আধুনিক procurement প্রক্রিয়া নির্দেশিকা: ধারণা এবং পদক্ষেপ
প্রতিষ্ঠানটিকে বাইরে থেকে একটি উপাদান, পণ্য বা পরিষেবা দরকার মুহূর্ত থেকে সংগ্রহ প্রক্রিয়া শুরু হয়। যত তাড়াতাড়ি প্রয়োজন সংজ্ঞায়িত এবং প্রণয়ন করা হয়, তার formalization সঞ্চালিত হয়। ফলস্বরূপ, প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট পরামিতি নির্ধারিত হয়। একই সাথে, মূল্য / গুণমানের ভারসাম্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ যদি ক্রয় বস্তুর বৈশিষ্ট্যগুলি বেশি পরিমাণে বেশি হয় তবে সংগঠনটি হ্রাস পাওয়ার কারণে, কাজের প্রক্রিয়াটি সমন্বয় করা হবে না।
একটি সুসংগঠিত প্রকিউরমেন্ট কার্যকলাপ আপনাকে সংস্থার চাহিদাগুলি ক্রমাগত নিরীক্ষণ করতে দেয়, যাতে গুদামগুলি ওভারফ্লো না করে এবং একই সাথে পণ্যগুলির অভাব সৃষ্টি করে না এবং পরিষেবাগুলি নষ্ট হয় না।
ক্রয় প্রক্রিয়া কি
Procurement একটি হোলিস্টিক প্রক্রিয়া যা বিভিন্ন পর্যায়ে গঠিত। এটি পরিচালিত হয় যা নিয়ম বর্তমান আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। রাষ্ট্রের নিয়ন্ত্রণের নিশ্চয়তা দেয় যার অধীনে দলগুলোর অধিকার ও পক্ষের অধিকারের সুরক্ষা সম্ভব।
আধুনিক ক্রয় প্রক্রিয়াটি সাধারণত কোনও ক্রেতা দিয়ে কোনও পণ্যের প্রয়োজনীয়তা স্বীকৃতি দিয়ে এবং একটি নির্দিষ্টকরণ প্রস্তুত করে শুরু হয়।
এবং নির্বাচন বা টেন্ডারিংয়ের মাধ্যমে বাজার-ভিত্তিক সোর্সিং প্রক্রিয়া সঠিক পণ্য এবং সরবরাহকারী নির্ধারণে সহায়তা করে। সংগ্রহ প্রক্রিয়াটি বেশ জটিল এবং বহু-স্তরের।
একটি নিয়ম হিসাবে, এন্টারপ্রাইজে কেনাকাটা এবং পরিচালনার জন্য একটি পৃথক কর্মচারী দায়ী। কম সাধারণত, একটি বিভাগ। তার কাজের উদ্দেশ্যটি এন্টারপ্রাইজের পরিবর্তনের চাহিদাগুলির সাথে ক্রয় প্রক্রিয়াটি সিঙ্ক্রোনাইজ করা এবং তার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করা।
ক্রমবর্ধমান প্রক্রিয়াটি সমাধান করতে হবে এমন বর্তমান কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন:
- স্টক সৃষ্টি;
- অনুসন্ধান এবং নির্ভরযোগ্য সরবরাহকারীদের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করা;
- খরচ যুক্তিবাদিতা উপর নিয়ন্ত্রণ।
ক্রয় প্রক্রিয়ার সেরা অনুশীলন
পণ্যগুলির প্রাপ্যতা এবং পরিষেবাদির বিধান সফলভাবে নিরীক্ষণের জন্য তিনটি প্রধান প্রক্রিয়াকরণ অনুশীলন রয়েছে:
- ছোট ব্যাচ / একটি স্বল্প সময়ের জন্য প্রয়োজনীয় নিয়মিত ক্রয়;
- একটি বড় ব্যাচ / একটি দীর্ঘ সময়ের জন্য ক্রয়;
- প্রয়োজনীয় হিসাবে, পণ্য এবং অর্ডারিং সেবা ক্রয়।
এই ক্ষেত্রে, সমগ্র প্রক্রিয়াটি সংগঠিত করার জন্য জনপ্রিয় স্কিমগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করা যেতে পারে:
