Σύγχρονος οδηγός διαδικασίας προμηθειών: Έννοιες και βήματα

Η διαδικασία προμηθειών ξεκινά από τη στιγμή που ο οργανισμός χρειάζεται ένα υλικό, προϊόν ή υπηρεσία από το εξωτερικό. Μόλις οριστεί και διατυπωθεί η ανάγκη, η επίσημη του πραγματοποιείται. Ως αποτέλεσμα, προσδιορίζονται συγκεκριμένες παραμέτρους των απαραίτητων. Ταυτόχρονα, η ισορροπία των τιμών / της ποιότητας είναι πολύ σημαντική, διότι εάν τα χαρακτηριστικά του αντικειμένου προμηθειών υπερεκτιμούν, ο οργανισμός θα υποστεί ζημίες, αν υποτιμηθούν, η διαδικασία εργασίας δεν θα προσαρμοστεί.

Μια καλά οργανωμένη δραστηριότητα προμηθειών σας επιτρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς τις ανάγκες της οργάνωσης, έτσι ώστε οι αποθήκες να μην υπερχειλούνται και ταυτόχρονα να μην δημιουργούν έλλειψη αγαθών και οι υπηρεσίες δεν σπαταλούνται.

Ποια είναι η διαδικασία προμηθειών

Η προμήθεια είναι μια ολιστική διαδικασία που αποτελείται από διάφορα στάδια. Οι κανόνες σύμφωνα με τους οποίους διενεργείται ρυθμίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία. Ο κρατικός κανονισμός εγγυάται την ύπαρξη προϋποθέσεων υπό τις οποίες είναι δυνατή η ύπαρξη του ανοικτού ανταγωνισμού και η προστασία των δικαιωμάτων των μερών.

Η σύγχρονη διαδικασία αγοράς αρχίζει συνήθως με έναν αγοραστή που αναγνωρίζει την ανάγκη για ένα προϊόν και την προετοιμασία μιας προδιαγραφής.

Και η διαδικασία προμήθειας που βασίζεται στην αγορά μέσω επιλογής ή προσφοράς βοηθά στον προσδιορισμό του σωστού προϊόντος και προμηθευτή. Η διαδικασία προμηθειών είναι αρκετά περίπλοκη και πολλαπλών επιπέδων.

Κατά κανόνα, ένας ξεχωριστός υπάλληλος είναι υπεύθυνος για την οργάνωση και τη διεξαγωγή αγορών στην επιχείρηση. Λιγότερο συχνά, ένα τμήμα. Σκοπός του έργου του είναι να συγχρονίσει τη διαδικασία προμηθειών με τις μεταβαλλόμενες ανάγκες της επιχείρησης και να εξασφαλίσει τη συνέχεια της.

Τα τρέχοντα καθήκοντα που πρέπει να λύσει η διαδικασία προμηθειών περιλαμβάνουν:

• Δημιουργία αποθεμάτων.
• αναζήτηση και καθιέρωση επαφών με αξιόπιστους προμηθευτές.
• τον έλεγχο του εύλογου εξόδων.

Βέλτιστες πρακτικές στη διαδικασία προμηθειών

Υπάρχουν τρεις βασικές πρακτικές προμηθειών για την επιτυχή παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των εμπορευμάτων και την παροχή υπηρεσιών:

• τακτική αγορά των απαραίτητων σε μικρές παρτίδες / για μικρό χρονικό διάστημα.
• αγορά σε μια μεγάλη παρτίδα / για μεγάλο χρονικό διάστημα.
• Αγορά αγαθών και παραγγελιών Αχριβώς, όπως απαιτείται.

Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα από τα δημοφιλή προγράμματα για την οργάνωση ολόκληρης της διαδικασίας:

