dodavatele je možný pouze v jednom případě - pouze jedna společnost na trhu nabízí požadovaný produkt nebo službu.

Krok 3: Vyjednávání a smlouva

Jednání s dodavatelem jsou rozdělena do následujících fází: Příprava, přičemž kontakt, výměna informací, dosahování dohod, uzavření obchodu a analýzy.

Pro proces, který má být úspěšný, musíte jasně znát svůj cíl a držet se k němu, studovat trh, udržet emocionální zůstatek, dokumentovat výsledky jednání podepisováním prodeje a kupní smlouvy.

Smlouva s dodavatelem specifikuje: přesný název výrobku / služby, jeho množství a parametry.

Zvláštní typ výměny zboží a služeb je proces zadávání zakázek. V tomto případě je zákazník vždy stát (rozpočtová organizace nebo veřejná orgán). Platba za zboží nebo služby se provádí ze státního rozpočtu.

Krok 4: Přijměte zboží

Po obdržení zboží, odpovědná osoba podepisuje souhlas akceptace (faktura za zboží nebo akt dokončené práce pro služby). Dokumenty jsou označeny autorizovaným zaměstnancem, který nese finanční odpovědnost. Kontrola nad kvalitou a množstvím zboží / služeb se provádí v souladu s dodací smlouvou nebo za poskytování služeb.

Postup pro přijetí zboží ve skladu není žádným způsobem regulován zákonem. Aby nedošlo k potížím, dodržujte následující pravidla:

• přidělit dostatečný počet pracovníků, aby se zboží vyložil a přepravoval je do skladu;
• vždy jasně pracovat v rámci smlouvy;
• Certifikovat všechny papíry s těsněním nebo podpisy odpovědných osob.

Waybill a faktura jsou dva dokumenty, které budou muset být řešeny během přijetí zboží.

Waybill je vypracován ve dvou kopiích, pro zákazníka a dodavatele. Existují dva typy dokumentů: Zásilka Torg-12 Poznámka (obsahuje data na výrobku, jeho množství a cena) a přepravní skluzu (obsahuje informace o trase, pokud došlo k dodání autem).

Faktura je vypracována v jedné kopii pro zákazníka. Potvrzuje, že zboží bylo dodáno a zaplaceno. Není nutné vypracovat fakturu pro organizace působící v rámci zjednodušeného daňového systému. Ti, kteří platí DPH, by je měli udržet, aby se připojili k prohlášení a snížily výši daní.

Krok 5: Platba nákupu

Po úspěšném přijetí zboží, účetní oddělení organizace uznává přítomnost účtů splatných dodavateli, který je splacen v podmínkách stanovených Smlouvou.

Odpovědný zaměstnanec kontroluje parametry příchozí faktury a odešle jej do správce schválení. Vedoucí společnosti schvaluje fakturu podepisováním odpovídajícího dokumentu. Po tom je generován platební příkaz.

Často Kladené Otázky

Jaké jsou klíčové koncepty a kroky spojené s modernizací procesu zadávání zakázek v systémech ERP?

Modernizace zadávání veřejných zakázek v ERP zahrnuje digitalizaci cyklu pro zadávání veřejných zakázek, integraci dat dodavatelů, automatizaci pracovních postupů schválení a využití analytiky pro rozhodování.