Съвременен процесор за възлагане на обществени поръчки: Концепции и стъпки

Процесът на възлагане на обществени поръчки започва от момента, в който организацията се нуждае от материал, продукт или услуга отвън. Веднага след като се определи и формулира формулирането, неговото формализация се извършва. В резултат на това се определят специфични параметри на необходимите. В същото време балансът на цената / качеството е много важен, защото ако характеристиките на обекта за обществени поръчки са надценени, организацията ще доведе до загуба, ако те бъдат подценени, работният процес няма да бъде коригиран.

Добре организираната дейност по възлагане на поръчки ви позволява постоянно да наблюдавате нуждите на организацията, така че складовете да не се препълват и в същото време не създават недостиг на стоки, а услугите не се губят.

Какъв е процесът на възлагане на обществени поръчки

Обществените поръчки са холистичен процес, който се състои от няколко етапа. Правилата, съгласно които се извършват, се регулират от действащото законодателство. Държавното регулиране гарантира наличието на условия, при които е възможно откритата конкуренция и защитата на правата на страните.

Съвременният процес на закупуване обикновено започва с купувач, който разпознава нужда от продукт и подготвя спецификация.

И процесът на пазарно базиран на пазара чрез подбор или офериране помага да се определи подходящият продукт и доставчик. Процесът на възлагане на обществени поръчки е доста сложен и многостепенно.

Като правило, отделен служител е отговорен за организирането и провеждането на покупки в предприятието. По-рядко, отдел. Целта на неговата работа е да синхронизира процеса на възлагане на обществени поръчки с променящите се нужди на предприятието и да гарантира нейната приемственост.

Текущите задачи, които процесът на възлагане на поръчки трябва да решават, включват:

• създаване на запас;
• търсене и установяване на контакти с надеждни доставчици;
• контрол върху разумността на разходите.

Най-добри практики в процеса на възлагане на обществени поръчки

Съществуват три основни практики за възлагане на обществени поръчки за успешно наблюдение на наличността на стоките и предоставянето на услуги:

• редовна покупка на необходимите в малки партиди / за кратко време;
• покупка в една голяма партида / дълго време;
• Закупуване на стоки и поръчка услуги по Външен случай, ако е необходимо.

В този случай може да се използва една от популярните схеми за организиране на целия процес:

1. Традиционен. Създаване на запас от стоки / Договор за предоставяне на услуги се изготвя за период, надвишаващ необходимия. Той гарантира предоставянето на предприятието с необходимите, но води до прекомерна степен на ресурси и претоварване на складове.
2. От английски точно навреме - точно навреме. Услугите и стоките се търсят в ограничени количества и в определено време. Материалните запаси са сведени до минимум или нула.
3. От английското планиране на изискванията - планиране на необходимостта от материали. Обемът на покупките се коригира в зависимост от търсенето на стоки и услуги, увеличава и намалява пропорционалното.
4. От английското постно производство - постно производство. Това означава намаляване на разходите на всички етапи, от производството на стоки за закупуване на материали.

Етапи на процеса на възлагане на обществени поръчки

Всеки процес на възлагане на обществени поръчки се състои от три големи блока: обработване на нуждите на организацията от момента на поръчката за плащане, актуализиране на информационни каталози и задължителна редовна работа. Освен това винаги трябва да се анализират грешки.

Стъпка 1. Определяне на нуждите

Необходимостта на организацията за продукт или услуга се формализирана чрез официално вътрешно приложение, което е назначено уникално число. Този документ става правно основание за всички последващи действия.

Стъпка 2: Избор на доставчик

Всички процедури за подбор на доставчици са разделени на две големи групи: конкурентни и неконкурентни.

Следните са конкурентни:

Заявка за кавички.

Доставчиците представят офертите си анонимно. Този, който отговаря на всички изисквания и е избрана най-ниската цена. Опасността от този метод е, че тя не взема предвид опита на доставчика, качеството на оборудването за монтаж, квалификацията на специалистите и други важни фактори.

Търг.

Това предполага търгуване на няколко етапа. Приложението отива при този, който предлага минималната цена. Други фактори не се вземат предвид.

Конкурс.

Той отчита качеството на услугите, репутацията на доставчика и цената. Доставчикът е избран в резултат на анализа на тръжната документация на три етапа, при всеки от които се извършват подборът и скрининг на участниците в съответствие с тези критерии.

Искане за представяне на предложения.

Победителите от търга или конкуренцията са избрани за цената и качеството на услугите, след което се оценяват условията за сътрудничество.

Една неконкурентна процедура за намиране на доставчик е възможна само в един случай - само една компания на пазара предлага необходимия продукт или услуга.

Стъпка 3: Договаряне и договор

Преговорите с доставчик са разделени на следните етапи: подготовка, осъществяване на контакт, обмен на информация, постигане на споразумения, закриване на сделка и анализ.

За да може процесът да бъде успешен, трябва ясно да знаете целта си и да се придържате към нея, да проучите пазара, да запазите емоционален баланс, да документирате резултатите от преговорите чрез подписване на споразумение за продажба и покупка.

Договорът с доставчика уточнява: точното име на продукта / услугата, неговата количе и параметри.

Специален вид обмен на стоки и услуги е договорният процес на възлагане на обществени поръчки. В този случай клиентът винаги е държавата (бюджетна организация или публична власт). Плащането за стоки или услуги се извършва от държавния бюджет.

Стъпка 4: Получаване на стоките

При получаване на стоките отговорното лице подписва документа за приемане (фактура за стоки или акта на завършена работа за услуги). Документите са подпечатани от упълномощен служител, който носи финансова отговорност. Контролът върху качеството и количеството на стоките / услугите се извършва в съответствие с споразумението за доставка или за предоставяне на услуги.

Процедурата за приемане на стоки в склада не е регламентирана по никакъв начин със закон. За да избегнете трудности, спазвайте следните правила:

• разпределят достатъчен брой персонал, за да разтоварвате стоките и да ги транспортирате в склада;
• винаги работи ясно по договора;
• Удостоверете всички документи с уплътненията или подписите на отговорните лица.

Услугата и фактурата са два документа, които трябва да бъдат разгледани по време на приемането на стоките.

Waybill е изготвен в две копия, за клиента и доставчика. Съществуват два вида документи: товарителницата на Torg-12 (съдържа данни за продукта, нейното количество и цена) и приходката за доставка (включва информация за маршрута, ако има доставка с кола).

Фактурата е съставена в едно копие за клиента. Той потвърждава, че стоките са доставени и платени. Не е необходимо да се изготви фактура за организации, работещи по опростената данъчна система. Тези, които плащат ДДС, трябва да ги запазят, за да приложат към декларацията и да намалят размера на данъците.

Стъпка 5: Плащане за покупка

След успешното приемане на стоките, счетоводството на организацията признава наличието на сметки, платими на доставчика, който се изплаща в условията, установени по договора.

Отговорният служител проверява параметрите на входящата фактура и го изпраща на мениджъра за одобрение. Ръководителят на компанията одобрява фактурата, като подписва съответния документ. След това се генерира платежна поръчка.

Често Задавани Въпроси

Кои са основните понятия и стъпки, свързани с модернизирането на процеса на възлагане на обществени поръчки в ERP системите?

Модернизирането на поръчки в ERP включва дигитализиране на цикъла на възлагане на обществени поръчки, интегриране на данни за доставчици, автоматизиране на работните процеси на одобрение и използване на анализи за вземане на решения.