1. Παραδοσιακός. Δημιουργείται ένα απόθεμα αγαθών / σύμβαση για την παροχή υπηρεσιών καταρτίζεται για περίοδο που υπερβαίνει το απαιτούμενο. Εξασφαλίζει την παροχή της επιχείρησης με τις απαραίτητες, αλλά οδηγεί σε υπερεκμετάλλευση πόρων και υπερφόρτωση αποθηκών.
2. Από τα αγγλικά ακριβώς στο χρόνο - ακριβώς εγκαίρως. Οι υπηρεσίες και τα εμπορεύματα έρχονται κατόπιν αιτήματος, σε περιορισμένες ποσότητες και σε ορισμένο χρόνο. Τα αποθέματα ελαχιστοποιούνται ή μηδενικά.
3. Από τον αγγλικό προγραμματισμό απαίτησης υλικού - σχεδιάζοντας την ανάγκη για υλικά. Ο όγκος των αγορών προσαρμόζεται ανάλογα με τη ζήτηση αγαθών και υπηρεσιών, αυξάνεται και μειώνεται κατ 'αναλογία με αυτήν.
4. Από την αγγλική άπαχο παραγωγή - η άπαχη παραγωγή. Σημαίνει τη μείωση του κόστους σε όλα τα στάδια, από την παραγωγή αγαθών έως την αγορά υλικών.

Στάδια της διαδικασίας προμηθειών

Οποιαδήποτε διαδικασία προμηθειών αποτελείται από τρία μεγάλα μπλοκ: την επεξεργασία των αναγκών του οργανισμού από τη στιγμή της παραγγελίας πληρωμής, την ενημέρωση των καταλόγων πληροφοριών και υποχρεωτική τακτική εργασία. Επιπλέον, θα πρέπει πάντα να αναλυθούν λάθη.

Βήμα 1. Προσδιορισμός των αναγκών

Η ανάγκη του οργανισμού για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία επισημοποιείται μέσω επίσημης εσωτερικής εφαρμογής, η οποία έχει εκχωρηθεί ένας μοναδικός αριθμός. Το παρόν έγγραφο γίνεται η νομική βάση για όλες τις επόμενες δράσεις.

Βήμα 2: Επιλογή προμηθευτή

Όλες οι διαδικασίες επιλογής προμηθευτών χωρίζονται σε δύο μεγάλες ομάδες: ανταγωνιστικές και μη ανταγωνιστικές.

Τα ακόλουθα είναι ανταγωνιστικά:

Αίτηση για εισαγωγικά.

Οι προμηθευτές υποβάλλουν τις προσφορές τους ανώνυμα. Αυτό που ικανοποιεί όλες τις απαιτήσεις και έχει επιλεγεί η χαμηλότερη τιμή. Ο κίνδυνος αυτής της μεθόδου είναι ότι δεν λαμβάνει υπόψη την εμπειρία του προμηθευτή, την ποιότητα του εξοπλισμού για την εγκατάσταση, τα προσόντα των ειδικών και άλλων σημαντικών παραγόντων.

Δημοπρασία.

Υποστηρίζει τη διαπραγμάτευση σε διάφορα στάδια. Η εφαρμογή πηγαίνει σε εκείνη που προσφέρει την ελάχιστη τιμή. Άλλοι παράγοντες δεν εξετάζονται.

Διαγωνισμός.

Λαμβάνει υπόψη την ποιότητα των υπηρεσιών, τη φήμη του προμηθευτή και την τιμή. Ο προμηθευτής επιλέγεται ως αποτέλεσμα της ανάλυσης της τεκμηρίωσης υποβολής προσφορών σε τρία στάδια, σε κάθε μία από τις οποίες πραγματοποιείται η επιλογή και η διαλογή των συμμετεχόντων σύμφωνα με τα κριτήρια αυτά.

Αίτηση υποβολής προτάσεων.

Οι νικητές της δημοπρασίας ή του ανταγωνισμού επιλέγονται για την τιμή και την ποιότητα των υπηρεσιών, μετά την οποία αξιολογούνται οι όροι συνεργασίας.

Μια μη ανταγωνιστική διαδικασία για την εξεύρεση ενός προμηθευτή είναι δυνατή μόνο σε μια περίπτωση - μόνο μία εταιρεία στην αγορά προσφέρει το απαιτούμενο προϊόν ή υπηρεσία.

Βήμα 3: Διαπραγμάτευση και σύμβαση

Οι διαπραγματεύσεις με έναν προμηθευτή χωρίζονται στα ακόλουθα στάδια: την προετοιμασία, την επαφή, την ανταλλαγή πληροφοριών, την επίτευξη συμφωνιών, το κλείσιμο μιας συμφωνίας και την ανάλυση.

Για να είναι επιτυχής η διαδικασία, πρέπει να γνωρίζετε σαφώς τον στόχο σας και να το κολλήσετε, να μελετήσετε την αγορά, να διατηρήσετε μια συναισθηματική ισορροπία, να τεκμηριώσει τα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων, υπογράφοντας συμφωνία πώλησης και αγοράς.

