Moderne indkøbsprocesvejledning: Koncepter og trin

Indkøbsprocessen begynder fra det øjeblik, organisationen har brug for et materiale, produkt eller en tjeneste udefra. Så snart behovet er defineret og formuleret, udføres dets formalisering. Som følge heraf bestemmes specifikke parametre for de nødvendige. Samtidig er balancen af ​​pris / kvalitet meget vigtig, for hvis kompetencens egenskaber er overvurderet, vil organisationen pådrage sig tab, hvis de er undervurderet, vil arbejdsprocessen ikke blive justeret.

En velorganiseret indkøbsaktivitet giver dig mulighed for konstant at overvåge organisationens behov, så lagre ikke overløber og samtidig skaber ikke en mangel på varer, og tjenester ikke spildes.

Hvad er indkøbsprocessen

Procurement er en holistisk proces, der består af flere faser. Reglerne, hvorefter den udføres, reguleres af den nuværende lovgivning. Statens forordning garanterer, at der foreligger betingelser for, at der er åben konkurrence og beskyttelse af parternes rettigheder.

Den moderne indkøbsproces begynder normalt med en køber, der anerkender et behov for et produkt og forbereder en specifikation.

Og den markedsbaserede sourcingproces gennem udvælgelse eller udbud hjælper med at bestemme det rigtige produkt og leverandør. Indkøbsprocessen er ret kompliceret og på flere niveauer.

Som regel er en separat medarbejder ansvarlig for at organisere og foretage indkøb i virksomheden. Mindre almindeligt, en afdeling. Formålet med hans arbejde er at synkronisere indkøbsprocessen med virksomhedens skiftende behov og sikre kontinuiteten.

De nuværende opgaver, som indkøbsprocessen skal løse, omfatter:

• lager skabelse;
• søger og etablerer kontakter med pålidelige leverandører;
• kontrol over rimeligheden af ​​udgifter.

Bedste praksis i indkøbsprocessen

Der er tre vigtigste indkøbspraksis for at overvåge tilgængeligheden af ​​varer og levering af tjenesteydelser:

• regelmæssigt køb af det nødvendige i små partier / i kort tid;
• køb i en stor batch / i lang tid;
• køb af varer og bestillingstjenester påpeget, efter behov.

I dette tilfælde kan en af ​​de populære ordninger til at organisere hele processen anvendes:

1. Traditionel. En bestand af varer oprettes / en kontrakt om levering af tjenesteydelser udarbejdes i en periode, der overstiger den nødvendige. Det garanterer virksomhedens levering af virksomheden med de nødvendige, men fører til en overexpendur af ressourcer og overbelastning af varehuse.
2. Fra engelsk lige i tide - lige i tide. Tjenester og varer er påkrævet, i begrænsede mængder og på et bestemt tidspunkt. Varebeholdninger er minimeret eller nul.
3. Fra den engelske materiale krav planlægning - planlægger behovet for materialer. Indkøbsvolumenet justeres afhængigt af efterspørgslen efter varer og tjenesteydelser, øges og falder i forhold til det.
4. Fra den engelske magert produktion - magert produktion. Det betyder at reducere omkostningerne i alle faser, fra produktionen af ​​varer til køb af materialer.

Faser af indkøbsprocessen

Enhver indkøbsproces består af tre store blokke: Behandling af organisationens behov fra tidspunktet for bestilling til betaling, opdatering af informationskataloger og obligatorisk regelmæssigt arbejde. Derudover bør fejl altid analyseres.

Trin 1. Bestemmelse af behov

Organisationens behov for et produkt eller en tjeneste er formaliseret gennem en officiel intern ansøgning, som er tildelt et unikt nummer. Dette dokument bliver retsgrundlaget for alle efterfølgende handlinger.

Trin 2: Valg af leverandør

Alle leverandørvalgsprocedurer er opdelt i to store grupper: konkurrencedygtig og ikke-konkurrencedygtig.

Følgende er konkurrencedygtige:

Anmodning om citater.

Leverandører indsender deres tilbud anonymt. Den, der opfylder alle kravene og har den laveste pris, er valgt. Faren for denne metode er, at den ikke tager højde for leverandørens erfaringer, kvaliteten af ​​udstyr til installation, specialisternes kvalifikationer og andre vigtige faktorer.

