現代の調達プロセスガイド：概念とステップ
調達プロセスは、組織が外部からの材料、製品、またはサービスを必要とする瞬間から始まります。必要性が定義され処方されるとすぐに、その形式化が行われます。その結果、必要な特定のパラメータが決定される。同時に、価格/品質のバランスは非常に重要です。調達物体の特性が過大評価されている場合、組織は損失を負っているため、作業プロセスは調整されません。
整理された調達活動を使用すると、倉庫がオーバーフローせず、同時に商品の不足を生じさせないように、組織のニーズを常に監視できます。
調達プロセスは何ですか
調達はいくつかの段階からなる総合的なプロセスです。それが実行される規則は現在の法律によって規制されています。州規制は、当事者の権利のオープン競争と保護が可能である条件の存在を保証します。
最新の購買プロセスは通常、製品の必要性を認識し、仕様を準備する購入者から始まります。
また、選択または入札による市場ベースの調達プロセスは、適切な製品とサプライヤーを決定するのに役立ちます。調達プロセスは非常に複雑でマルチレベルです。
原則として、別の従業員が企業内の購入と行動を行う責任があります。一般的には部署。彼の仕事の目的は、調達プロセスを企業の変化するニーズと同期し、その継続性を確保することです。
調達プロセスが解決しなければならない現在のタスクは次のとおりです。
- 在庫創造
- 信頼できる供給業者との連絡先を検索し確立する。
- 費用の妥当性を制御する。
調達プロセスにおけるベストプラクティス
商品の可用性とサービスの提供を監視するための3つの主な調達方法が3つあります。
- 小さなバッチで必要な定期的な購入/短時間。
- 1つの大きなバッチで/長い間購入する。
- 必要に応じて、商品と注文サービスをお届けします。
この場合、プロセス全体を整理するための一般的なスキームの1つを使用できます。
- 伝統的。商品の在庫が作成されている/サービスの提供の契約は、必要なものを超える期間にわたって作成されます。それは必要な企業の提供を保証しますが、リソースの過剰なものと倉庫の過負荷につながります。
- 英語から「ちょうどいい」 - ちょうどって。サービスと商品は、数量が限られており、一定の時間に要求があります。在庫が最小限に抑えられます。
- 英語の「材料要件計画」から - 資料の必要性を計画しています。購入量は、商品やサービスの需要に応じて調整され、その増減に比例して減少します。
- 英語の「リーンプロダクション」 - リーンプロダクション。それは商品の製造から材料の購入まで、すべての段階でコストを削減することを意味します。
調達プロセスの段階
調達プロセスは3つの大きなブロックで構成されています。注文の瞬間から支払い、情報カタログの更新、および義務的な定期的な作業の瞬間からの組織のニーズを処理します。さらに、間違いは常に分析されるべきです。
ステップ1.ニーズの決定
組織の製品またはサービスに対する必要性は、正式な番号が割り当てられている公式の内部アプリケーションを通じて形式化されています。この文書は、その後のすべての行動の合法的になります。
ステップ2：サプライヤーの選択
すべてのサプライヤ選択手順は2つの大きなグループに分けられます。競争力のあるおよび非競争力があります。
以下は競争力があります。
引用符を要求します。
サプライヤは彼らのオファーを匿名で送信します。すべての要件を満たし、最低価格を持っているものが選択されています。この方法の危険性は、供給者の経験、設置のための機器の品質、専門家の資格、その他の重要な要素を考慮に入れていないことです。
競売。
それはいくつかの段階で取引を意味します。アプリケーションは最低価格を提供する人に行きます。他の要因は考慮されていません。
コンテスト。
それはサービスの質、供給者の評判、そして価格を考慮に入れる。供給者は、これらの基準に従って参加者の選択とスクリーニングが行われている3段階で入札文書の分析の結果として選択されます。
提案の要求
オークションまたは競争の勝者は、サービスの価格と品質のために選択され、その後協力の条項が評価されます。
一例でのみサプライヤを見つけるための競争力のない手順が可能です - 市場の1つの会社だけが必要な製品またはサービスを提供しています。
ステップ3：交渉と契約
サプライヤーとの交渉は、次の段階に分けられます。準備、連絡を取り、情報の交換、契約に到達し、取引および分析を閉じる。
プロセスのためには、あなたの目標を明確に知っている必要があり、それに固執し、市場を勉強し、感情的なバランスを維持し、販売および購入契約に署名することによって交渉の結果を文書化する必要があります。
サプライヤとの契約は、製品/サービスの正確な名前、その数量とパラメータを指定します。
商品やサービスの特別な種類の交換は契約調達プロセスです。この場合、顧客は常に状態（予算組織または公的機関）です。商品またはサービスの支払いは、州の予算から行われます。
ステップ4：商品を受け取る
商品を受け取ると、責任者は受け入れ文書に署名しています（商品の請求書またはサービス完了作業の行為）。文書は、金融責任を負う承認の従業員によって刻印されています。品質およびサービスの量を制御することは、供給契約またはサービスの提供に従って実行される。
倉庫で商品を受け入れる手順は、法律によって決して規制されていません。困難を避けるために、次の規則を守ってください。
- 商品を降ろして倉庫に輸送するのに十分な人数の人員を割り当てます。
- 契約の下では常に明確に働きます。
- 責任者のシールやシグネチャを使ってすべての論文を認定してください。
WaybillとInvoiceは、商品の受け入れ中に対処する必要がある2つの文書です。
Waybillは、顧客とサプライヤのために、2つのコピーで作成されます。文書には2種類あります.TORG-12委託販売ノート（商品に関するデータ、その数量、価格）と出荷伝票（車で配送があった場合は、経路に関する情報を含みます）。
請求書は顧客のために1つのコピーに描かれます。彼は商品が納入され支払われたことを確認します。単純化された課税システムで事業を展開する組織の請求書を作成する必要はありません。 VATを支払う人は、宣言に添付し、税額を減らすためにそれらを保管する必要があります。
ステップ5：支払いを購入する
商品の受け入れを成功させた後、組織の会計部門は供給者に支払うべき勘定の存在を認識しており、これは契約によって確立された条項に返済されます。
責任ある従業員は着信請求書のパラメータを確認し、それを承認のためにマネージャに送信します。会社の頭は、対応する文書に署名することによって請求書を承認します。その後、支払い注文が生成されます。
よくある質問
- ERPシステムの調達プロセスの近代化に関与する重要な概念と手順は何ですか？
- ERPでの調達の近代化には、調達サイクルのデジタル化、サプライヤーデータの統合、承認ワークフローの自動化、意思決定の分析の利用が含まれます。