- ঐতিহ্যগত। পণ্যগুলির একটি স্টক তৈরি করা হয় / পরিষেবাগুলির বিধানের জন্য একটি চুক্তি প্রয়োজনীয় একের বেশি সময়ের জন্য টানা হয়। এটি প্রয়োজনীয়তার সাথে এন্টারপ্রাইজের বিধানের নিশ্চয়তা দেয়, তবে গুদামগুলির একটি overexpenditure এবং গুদামের ওভারলোডিংয়ের দিকে পরিচালিত করে।
- ইংরেজি থেকে শুধু সময় - শুধু সময়। সেবা এবং পণ্য চাহিদা, সীমিত পরিমাণে এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ে আসা। উদ্ভাবন কমানো বা নিল হয়।
- ইংরেজি থেকে উপাদান প্রয়োজন পরিকল্পনা - উপকরণের প্রয়োজন পরিকল্পনা। পণ্য ও পরিষেবাদিগুলির চাহিদার উপর নির্ভর করে ক্রয়ের পরিমাণগুলি সমন্বয় করা হয়, এর অনুপাতে বৃদ্ধি এবং হ্রাস পায়।
- ইংরেজি থেকে চর্বি উৎপাদন - চর্বিযুক্ত উত্পাদন। এটি সামগ্রীর ক্রয় থেকে পণ্য উৎপাদন থেকে, সমস্ত পর্যায়ে খরচ হ্রাস মানে।
ক্রয় প্রক্রিয়ার পর্যায়ে
কোন সংগ্রহের প্রক্রিয়া তিনটি বড় ব্লক ধারণ করে: পেমেন্ট ক্যাটালগ, এবং বাধ্যতামূলক নিয়মিত কাজ আপডেট করার মুহূর্ত থেকে প্রতিষ্ঠানের চাহিদাগুলি প্রক্রিয়াজাতকরণ। উপরন্তু, ভুল সবসময় বিশ্লেষণ করা উচিত।
পদক্ষেপ 1. প্রয়োজন নির্ধারণ
একটি পণ্য বা পরিষেবার জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন একটি সরকারী অভ্যন্তরীণ অ্যাপ্লিকেশন মাধ্যমে আনুষ্ঠানিকভাবে, যা একটি অনন্য সংখ্যা বরাদ্দ করা হয়। এই দস্তাবেজটি পরবর্তী সমস্ত কর্মের জন্য আইনি ভিত্তিতে হয়ে যায়।
পদক্ষেপ 2: একটি সরবরাহকারী নির্বাচন
সমস্ত সরবরাহকারী নির্বাচন পদ্ধতি দুটি বড় গ্রুপে বিভক্ত করা হয়: প্রতিযোগিতামূলক এবং অ-প্রতিযোগিতামূলক।
নিম্নলিখিত প্রতিযোগিতামূলক হয়:
উদ্ধৃতি জন্য অনুরোধ।
সরবরাহকারীরা বেনামে তাদের অফার জমা দিন। যে সব প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে এবং সর্বনিম্ন মূল্য নির্বাচিত হয়। এই পদ্ধতির বিপদটি হল যে এটি সরবরাহকারীর অভিজ্ঞতা, ইনস্টলেশনের জন্য সরঞ্জামের গুণমান, বিশেষজ্ঞদের যোগ্যতা এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কারণগুলির জন্য বিবেচনায় নেওয়া হয় না।
নিলাম.
এটি বিভিন্ন পর্যায়ে ট্রেডিং বোঝায়। অ্যাপ্লিকেশনটি সর্বনিম্ন মূল্য সরবরাহকারীর কাছে যায়। অন্যান্য কারণ বিবেচনা করা হয় না।
প্রতিযোগিতা।
এটি অ্যাকাউন্টের গুণমান, সরবরাহকারী এবং মূল্যের খ্যাতি বিবেচনা করে। সরবরাহকারীটি তিনটি পর্যায়ে দরপত্র ডকুমেন্টেশনের বিশ্লেষণের ফলে নির্বাচিত হয়, যার প্রতিটি অংশগ্রহণকারীদের নির্বাচন এবং স্ক্রীনিংটি এই মানদণ্ড অনুসারে পরিচালিত হয়।
প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ.
