Moderne Verkrygingsprosesgids: Konsepte en stappe

Die verkrygingsproses begin vanaf die oomblik dat die organisasie 'n materiaal, produk of diens van buite nodig het. Sodra die behoefte gedefinieer en geformuleer word, word die formalisering daarvan uitgevoer. Gevolglik word spesifieke parameters van die nodige bepaal. Terselfdertyd is die balans van prys / kwaliteit baie belangrik, want as die eienskappe van die verkrygingsvoorwerp oorskat word, sal die organisasie verliese aangaan, indien dit onderskat word, sal die werkproses nie aangepas word nie.

'N Goed georganiseerde verkrygingsaktiwiteit kan u voortdurend die behoeftes van die organisasie monitor, sodat pakhuise nie oorloop nie en terselfdertyd nie 'n tekort aan goedere skep nie, en dienste word nie vermors nie.

Wat is die verkrygingsproses

Aankope is 'n holistiese proses wat uit verskeie stadiums bestaan. Die reëls waarvolgens dit uitgevoer word, word gereguleer deur die huidige wetgewing. Staatsregulasie waarborg die bestaan ​​van toestande waaronder oop kompetisie en beskerming van die regte van die partye moontlik is.

Die moderne aankoopproses begin gewoonlik met 'n koper wat 'n behoefte aan 'n produk erken en 'n spesifikasie voorberei.

En die markgebaseerde verkrygingsproses deur middel van seleksie of tender, help om die regte produk en verskaffer te bepaal. Die verkrygingsproses is redelik ingewikkeld en multi-vlak.

As 'n reël is 'n aparte werknemer verantwoordelik vir die organisering en uitvoer van aankope in die onderneming. Minder algemeen, 'n departement. Die doel van sy werk is om die verkrygingsproses met die veranderende behoeftes van die onderneming te sinkroniseer en die kontinuïteit daarvan te verseker.

Die huidige take wat die verkrygingsproses moet oplos, sluit in:

• voorraad skepping;
• soek en stigting van kontakte met betroubare verskaffers;
• beheer oor die redelikheid van uitgawes.

Beste praktyke in die verkrygingsproses

Daar is drie hoofverkrygingspraktyke om die beskikbaarheid van goedere en die verskaffing van dienste suksesvol te monitor:

• Gereelde aankoop van die nodige in klein bondels / vir 'n kort tydjie;
• koop in een groot bondel / vir 'n lang tyd;
• Koopgoedere en bestellingsdienste puntwise, soos benodig.

In hierdie geval kan een van die gewilde skemas vir die organisering van die hele proses gebruik word:

1. Tradisioneel. 'N Voorraad van goedere word geskep / 'n kontrak vir die verskaffing van dienste word opgestel vir 'n tydperk wat die vereiste oorskry. Dit waarborg die voorsiening van die onderneming met die nodige, maar lei tot 'n oorbeklemtoning van hulpbronne en oorlading van pakhuise.
2. Van Engels net betyds - net betyds. Dienste en goedere kom op aanvraag, in beperkte hoeveelhede en op 'n sekere tyd. Voorraad word geminimaliseer of nul.
3. Van die Engelse Materiaalvereiste Beplanning - Beplanning van die behoefte aan materiale. Die volume van aankope word aangepas afhangende van die vraag na goedere en dienste, verhoog en verminder in verhouding daaraan.
4. Van die Engelse maer produksie - maer produksie. Dit beteken die vermindering van koste in alle stadiums, van die produksie van goedere tot die aankoop van materiale.

Stadiums van die verkrygingsproses

Enige verkrygingsproses bestaan ​​uit drie groot blokke: die verbetering van die organisasie se behoeftes vanaf die oomblik van bestelling, opdatering van inligtingskatalogusse en verpligte gereelde werk. Daarbenewens moet foute altyd ontleed word.

Stap 1. Bepaling van behoeftes

Die organisasie se behoefte aan 'n produk of diens word geformaliseer deur 'n amptelike interne aansoek, wat 'n unieke nommer toegeken word. Hierdie dokument word die regsgrondslag vir alle daaropvolgende aksies.

Stap 2: Kies 'n verskaffer

Alle verskaffers seleksieprosedures word in twee groot groepe verdeel: mededingend en nie-mededingend.

Die volgende is mededingend:

Versoek om kwotasies.

Verskaffers stuur hul aanbiedings anoniem in. Die een wat aan al die vereistes voldoen en het die laagste prys is gekies. Die gevaar van hierdie metode is dat dit nie die ervaring van die verskaffer, die gehalte van toerusting vir installasie, die kwalifikasies van spesialiste en ander belangrike faktore in ag neem nie.

