Nowoczesny przewodnik procesowy: koncepcje i kroki

Definicja i główne etapy procesu zamówień. Jak wybrać właściwych dostawców i opracowywać dokumenty.
Nowoczesny przewodnik procesowy: koncepcje i kroki


Proces zamówień rozpoczyna się od momentu, gdy organizacja potrzebuje materiału, produktu lub usługi z zewnątrz. Gdy tylko potrzeba zostanie zdefiniowana i sformułowana, jego formalizacja jest przeprowadzana. W rezultacie określono określone parametry niezbędnego. Jednocześnie równowaga ceny / jakości jest bardzo ważna, ponieważ jeśli cechy obiektu zamówień są przeceniane, organizacja poniesie straty, jeśli są niedoceniane, proces pracy nie zostanie dostosowany.

Dobrze zorganizowana aktywność zamówień pozwala stale monitorować potrzeby organizacji, dzięki czemu magazyny nie przepełnia i jednocześnie nie stwarzają niedoboru towarów, a usługi nie są marnowane.

Jaki jest proces zamówień

Zamówienia jest holistycznym procesem, który składa się z kilku etapów. Zasady, zgodnie z którymi są przeprowadzane są regulowane przez obowiązujące przepisy. Regulacja państwa gwarantuje istnienie warunków, na jakich możliwe jest otwarta konkurencja i ochrona praw stron.

Nowoczesny proces zakupu zwykle zaczyna się od nabywcy uznania potrzeby produktu i przygotowania specyfikacji.

A proces pozyskiwania na rynku poprzez selekcję lub przetargi pomaga określić odpowiedni produkt i dostawca. Proces zamówień jest dość złożony i wielopoziomowy.

Z reguły odrębny pracownik jest odpowiedzialny za organizowanie i prowadzenie zakupów w przedsiębiorstwie. Mniej powszechnie dział. Celem jego pracy jest zsynchronizowanie procesu zamówień ze zmieniającymi się potrzebami przedsiębiorstwa i zapewnić jego ciągłość.

Obecne zadania, że ​​proces zamówień musi rozwiązać, obejmują:

  • tworzenie zapasów;
  • Wyszukiwanie i ustanowienie kontaktów z wiarygodnymi dostawcami;
  • kontrola nad racjonalności wydatków.

Najlepsze praktyki w procesie zamówień

Istnieją trzy główne praktyki dotyczące zamówień, aby skutecznie monitorować dostępność towarów i świadczenia usług:

  • regularny zakup niezbędnych w małych partiach / przez krótki czas;
  • zakup w jednej dużej partii / przez długi czas;
  • W razie potrzeby zakupy towarów i zamówień.

W takim przypadku można zastosować jeden z popularnych schematów organizowania całego procesu:

  1. Tradycyjny. Stworzona jest zapas towarów / umowa o świadczenie usług jest sporządzana przez okres przekraczający wymagany. Gwarantuje świadczenie przedsiębiorstwa z niezbędnym, ale prowadzi do nadmiernej ekspencji zasobów i przeciążenia magazynów.
  2. Z angielskiego W sam raz - na czas. Usługi i towary przychodzą na żądanie, w ograniczonych ilościach iw określonym czasie. Zapasy są zminimalizowane lub zerowe.
  3. Z języka angielskiego Planowanie wymagań materiałowych - planowanie potrzeby materiałów. Wielkość zakupów jest dostosowywany w zależności od zapotrzebowania na towary i usługi, zwiększa się i zmniejsza proporcjonalnie do niego.
  4. Z angielskiego Lean Production - Lean Production. Oznacza to zmniejszenie kosztów na wszystkich etapach, od produkcji towarów do zakupu materiałów.

Etapy procesu zamówień

Każdy proces zamówień składa się z trzech dużych bloków: przetwarzanie potrzeb organizacji od momentu zamówienia do płatności, aktualizowania katalogów informacji i obowiązkową regularną pracę. Ponadto należy analizować błędy.

Krok 1. Określenie potrzeb

Potrzeba organizacji produktu lub usługi jest sformalizowana poprzez oficjalną aplikację wewnętrzną, która jest przypisana unikalny numer. Ten dokument staje się podstawą prawną dla wszystkich kolejnych działań.

Krok 2: Wybór dostawcy

Wszystkie procedury wyboru dostawców są podzielone na dwie duże grupy: konkurencyjne i niekonkurencyjne.

Poniżej przedstawiono konkurencyjne:

Prośba o cytaty.