নিলাম বা প্রতিযোগিতার বিজয়ীরা মূল্য এবং গুণমানের জন্য নির্বাচিত হয়, যার পরে সহযোগিতার শর্তাদি মূল্যায়ন করা হয়।
একটি সরবরাহকারী খোঁজার জন্য একটি অসম্পূর্ণ পদ্ধতি শুধুমাত্র এক ক্ষেত্রে সম্ভব - বাজারে শুধুমাত্র একটি সংস্থা প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করে।
ধাপ 3: আলোচনা এবং চুক্তি
সরবরাহকারীর সাথে আলোচনার নিম্নলিখিত পর্যায়ে বিভক্ত করা হয়: প্রস্তুতি, যোগাযোগ, বিনিময়, বিনিময়, চুক্তি পৌঁছানোর, একটি চুক্তি বন্ধ করা এবং বিশ্লেষণ করা।
প্রক্রিয়াটি সফল হওয়ার জন্য, আপনাকে আপনার লক্ষ্যটি পরিষ্কারভাবে জানতে হবে এবং এটিতে থাকা দরকার, বাজারটি অধ্যয়ন করতে হবে, একটি মানসিক ভারসাম্য বজায় রাখুন, একটি বিক্রয় এবং ক্রয় চুক্তিতে স্বাক্ষর করে আলোচনার ফলাফলগুলি নথিভুক্ত করুন।
সরবরাহকারীর সাথে চুক্তিটি নির্দিষ্ট করে: পণ্য / পরিষেবাটির সঠিক নাম, তার পরিমাণ এবং পরামিতি।
পণ্য ও পরিষেবাদির একটি বিশেষ ধরনের বিনিময় প্রক্রিয়ার প্রক্রিয়া। এই ক্ষেত্রে, গ্রাহক সর্বদা রাষ্ট্র (বাজেট সংগঠন বা পাবলিক অথরিটি)। পণ্য বাজেট থেকে পণ্য বা পরিষেবার জন্য পেমেন্ট করা হয়।
ধাপ 4: পণ্য পান
পণ্য প্রাপ্তির পরে, দায়ী ব্যক্তি গ্রহণযোগ্যতা নথিটি লক্ষণ করে (পণ্যগুলির জন্য সম্পূর্ণ কাজের জন্য চালান বা কাজের জন্য চালান)। নথি আর্থিক দায়িত্ব বহনকারী একটি অনুমোদিত কর্মচারী দ্বারা stamped হয়। সরবরাহ চুক্তি বা পরিষেবার বিধান অনুসারে গুণমান এবং পণ্যগুলির পরিমাণ এবং পরিমাণের উপর নিয়ন্ত্রণ করা হয়।
গুদামে পণ্য গ্রহণের পদ্ধতিটি আইনের দ্বারা কোনওভাবে নিয়ন্ত্রিত নয়। অসুবিধা এড়ানোর জন্য নিম্নলিখিত নিয়মগুলি পালন করুন:
- পণ্যগুলি আনলোড এবং গুদামে তাদের পরিবহনের জন্য পর্যাপ্ত সংখ্যক কর্মী বরাদ্দ করুন;
- সর্বদা চুক্তির অধীনে পরিষ্কারভাবে কাজ;
- দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের সীল বা স্বাক্ষর সঙ্গে সব কাগজপত্র সার্টিফিকেট।
Waybill এবং চালান দুটি দস্তাবেজ যা পণ্য গ্রহণের সময় মোকাবেলা করতে হবে।
গ্রাহক এবং সরবরাহকারী জন্য, দুই কপি মধ্যে waybill টানা হয়। দুটি ধরণের ডকুমেন্ট রয়েছে: টর্গ -12 কনসাইনমেন্ট নোট (পণ্য, তার পরিমাণ এবং মূল্যের ডেটা রয়েছে) এবং শিপিং স্লিপ (রুট সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে, যদি গাড়ী দ্বারা সরবরাহ করা হয় তবে)।
চালান গ্রাহকের জন্য একটি কপি মধ্যে টানা হয়। তিনি নিশ্চিত করেছেন যে পণ্যগুলি বিতরণ করা হয়েছে এবং এর জন্য অর্থ প্রদান করা হয়েছে। সরলীকৃত ট্যাক্সেশন সিস্টেমের অধীনে পরিচালিত সংস্থার জন্য একটি চালান আঁকতে হবে না। যারা ভ্যাট প্রদান করে তারা ঘোষণা করে এবং করের পরিমাণ হ্রাস করার জন্য তাদের রাখা উচিত।
ধাপ 5: ক্রয় পেমেন্ট
পণ্যগুলির সফল স্বীকৃতির পর, প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টিং বিভাগ সরবরাহকারীর কাছে প্রদেয় অ্যাকাউন্টের উপস্থিতি স্বীকার করে, যা চুক্তির দ্বারা প্রতিষ্ঠিত শর্তাদির মধ্যে পরিশোধ করা হয়।
দায়ী কর্মচারী ইনকামিং চালান এর পরামিতি চেক করে এবং অনুমোদনের জন্য ম্যানেজার এটি পাঠায়। কোম্পানির প্রধান সংশ্লিষ্ট নথির স্বাক্ষর করে চালানটি অনুমোদন করে। তারপরে, একটি পেমেন্ট অর্ডার উত্পন্ন হয়।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
- ইআরপি সিস্টেমে সংগ্রহ প্রক্রিয়া আধুনিকীকরণের সাথে জড়িত মূল ধারণাগুলি এবং পদক্ষেপগুলি কী কী?
- ইআরপিতে সংগ্রহের আধুনিকায়নের মধ্যে ক্রয় চক্রটি ডিজিটালাইজ করা, সরবরাহকারী ডেটা সংহত করা, অনুমোদনের কর্মপ্রবাহকে স্বয়ংক্রিয়করণ এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য বিশ্লেষণগুলি ব্যবহার করা জড়িত।