Auktion.

Det indebærer handel i flere faser. Ansøgningen går til den, der tilbyder minimumsprisen. Andre faktorer overvejes ikke.

Konkurrence.

Det tager hensyn til kvaliteten af ​​tjenester, leverandørens omdømme og prisen. Leverandøren udvælges som følge af analysen af ​​udbudsdokumentationen i tre faser, hvorved deltagernes udvælgelse og screening udføres i henhold til disse kriterier.

Anmodning om forslag.

Vinderne af auktionen eller konkurrencen udvælges til pris og kvalitet af tjenester, hvorefter samarbejdsvilkårene vurderes.

En konkurrencedygtig procedure for at finde en leverandør er kun mulig i ét tilfælde - kun ét firma på markedet tilbyder det krævede produkt eller tjenesteydelse.

Trin 3: Forhandling og kontrakt

Forhandlinger med leverandør er opdelt i følgende faser: forberedelse, kontakt, udveksling af oplysninger, nåede aftaler, lukning af en aftale og analysering.

For at processen skal lykkes, skal du tydeligt kende dit mål og holde fast i det, studere markedet, holde en følelsesmæssig balance, dokumentere resultaterne af forhandlingerne ved at underskrive en salgs- og købsaftale.

Kontrakten med leverandøren specificerer: Det nøjagtige navn på produktet / tjenesten, dets mængde og parametre.

En særlig type udveksling af varer og tjenesteydelser er kontraktens indkøbsproces. I dette tilfælde er kunden altid staten (budgetorganisationen eller den offentlige myndighed). Betaling for varer eller tjenesteydelser udføres fra statsbudgettet.

Trin 4: Modtag varerne

Ved modtagelse af varerne underskriver den ansvarlige person acceptdokumentet (faktura for varer eller handling af afsluttet arbejde for tjenesteydelser). Dokumenter er stemplet af en autoriseret medarbejder, der bærer økonomisk ansvar. Kontrol over kvaliteten og mængden af ​​varer / tjenesteydelser udføres i overensstemmelse med leveringsaftalen eller til levering af tjenesteydelser.

Proceduren for at acceptere varer på lageret er ikke reguleret på nogen måde ved lov. For at undgå vanskeligheder skal du overholde følgende regler:

• tildele et tilstrækkeligt antal personale til at aflæse varerne og transportere dem til lageret
• Arbejd altid klart under kontrakten;
• attestere alle papirer med forseglinger eller underskrifter af de ansvarlige personer.

Vejbilledet og fakturaen er to dokumenter, der skal behandles under accept af varerne.

Vejbilledet er udarbejdet i to eksemplarer, for kunden og leverandøren. Der er to typer dokumenter: TORG-12-forsendelsesnotatet (indeholder data om produktet, dens mængde og pris) og forsendelsesskinnet (indeholder oplysninger om ruten, hvis der var en levering i bil).

Fakturaen udarbejdes i en kopi til kunden. Han bekræfter, at varerne er blevet leveret og betalt for. Det er ikke nødvendigt at udarbejde en faktura for organisationer, der opererer under det forenklede beskatningssystem. Dem, der betaler moms, skal holde dem for at vedhæfte til erklæringen og reducere skatternes størrelse.

Trin 5: Købsbetaling

Efter en vellykket accept af varerne anerkender organisationens regnskabsafdeling tilstedeværelsen af ​​konti, der skal betales til leverandøren, hvilket tilbagebetales inden for de vilkår, der er fastsat af kontrakten.

Den ansvarlige medarbejder kontrollerer parametrene for den indkommende faktura og sender den til lederen til godkendelse. Selskabets leder godkender fakturaen ved at underskrive det tilsvarende dokument. Derefter genereres en betalingsordre.

Ofte Stillede Spørgsmål

Hvad er de vigtigste koncepter og trin, der er involveret i moderniseringen af ​​indkøbsprocessen i ERP -systemer?

Modernisering af indkøb i ERP involverer digitalisering af indkøbscyklussen, integrering af leverandørdata, automatisering af godkendelsesarbejdsgange og anvendelse af analyser til beslutningstagning.