راهنمای فرآیند تدارکات مدرن: مفاهیم و مراحل
فرایند تدارکات از لحظه ای آغاز می شود که سازمان نیاز به یک ماده، محصول یا خدمات از خارج دارد. به محض این که نیاز به تعریف و فرموله شده است، رسمی سازی آن انجام می شود. به عنوان یک نتیجه، پارامترهای خاصی از ضروری تعیین می شود. در عین حال، تعادل قیمت / کیفیت بسیار مهم است، زیرا اگر ویژگی های شیء تدارکات بیش از حد برآورده شود، سازمان باعث خسارت می شود، اگر آنها دست کم گرفته شوند، روند کار تنظیم نخواهد شد.
یک فعالیت تدارکات سازمان یافته به شما اجازه می دهد تا به طور مداوم نیازهای سازمان را به طور مداوم نظارت کنید، به طوری که انبارها سرریز نشوند و در عین حال کمبود کالاها را ایجاد نمی کنند و خدمات هدر نمی رود.
فرآیند تدارکات چیست؟
تدارکات یک فرایند جامع است که شامل چندین مرحله است. قوانینی که بر اساس آن انجام می شود، توسط قانون فعلی تنظیم می شود. مقررات دولتی تضمین وجود شرایطی را که در آن رقابت باز و حمایت از حقوق طرفین امکان پذیر است، تضمین می کند.
فرایند خرید مدرن معمولاً با یک خریدار که نیاز به یک محصول و تهیه مشخصات را تشخیص می دهد ، آغاز می شود.
و فرآیند منابع مبتنی بر بازار از طریق انتخاب یا مناقصه به تعیین محصول و تأمین کننده مناسب کمک می کند. فرآیند تهیه کاملاً پیچیده و چند سطحی است.
به عنوان یک قاعده، یک کارمند جداگانه مسئول سازماندهی و انجام خرید در شرکت است. کمتر، بخش. هدف از کار او هماهنگ سازی روند تدارکات با نیازهای تغییر شرکت است و تداوم آن را تضمین می کند.
وظایف فعلی که فرایند تدارکات باید حل شود عبارتند از:
- ایجاد سهام؛
- جستجو و ایجاد مخاطبین با تامین کنندگان قابل اعتماد؛
- کنترل معقول بودن هزینه ها.
بهترین شیوه های فرآیند تدارکات
سه روش اصلی تدارکات برای موفقیت در دسترس بودن کالاها و ارائه خدمات وجود دارد:
- خرید منظم لازم در دسته های کوچک / برای مدت کوتاهی؛
- خرید در یک دسته بزرگ / برای مدت زمان طولانی؛
- خرید کالاها و سفارش خدمات به موقع، به عنوان مورد نیاز.
در این مورد، یکی از طرح های محبوب برای سازماندهی کل فرآیند می تواند مورد استفاده قرار گیرد:
- سنتی. سهام کالا ایجاد شده است / قراردادی برای ارائه خدمات برای مدت زمان بیش از مورد نیاز است. این تضمین ارائه شرکت را با ضروری تضمین می کند، اما منجر به بیش از حد مصرف منابع و بارگیری انبارها می شود.
- از انگلیسی فقط در زمان - فقط در زمان. خدمات و کالاها تقاضا می شود، در مقادیر محدود و در یک زمان خاص. موجودی به حداقل می رسد یا صفر است.
- از برنامه ریزی مورد نیاز مادی انگلیسی - برنامه ریزی نیاز به مواد. حجم خرید بسته به تقاضا برای کالاها و خدمات تنظیم می شود، نسبت به آن افزایش می یابد و کاهش می یابد.
- از تولید ناب انگلیسی - تولید لاغر. این به معنی کاهش هزینه ها در تمام مراحل، از تولید کالا به خرید مواد است.
مراحل فرآیند تدارکات
هر فرآیند تدارکاتی شامل سه بلوک بزرگ است: پردازش نیازهای سازمان از لحظه سفارش به پرداخت، به روز رسانی کاتالوگ های اطلاعاتی و کار منظم اجباری. علاوه بر این، اشتباهات همیشه باید تجزیه و تحلیل شود.
مرحله 1. تعیین نیازها
نیاز سازمان برای یک محصول یا خدمات از طریق یک برنامه رسمی داخلی رسمی است که یک شماره منحصر به فرد اختصاص داده شده است. این سند مبنای قانونی برای تمام اقدامات بعدی می شود.
مرحله 2: انتخاب یک تامین کننده
تمام روش های انتخاب تامین کننده به دو گروه بزرگ تقسیم می شوند: رقابتی و غیر رقابتی.
موارد زیر رقابتی هستند:
درخواست نقل قول
تامین کنندگان ارائه پیشنهادات خود را ناشناس. یکی که مطابق تمام الزامات است و دارای کمترین قیمت انتخاب شده است. خطر این روش این است که تجربه تامین کننده، کیفیت تجهیزات برای نصب، صلاحیت متخصصان و سایر عوامل مهم را در نظر نمی گیرد.