Veiling.

Dit impliseer handel in verskeie stadiums. Die aansoek gaan na die een wat die minimum prys bied. Ander faktore word nie oorweeg nie.

Wedstryd.

Dit neem die gehalte van dienste in ag, die reputasie van die verskaffer en die prys. Die verskaffer word gekies as gevolg van die analise van die tenderdokumentasie in drie fases, waarvan die keuse en sifting van deelnemers volgens hierdie kriteria uitgevoer word.

Versoek om voorstelle.

Die wenners van die veiling of kompetisie word gekies vir die prys en gehalte van dienste, waarna die terme van samewerking geassesseer word.

'N onmededingende prosedure vir die vind van 'n verskaffer is slegs in een geval moontlik - slegs een maatskappy op die mark bied die vereiste produk of diens aan.

Stap 3: Onderhandeling en kontrak

Onderhandelinge met 'n verskaffer word in die volgende stadiums verdeel: voorbereiding, kontak maak, inligting uitruil, ooreenkomste bereik, 'n ooreenkoms sluit en ontleed.

Vir die proses om suksesvol te wees, moet jy jou doelwit duidelik ken en daaraan hou, die mark bestudeer, 'n emosionele balans moet hou, die resultate van onderhandelinge moet dokumenteer deur 'n verkoops- en koopooreenkoms te onderteken.

Die kontrak met die verskaffer spesifiseer: die presiese naam van die produk / diens, die hoeveelheid en parameters daarvan.

'N Spesiale soort uitruil van goedere en dienste is die kontrakverkrygingsproses. In hierdie geval is die kliënt altyd die staat (begrotingsorganisasie of openbare owerheid). Betaling vir goedere of dienste word uitgevoer uit die staat se begroting.

Stap 4: Ontvang die goedere

By ontvangs van die goedere teken die verantwoordelike persoon die aanvaardingsdokument (faktuur vir goedere of daad van voltooide werk vir dienste). Dokumente word gestempel deur 'n gemagtigde werknemer wat finansiële verantwoordelikheid dra. Beheer oor die kwaliteit en hoeveelheid goedere / dienste word uitgevoer in ooreenstemming met die aanbodooreenkoms of vir die verskaffing van dienste.

Die prosedure vir die aanvaarding van goedere by die pakhuis word op geen manier deur die wet gereguleer nie. Om probleme te vermy, let op die volgende reëls:

• Ken 'n voldoende aantal personeel toe om die goedere te laai en na die pakhuis te vervoer;
• Werk altyd duidelik onder die kontrak;
• sertifiseer alle vraestelle met die seëls of handtekeninge van die verantwoordelike persone.

Die Waybill en faktuur is twee dokumente wat tydens die aanvaarding van die goedere hanteer moet word.

Die Waybill word in twee kopieë opgestel, vir die kliënt en die verskaffer. Daar is twee tipes dokumente: Die TORG-12 Besending Nota (bevat data op die produk, die hoeveelheid en prys) en die verskepingstrokie (sluit in inligting oor die roete, indien daar 'n aflewering per motor was).

Die faktuur word opgestel in een kopie vir die kliënt. Hy bevestig dat die goedere afgelewer is en betaal is. Dit is nie nodig om 'n faktuur op te stel vir organisasies wat onder die vereenvoudigde belastingstelsel werk nie. Diegene wat BTW betaal, moet hulle hou om aan die Verklaring te heg en die bedrag van belasting te verminder.

Stap 5: Aankoop betaling

Na suksesvolle aanvaarding van die goedere erken die rekeningkundige departement van die organisasie die teenwoordigheid van rekeninge wat aan die verskaffer betaalbaar is, wat terugbetaal word binne die bepalings wat deur die kontrak ingestel is.

Die verantwoordelike werknemer kontroleer die parameters van die inkomende faktuur en stuur dit aan die bestuurder vir goedkeuring. Die hoof van die maatskappy keur die faktuur goed deur die ooreenstemmende dokument te onderteken. Daarna word 'n betaalorder gegenereer.

Gereeld Gevra Vrae

Wat is die sleutelbegrippe en stappe wat betrokke is by die modernisering van die verkrygingsproses in ERP -stelsels?

Die modernisering van verkryging in ERP behels die digitalisering van die verkrygingsiklus, die integrasie van verskaffersdata, die outomatisering van goedkeuringswerkvloei en die gebruik van analise vir besluitneming.