Dostawcy przesyłają swoje oferty anonimowo. Ten, który spełnia wszystkie wymagania i ma najniższą cenę. Niebezpieczeństwo tej metody jest to, że nie uwzględnia doświadczenia dostawcy, jakość wyposażenia instalacji, kwalifikacje specjalistów i innych ważnych czynników.

Aukcja.

Oznacza on handel w kilku etapach. Aplikacja trafia do tego, który oferuje minimalną cenę. Inne czynniki nie są brane pod uwagę.

Konkurs.

Obecnie uwzględnia jakość usług, reputację dostawcy i cenę. Dostawca jest wybierany w wyniku analizy dokumentacji przetargowej w trzech etapach, w każdym z których każdy wybór i kontroli uczestników przeprowadza się zgodnie z tymi kryteriami.

Prośba o składanie wniosków.

Zwycięzcy aukcji lub konkurencji są wybierane do ceny i jakości usług, po których oceniano warunki współpracy.

Niekopuszczalna procedura znalezienia dostawcy jest możliwa tylko w jednym przypadku - tylko jedna firma na rynku oferuje wymagany produkt lub usługę.

Krok 3: Negocjacje i umowa

Negocjacje z dostawcą są podzielone na następujące etapy: przygotowanie, wykonanie kontaktu, wymiany informacji, osiągając umowy, zamknięcie umowy i analizę.

W celu odnieść sukcesu, musisz wyraźnie znać swój cel i trzymać się do niego, badanie rynku, zachować równowagę emocjonalną, dokumentuje wyniki negocjacji poprzez podpisanie umowy sprzedaży i zakupu.

Umowa z dostawcą określa: dokładna nazwa produktu / usługi, jego ilość i parametry.

Szczególnym rodzajem wymiany towarów i usług jest proces zamówienia umowy. W tym przypadku klient jest zawsze państwem (organizacja budżetowa lub organ publiczny). Płatność za towary lub usługi odbywa się z budżetu państwa.

Krok 4: Odbierz towary

Po otrzymaniu towarów osoba odpowiedzialna podpisuje dokument akceptacyjny (faktura dla towarów lub akt wypełnionej pracy). Dokumenty są stemplowane przez upoważniony pracownik, który ponosi odpowiedzialność finansową. Kontrola nad jakością i ilością towarów / usług prowadzona jest zgodnie z umową dostawą lub świadczenie usług.

Procedura przyjmowania towarów w magazynie nie jest regulowana przez prawo. Aby uniknąć trudności, należy przestrzegać następujących zasad:

  • przeznaczyć wystarczającą liczbę personelu, aby rozładować towary i transportować je do magazynu;
  • zawsze pracuj wyraźnie w ramach umowy;
  • poświadcz wszystkie artykuły z uszczelkami lub podpisami osób odpowiedzialnych.

Wayebill i faktura to dwa dokumenty, które będą musiały być rozpatrywane podczas akceptacji towarów.

Waybill jest sporządzony w dwóch kopiach, dla klienta i dostawcy. Istnieją dwa rodzaje dokumentów: Uwaga przesyłkowa Torg-12 (zawiera dane dotyczące produktu, jego ilości i ceny) oraz poślizgu wysyłki (obejmuje informacje o trasie, jeśli przez samochód).

Faktura jest sporządzona w jednej kopii dla klienta. Potwierdza, że ​​towary zostały dostarczone i zapłacone. Nie musi sporządzić fakturę dla organizacji działających w ramach uproszczonego systemu opodatkowania. Ci, którzy płacą podatek VAT, powinni je zatrzymać, aby przywiązać do deklaracji i zmniejszyć kwotę podatków.

Krok 5: Zapłata zakupu

Po udanej akceptacji towarów, Departament Rachunkowości Organizacji uznaje obecność rachunków należnych Dostawcy, który jest spłacony w ramach ustalonych przez umowę.

Odpowiedzialny pracownik sprawdza parametry faktury przychodzącego i wysyła go do menedżera zatwierdzenia. Głowa firmy zatwierdza fakturę, podpisując odpowiedni dokument. Następnie generowane jest zlecenie płatnicze.

Często Zadawane Pytania

Jakie są kluczowe pojęcia i kroki związane z modernizacją procesu zamówień w systemach ERP?
Modernizacja zamówień w ERP polega na digitalizacji cyklu zamówień, integracji danych dostawców, automatyzacji przepływów pracy zatwierdzania i wykorzystaniu analizy do podejmowania decyzji.




Komentarze (0)

zostaw komentarz