Guía de procesos de adquisición moderna: conceptos y pasos.

El proceso de adquisición comienza desde el momento en que la organización necesita un material, producto o servicio desde el exterior. Tan pronto como se define y formule la necesidad, se lleva a cabo su formalización. Como resultado, se determinan los parámetros específicos de los necesarios. Al mismo tiempo, el saldo de precio / calidad es muy importante, porque si las características del objeto de adquisición se sobrestiman, la organización incurrirá en pérdidas, si se subestiman, el proceso de trabajo no se ajustará.

Una actividad de adquisición bien organizada le permite monitorear constantemente las necesidades de la organización, de modo que los almacenes no se desbordan y, al mismo tiempo, no crean una escasez de bienes, y los servicios no se desperdician.

¿Cuál es el proceso de adquisición?

La adquisición es un proceso holístico que consta de varias etapas. Las reglas según las cuales se realizan están reguladas por la legislación vigente. La regulación estatal garantiza la existencia de condiciones bajo las cuales es posible la competencia abierta y la protección de los derechos de las partes.

El proceso de compra moderno generalmente comienza con un comprador que reconoce la necesidad de un producto y prepara una especificación.

Y el proceso de abastecimiento basado en el mercado a través de la selección o la licitación ayuda a determinar el producto y el proveedor adecuados. El proceso de adquisición es bastante complejo y multinivel.

Como regla general, un empleado separado es responsable de organizar y realizar compras en la empresa. Menos comúnmente, un departamento. El propósito de su trabajo es sincronizar el proceso de adquisición con las necesidades cambiantes de la empresa y garantizar su continuidad.

Las tareas actuales que debe resolver el proceso de adquisición incluyen:

• creación de acciones;
• buscando y estableciendo contactos con proveedores confiables;
• Control sobre la razonabilidad de los gastos.

Mejores prácticas en el proceso de adquisición.

Hay tres prácticas principales de adquisiciones para monitorear con éxito la disponibilidad de bienes y la provisión de servicios:

• Compra regular de lo necesario en lotes pequeños / por un corto tiempo;
• compra en un gran lote / durante mucho tiempo;
• Compra de bienes y servicios de pedido puntualmente, según sea necesario.

En este caso, se pueden usar uno de los esquemas populares para organizar todo el proceso:

1. Tradicional. Se crea un stock de productos / se elabora un contrato para la provisión de servicios durante un período que excede el requerido. Garantiza la provisión de la empresa con lo necesario, pero lleva a una sobreexpendición de recursos y sobrecarga de almacenes.
2. De inglés justo a tiempo - justo a tiempo. Los servicios y los bienes vienen de demanda, en cantidades limitadas y en un momento determinado. Los inventarios se minimizan o nula.
3. De la planificación del requisito de material inglés, planificando la necesidad de materiales. El volumen de compras se ajusta dependiendo de la demanda de bienes y servicios, aumenta y disminuye en proporción a ella.
4. De la producción magra inglesa - Producción magra. Significa reducir los costos en todas las etapas, desde la producción de bienes hasta la compra de materiales.

Etapas del proceso de adquisición.

Cualquier proceso de adquisición consta de tres grandes bloques: procesar las necesidades de la organización desde el momento de ordenar el pago, la actualización de los catálogos de la información y el trabajo regular obligatorio. Además, los errores siempre deben ser analizados.

Paso 1. Determinación de las necesidades.

La necesidad de la organización de un producto o servicio se formaliza a través de una aplicación interna oficial, que se le asigna un número único. Este documento se convierte en la base legal para todas las acciones posteriores.

Paso 2: Elegir un proveedor

Todos los procedimientos de selección del proveedor se dividen en dos grupos grandes: competitivos y no competitivos.

Los siguientes son competitivos:

Solicitud de cotizaciones.