حراج
این به معنای تجارت در چند مرحله است. این برنامه به کسی که حداقل قیمت را ارائه می دهد، می رود. عوامل دیگر در نظر گرفته نشده است.
مسابقه
کیفیت خدمات، شهرت تامین کننده و قیمت را در نظر می گیرد. تامین کننده به عنوان یک نتیجه از تجزیه و تحلیل اسناد مناقصه در سه مرحله انتخاب شده است، در هر کدام از آنها انتخاب و غربالگری شرکت کنندگان بر اساس این معیارها انجام می شود.
درخواست پیشنهادات
برندگان حراج یا رقابت برای قیمت و کیفیت خدمات انتخاب می شوند، پس از آن شرایط همکاری ارزیابی می شود.
یک روش غیر رقابتی برای پیدا کردن یک تامین کننده تنها در یک مورد امکان پذیر است - تنها یک شرکت در بازار محصول یا خدمات مورد نیاز را ارائه می دهد.
مرحله 3: مذاکره و قرارداد
مذاکرات با تامین کننده به مراحل زیر تقسیم می شود: آماده سازی، برقراری ارتباط، تبادل اطلاعات، دستیابی به توافق، بسته شدن معامله و تجزیه و تحلیل.
برای فرایند موفقیت آمیز، شما باید به وضوح بدانید هدف خود را می دانید، به آن نگاه کنید، بازار را مطالعه کنید، تعادل عاطفی را حفظ کنید، نتایج مذاکرات را با امضای قرارداد فروش و خرید، مستند کنید.
قرارداد با تامین کننده مشخص می کند: نام دقیق محصول / خدمات، مقدار و پارامترهای آن.
نوع خاصی از مبادله کالاها و خدمات فرآیند تدارکات قرارداد است. در این مورد، مشتری همیشه دولت (سازمان بودجه یا مقامات دولتی) است. پرداخت کالا یا خدمات از بودجه دولت انجام می شود.
مرحله 4: کالا را دریافت کنید
پس از دریافت کالا، فرد مسئول سند پذیرش را امضا می کند (صورتحساب برای کالاها یا عمل کار کامل برای خدمات). اسناد توسط یک کارمند مجاز که مسئولیت مالی را دارند، مهر می شود. کنترل کیفیت و کمیت کالا / خدمات مطابق با توافق عرضه یا ارائه خدمات انجام می شود.
روش پذیرش کالاها در انبار به هیچ وجه توسط قانون تنظیم نشده است. برای جلوگیری از مشکلات، قوانین زیر را مشاهده کنید:
- تعداد کافی از پرسنل را برای تخلیه کالاها اختصاص دهید و آنها را به انبار منتقل کنید.
- همیشه به وضوح تحت قرارداد کار کنید
- تمام مقالات را با مهر و موم یا امضاء افراد مسئول تایید کنید.
Waybill و صورتحساب دو اسناد هستند که باید در طول پذیرش کالاها مواجه شوند.
Waybill در دو نسخه، برای مشتری و تامین کننده کشیده شده است. دو نوع اسناد وجود دارد: یادداشت Torg-12 Consignment (حاوی اطلاعات مربوط به محصول، مقدار و قیمت آن) و لغزش حمل و نقل (شامل اطلاعات در مورد مسیر، اگر تحویل توسط ماشین وجود دارد).
فاکتور در یک نسخه برای مشتری کشیده شده است. او تأیید می کند که کالا تحویل داده شده و پرداخت شده است. لازم نیست یک فاکتور را برای سازمان هایی که تحت سیستم مالیاتی ساده شده اند، تهیه کنند. کسانی که مالیات بر ارزش افزوده را می گیرند باید آنها را حفظ کنند تا به اعلامیه پیوست و میزان مالیات را کاهش دهند.
مرحله 5: پرداخت خرید
پس از پذیرش موفقیت آمیز کالاها، بخش حسابداری سازمان، حضور حساب های قابل پرداخت به تامین کننده را به رسمیت می شناسد، که در شرایط تعیین شده توسط قرارداد بازپرداخت می شود.
کارمند مسئول پارامترهای فاکتور ورودی را بررسی می کند و آن را به مدیر برای تایید ارسال می کند. رئیس شرکت با امضای سند مربوطه، صورتحساب را تصویب می کند. پس از آن، سفارش پرداخت تولید می شود.
سوالات متداول
- مفاهیم و مراحل اصلی در نوسازی فرایند تهیه در سیستم های ERP چیست؟
- نوسازی تهیه در ERP شامل دیجیتالی کردن چرخه تهیه ، ادغام داده های تأمین کننده ، خودکار سازی گردش کار تأیید و استفاده از تجزیه و تحلیل برای تصمیم گیری است.
