Những thách thức lớn nhất của việc triển khai ERP

Những thách thức trong triển khai ERP

ERP là viết tắt của Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Nó là một phần mềm kết hợp công nghệ mới nhất để tích hợp các quy trình khác nhau của một công ty.

Các quy trình khác nhau mà một tổ chức có là Tài chính, Nhân sự, Tiếp thị, Mua sắm, Lập kế hoạch, Sản xuất, và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh chính xác.

Triển khai ERP không phải là dễ dàng! Quyết định chuyển sang hệ thống ERP có thể mất vài tháng hoặc thậm chí nhiều năm và đòi hỏi nhiều khóa đào tạo tùy chỉnh chính xác - xem ví dụ các bước Thực hiện SAP cho vấn đề đó, áp dụng cho các giải pháp khác.

ERP đóng vai trò là hệ thống thần kinh trung ương cho tổ chức của bạn cung cấp các báo cáo theo thời gian thực cho quản lý cao hơn.

Tuy nhiên, nếu không được triển khai chính xác, ERP có thể khiến một tổ chức phải đối mặt với tổn thất tài chính và phi tài chính. Một số thách thức chung của các tổ chức khác nhau trong quá trình triển khai ERP là:

1.Chọn phần mềm phù hợp:

Các công ty ERP có nhiều giải pháp để cung cấp cho khách hàng của họ. Đây là thách thức lớn và phổ biến nhất mà hầu hết mọi tổ chức phải đối mặt. Đây là bước đầu tiên để chuyển đổi doanh nghiệp của bạn thành một hệ thống mới.

Thiếu kiến ​​thức về các công nghệ hiện tại dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc. Có hàng trăm giải pháp có sẵn trên thị trường. Các tổ chức cần phải hiểu cái nào là tốt nhất phù hợp với nhu cầu của họ về quy mô và phạm vi của hệ thống.

Giải pháp tốt nhất để khắc phục vấn đề này là xem xét các công ty khác có cùng quy mô trong ngành của bạn, họ đang sử dụng phần mềm nào, họ đã sử dụng phần mềm đó bao lâu, nhưng cũng xem xét việc triển khai ERP khác để đưa ra quyết định sáng suốt .

2. Kiến thức đầy đủ về các quy trình của công ty:

Đã có những trường hợp mà các công ty phần mềm ERP không được thông báo chính xác về các quy trình của công ty. Triển khai ERP là một quá trình tốn kém và tiêu tốn nguồn tài chính khổng lồ.

Các công ty phần mềm cũng phân bổ nguồn lực của họ để phát triển hệ thống ERP tốt nhất, nhưng đôi khi, ngay cả khi mọi thứ đã sẵn sàng, công ty phát hiện ra họ đã bỏ lỡ một trong những nhiệm vụ kinh doanh cốt lõi để đưa vào hệ thống ERP.

Vào thời điểm đó, các công ty thấy mình trong nước nóng bởi vì không có lựa chọn nào khác ngoài việc sửa đổi lại toàn bộ dự án một lần nữa, hoặc thậm chí trở lại hệ thống trước đó. Phải mất thời gian cho các nhà phát triển và cũng tạo thêm gánh nặng cho công ty khách hàng phải trả thêm tiền cho bất kỳ nhiệm vụ bổ sung nào.

Do đó, điều quan trọng đối với các công ty là sắp xếp các cuộc họp với người quản lý của họ trước khi dự án bắt đầu. Bằng cách này, các nhà phát triển có được kiến ​​thức đầy đủ về quy trình về những gì đang xảy ra trong công ty và cách họ phải giải quyết các vấn đề theo cách tốt nhất có thể.

3.Không có kiến ​​thức trước về ERP:

Nhiều người quản lý trong một công ty thậm chí không có kiến ​​thức trước về ERP là gì. Sự thiếu kiến ​​thức này dẫn đến việc tạo ra sự khác biệt giữa họ và nhà phát triển. Đôi khi, họ hiểu sai về việc triển khai ERP và thậm chí là giải pháp tốt nhất cho hoạt động của công ty họ.

Họ lựa chọn sử dụng ERP ngay cả khi họ có thể đạt được kết quả tương tự chỉ từ một phần mềm đơn giản. Trong tình huống này, đó là lợi ích tốt nhất của các nhà quản lý dự án và cho các công ty, để hạ thấp dự án.

Họ có thể tư vấn cho họ những gì tốt nhất cho họ và liệu ERP có phù hợp hay không. Hầu hết thời gian điều này xảy ra khi các công ty không có chuyên gia CNTT trong công ty của họ hoặc người quản lý CNTT của họ không đủ năng lực để hướng dẫn họ đúng cách.

Điều này, đến lượt nó, dẫn đến  Thất bại trong triển khai ERP   trong đào tạo kỹ thuật cũng vì bản chất kỹ thuật của ERP.

Tuy nhiên, ngay cả khi đó là một trong những vấn đề quan trọng chính trong việc triển khai ERP, nó có thể dễ dàng được giải quyết bằng cách nhận đào tạo trực tuyến tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn - và của cả nhóm hoặc công ty của bạn.