Los proveedores envían sus ofertas de forma anónima. El que cumple con todos los requisitos y tiene el precio más bajo. El peligro de este método es que no tiene en cuenta la experiencia del proveedor, la calidad del equipo para la instalación, las calificaciones de los especialistas y otros factores importantes.

Subasta.

Implica el comercio en varias etapas. La aplicación va a la que ofrece el precio mínimo. No se consideran otros factores.

Concurso.

Tiene en cuenta la calidad de los servicios, la reputación del proveedor y el precio. El proveedor se selecciona como resultado del análisis de la documentación de la licitación en tres etapas, en cada una de las cuales la selección y la selección de participantes se llevan a cabo de acuerdo con estos criterios.

Solicitud de propuestas.

Los ganadores de la subasta o competencia se seleccionan para el precio y la calidad de los servicios, después de lo cual se evalúan los términos de cooperación.

Un procedimiento no competitivo para encontrar un proveedor es posible solo en un caso, solo una compañía en el mercado ofrece el producto o servicio requerido.

Paso 3: Negociación y Contrato

Las negociaciones con un proveedor se dividen en las siguientes etapas: preparación, haciendo contacto, intercambiando información, llegando a acuerdos, cerrando un acuerdo y analizando.

Para que el proceso tenga éxito, debe conocer claramente su objetivo y seguirlo, estudiar el mercado, mantener un saldo emocional, documentar los resultados de las negociaciones firmando un acuerdo de venta y compra.

El contrato con el proveedor especifica: El nombre exacto del producto / servicio, su cantidad y parámetros.

Un tipo especial de intercambio de bienes y servicios es el proceso de contrato de contratación. En este caso, el cliente es siempre el estado (organización presupuestaria o autoridad pública). El pago por bienes o servicios se realiza del presupuesto estatal.

Paso 4: Recibe las mercancías.

Al recibir las mercancías, la persona responsable firma el documento de aceptación (factura por bienes o acto de trabajo completado para los servicios). Los documentos son estampados por un empleado autorizado que soporta responsabilidad financiera. El control sobre la calidad y la cantidad de bienes / servicios se realiza de acuerdo con el acuerdo de suministro o para la prestación de servicios.

El procedimiento para aceptar productos en el almacén no está regulado de ninguna manera por ley. Para evitar dificultades, observe las siguientes reglas:

• Asigne un número suficiente de personal para descargar los productos y transportarlos al almacén;
• Siempre trabaje claramente bajo el contrato;
• Certifique todos los papeles con los sellos o firmas de las personas responsables.

El Waybill y la factura son dos documentos que deberán tratarse durante la aceptación de los bienes.

El Waybill se elabora en dos copias, para el cliente y para el proveedor. Hay dos tipos de documentos: la Nota de consignación Torg-12 (contiene datos sobre el producto, su cantidad y precio) y el deslizamiento de envío (incluye información sobre la ruta, si hubiera una entrega en automóvil).

La factura se elabora en una copia para el cliente. Él confirma que los bienes han sido entregados y pagados. No está obligado a elaborar una factura para que las organizaciones operen bajo el sistema de impuestos simplificadas. Los que pagan el IVA deben mantenerlos para sujetarlos a la Declaración y reducir la cantidad de impuestos.

Paso 5: Pago de compra

Después de la aceptación exitosa de los bienes, el Departamento de Contabilidad de la Organización reconoce la presencia de cuentas pagaderas al proveedor, que se paga dentro de los términos establecidos por el contrato.

El empleado responsable verifica los parámetros de la factura entrante y la envía al gerente para su aprobación. El jefe de la compañía aprueba la factura firmando el documento correspondiente. Después de eso, se genera una orden de pago.

Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los conceptos clave y los pasos involucrados en la modernización del proceso de adquisición en los sistemas ERP?

La modernización de la adquisición en ERP implica digitalizar el ciclo de adquisición, integrar los datos de los proveedores, automatizar los flujos de trabajo de aprobación y utilizar análisis para la toma de decisiones.