Η σύμβαση με τον προμηθευτή διευκρινίζει: το ακριβές όνομα του προϊόντος / υπηρεσίας, της ποσότητας και των παραμέτρων του.

Ένας ειδικός τύπος ανταλλαγής αγαθών και υπηρεσιών είναι η διαδικασία συμβάσεων συμβάσεων. Στην περίπτωση αυτή, ο πελάτης είναι πάντα το κράτος (οργανισμός του προϋπολογισμού ή δημόσια αρχή). Η πληρωμή για αγαθά ή υπηρεσίες πραγματοποιείται από τον κρατικό προϋπολογισμό.

Βήμα 4: Λάβετε τα εμπορεύματα

Μετά την παραλαβή των εμπορευμάτων, ο υπεύθυνος υπογράφει το έγγραφο αποδοχής (τιμολόγιο για αγαθά ή πράξη ολοκληρωμένων εργασιών για υπηρεσίες). Τα έγγραφα σφραγίζονται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο που φέρει οικονομική ευθύνη. Ο έλεγχος της ποιότητας και της ποσότητας των εμπορευμάτων / υπηρεσιών πραγματοποιείται σύμφωνα με τη συμφωνία προμήθειας ή για την παροχή υπηρεσιών.

Η διαδικασία αποδοχής αγαθών στην αποθήκη δεν ρυθμίζεται με κανέναν τρόπο από το νόμο. Για να αποφευχθούν οι δυσκολίες, τηρήστε τους ακόλουθους κανόνες:

• να διαθέσει επαρκές αριθμό προσωπικού για να εκφορτώσει τα αγαθά και να τις μεταφέρει στην αποθήκη ·
• να εργάζεται πάντα σαφώς υπό τη σύμβαση ·
• Πιστοποιήστε όλα τα χαρτιά με τις σφραγίδες ή τις υπογραφές των υπεύθυνων προσώπων.

Η όπλη και το τιμολόγιο είναι δύο έγγραφα που θα πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά την αποδοχή των εμπορευμάτων.

Το Waybill καταρτίζεται σε δύο αντίγραφα, για τον πελάτη και τον προμηθευτή. Υπάρχουν δύο τύποι εγγράφων: η σημείωση αποστολής Torg-12 (περιέχει δεδομένα σχετικά με το προϊόν, την ποσότητα και την τιμή του) και το δελτίο αποστολής (περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τη διαδρομή, εάν υπήρχε παράδοση με αυτοκίνητο).

Το τιμολόγιο καταρτίζεται σε ένα αντίγραφο για τον πελάτη. Επιβεβαιώνει ότι τα εμπορεύματα έχουν παραδοθεί και πληρώνονται. Δεν απαιτείται να καταρτίσει τιμολόγιο για οργανισμούς που λειτουργούν στο πλαίσιο του απλουστευμένου φορολογικού συστήματος. Όσοι πληρώνουν ΦΠΑ πρέπει να τους διατηρήσουν προκειμένου να επισυνάψουν τη δήλωση και να μειώσουν το ποσό των φόρων.

Βήμα 5: ΑΓΟΡΑ ΑΓΟΡΑ

Μετά την επιτυχή αποδοχή των εμπορευμάτων, το Λογιστικό Τμήμα του Οργανισμού αναγνωρίζει την παρουσία λογαριασμών που καταβάλλονται στον προμηθευτή, η οποία επιστρέφεται σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται από τη σύμβαση.

Ο υπεύθυνος υπάλληλος ελέγχει τις παραμέτρους του εισερχόμενου τιμολογίου και την αποστέλλει στον διαχειριστή για έγκριση. Ο επικεφαλής της εταιρείας εγκρίνει το τιμολόγιο υπογράφοντας το αντίστοιχο έγγραφο. Μετά από αυτό, δημιουργείται μια εντολή πληρωμής.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποιες είναι οι βασικές έννοιες και τα βήματα που εμπλέκονται στον εκσυγχρονισμό της διαδικασίας προμηθειών στα συστήματα ERP;

Ο εκσυγχρονισμός της προμήθειας στο ERP περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση του κύκλου των προμηθειών, την ενσωμάτωση δεδομένων προμηθευτή, την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας για την έγκριση και τη χρήση αναλύσεων για τη λήψη αποφάσεων.