4. Sự tham gia của Công ty:

Mặc dù có các nhà quản lý và nhóm triển khai được đào tạo là yếu tố cốt lõi của việc triển khai ERP thành công, nhưng việc đảm bảo rằng toàn bộ nhóm sẽ phải sử dụng sản phẩm, và không chỉ những người dùng chính, được đào tạo đúng cách, đúng thời gian và theo tốc độ của họ, là cực kỳ quan trọng.

Hầu hết các rủi ro và thách thức trong ERP thực sự liên quan đến những người không có tác động trực tiếp đến dự án, nhưng chưa được đào tạo gì cả và việc thiếu kiến ​​thức gián tiếp khiến họ đưa ra những quyết định không phù hợp cần tính đến bức tranh lớn và điều đó có thể gây thiệt hại về tài sản thế chấp đối với dự án triển khai cốt lõi.

Do đó, điều tối quan trọng là phải có được các gói đào tạo tùy chỉnh cho toàn công ty, để tất cả họ có thể truy cập theo tốc độ của riêng mình và để đảm bảo rằng nguồn lực phù hợp được tuyển dụng ngay từ đầu, bằng cách sử dụng các nền tảng tuyển dụng như Jobsora Cổng thông tin việc làm quốc tế .com.

Làm thế nào để đảm bảo triển khai ERP của bạn sẽ thành công?

Mặc dù không có cách chắc chắn nào để đảm bảo thành công cho việc triển khai ERP, nhưng hãy tuân thủ đúng quy trình triển khai, chẳng hạn như các bước Thực hiện SAP chẳng hạn.

Các bước này sẽ thực sự giúp các thách thức của việc thực hiện ERP. Dựa trên chúng, thực hiện thuật toán hành động cần thiết.

Những lời khuyên này đặc biệt có liên quan nếu mọi người không hiểu cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Đào tạo chức năng phải được tập trung vào việc tối ưu hóa doanh nghiệp của bạn, về đổi mới kỹ thuật và tất nhiên về lợi nhuận.

Ngoài ra, trước khi bắt đầu dự án, hãy đảm bảo rằng nhóm được bố trí nhân viên chính xác và đào tạo tùy chỉnh đã được cung cấp cho toàn nhóm, ngay cả khi có thể với nhiều hơn những gì cần thiết, để tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban và nâng cao tất cả những người tham gia dự án.

Những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP: Stephanie Snaith, Giám đốc điều hành, Tư vấn Gradient

Rất nhiều thứ được tạo ra từ việc quản lý rủi ro trong bất kỳ dự án nào, đặc biệt là một để thực hiện một hệ thống ERP. Việc triển khai ERP sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, với các vấn đề liên quan về vai trò, quy trình, dữ liệu, v.v. Kết quả là, tôi nghĩ có hai thách thức lớn nhất liên quan đến nhau - đó là quản lý thay đổi và quản lý thay đổi khả năng lãnh đạo.

Từ kinh nghiệm, bất kỳ công ty nào bỏ bê hoặc trả tiền dịch vụ môi cho một trong hai công ty này đều có một dự án phải chịu thất bại. Giả sử một ERP được thiết kế để mang lại sự cải thiện cho doanh nghiệp (nếu không, thì tôi sẽ đặt câu hỏi đó là gì, nhưng đó là một câu chuyện khác), thì kinh doanh, như thường lệ, không phải là một lựa chọn. Ok, điều này có nghĩa là gì? Dự án cần phải được thúc đẩy từ đầu nhưng liên quan đến một mặt cắt ngang rộng của lực lượng lao động tổng thể càng tốt. Ngay từ khi bắt đầu, hãy xem xét mọi thứ sẽ thay đổi như thế nào - ví dụ, các quy trình thủ công có thể được loại bỏ - đây là vai trò của ai đó trong doanh nghiệp và họ sẽ nhanh chóng nhận ra rằng công việc của họ có thể biến mất.

Đó không phải là về việc có tất cả các câu trả lời thẳng thắn, mà là về mức độ cởi mở và trung thực trong giao tiếp, được cung cấp bởi quản lý cấp cao tham gia, người có thể nói rõ tương lai sẽ như thế nào.

Ban đầu là một kế toán viên CIMA được đào tạo làm việc trong ngành công nghiệp, Stephanie đã thành lập Gradient vào năm 1997 sau khi điều hành nhiều dự án khác nhau, điều này xác định sự cần thiết của chuyên môn dự án ERP. Trong thời gian đó, cô rất thích làm việc với một bộ phận lớn các công ty lựa chọn và triển khai các hệ thống mang lại lợi ích kinh doanh thực sự.

Câu Hỏi Thường Gặp

Làm thế nào để giải quyết các thách thức trong việc thực hiện ERP với sự lựa chọn phần mềm phù hợp?

Giải pháp tốt nhất để khắc phục vấn đề này là xem xét các công ty khác có cùng quy mô trong ngành của bạn, phần mềm họ sử dụng, họ sử dụng phần mềm đó trong bao lâu và cũng nhìn vào các công ty khác.

Một số thách thức lớn phải đối mặt trong quá trình thực hiện ERP là gì?

Những thách thức lớn trong triển khai ERP bao gồm quản lý thay đổi, sắp xếp các quy trình kinh doanh, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng và đảm bảo hỗ trợ liên tục và cập nhật hệ thống.