આધુનિક ખરીદી પ્રક્રિયા માર્ગદર્શિકા: ખ્યાલો અને પગલાંઓ
સંગઠનની પ્રક્રિયાને સંસ્થામાં બહારથી સામગ્રી, ઉત્પાદન અથવા સેવાની જરૂર છે તેમાંથી પ્રારંભ થાય છે. જલદી જ જરૂરિયાત વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે અને રચના કરવામાં આવે છે, તેની ઔપચારિકકરણ કરવામાં આવે છે. પરિણામે, જરૂરીના વિશિષ્ટ પરિમાણો નક્કી કરવામાં આવે છે. તે જ સમયે, કિંમત / ગુણવત્તાનું સંતુલન ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે જો ખરીદીની ઑબ્જેક્ટની લાક્ષણિકતાઓ વધારે પડતી અસર કરે છે, તો સંસ્થા નુકસાન પહોંચાડે છે, જો તેઓ ઓછો થાય છે, તો કાર્ય પ્રક્રિયાને સમાયોજિત કરવામાં આવશે નહીં.
સુવ્યવસ્થિત પ્રાપ્તિ પ્રવૃત્તિ તમને સતત સંગઠનની જરૂરિયાતોને નિરીક્ષણ કરવાની મંજૂરી આપે છે, જેથી વેરહાઉસ ઓવરફ્લો નહીં થાય અને તે જ સમયે માલની તંગી બનાવતી નથી, અને સેવાઓ બગાડવામાં આવતી નથી.
ખરીદી પ્રક્રિયા શું છે
પ્રાપ્તિ એક સાકલ્યવાદી પ્રક્રિયા છે જે ઘણા તબક્કાઓ ધરાવે છે. નિયમો કે જેના આધારે તે કરવામાં આવે છે તે વર્તમાન કાયદા દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે. રાજ્ય નિયમન એ એવી પરિસ્થિતિઓના અસ્તિત્વની ખાતરી આપે છે કે જેના હેઠળ પક્ષોના અધિકારોની ખુલ્લી સ્પર્ધા અને રક્ષણ શક્ય છે.
આધુનિક ખરીદી પ્રક્રિયા સામાન્ય રીતે ખરીદદાર સાથે ઉત્પાદનની જરૂરિયાતને માન્યતા આપે છે અને સ્પષ્ટીકરણ તૈયાર કરે છે.
અને પસંદગી અથવા ટેન્ડરિંગ દ્વારા બજાર આધારિત સોર્સિંગ પ્રક્રિયા યોગ્ય ઉત્પાદન અને સપ્લાયર નક્કી કરવામાં મદદ કરે છે. પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયા એકદમ જટિલ અને મલ્ટિ-લેવલ છે.
એક નિયમ તરીકે, એક અલગ કર્મચારી એન્ટરપ્રાઇઝમાં ખરીદી અને ખરીદી કરવા માટે જવાબદાર છે. સામાન્ય રીતે, એક વિભાગ. તેમના કાર્યનો ઉદ્દેશ એન્ટરપ્રાઇઝની બદલાતી જરૂરિયાતો સાથે પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાને સમન્વયિત કરવાનો છે અને તેની સાતત્યની ખાતરી કરે છે.
વર્તમાન કાર્યો કે જે પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાને ઉકેલવું આવશ્યક છે તેમાં શામેલ છે:
- સ્ટોક બનાવટ
- વિશ્વસનીય સપ્લાયર્સ સાથે સંપર્કો શોધી અને સ્થાપિત કરવું;
- ખર્ચની વાજબીતા પર નિયંત્રણ કરો.
પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયામાં શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો
માલની પ્રાપ્યતા અને સેવાઓની જોગવાઈને સફળતાપૂર્વક નિરીક્ષણ કરવા માટે ત્રણ મુખ્ય પ્રાપ્તિ પદ્ધતિઓ છે:
- નાના બૅચેસમાં જરૂરી નિયમિત ખરીદી / ટૂંકા સમય માટે;
- એક મોટા બેચ / લાંબા સમય સુધી ખરીદી કરો;
- જરૂરી તરીકે, ખરીદી માલ અને ઓર્ડરિંગ સેવાઓ ખરીદી.
આ કિસ્સામાં, સમગ્ર પ્રક્રિયાને આયોજન કરવા માટેની એક લોકપ્રિય યોજનાઓમાંથી એકનો ઉપયોગ કરી શકાય છે:
- પરંપરાગત. માલનો સ્ટોક બનાવવામાં આવ્યો છે / સેવાઓની જોગવાઈ માટે કરાર જરૂરી છે તે જરૂરી એક સમયગાળા માટે કરવામાં આવે છે. તે જરૂરી સાથે એન્ટરપ્રાઇઝની જોગવાઈની ખાતરી આપે છે, પરંતુ સંસાધનોની અતિશયોક્તિ અને વેરહાઉસીસનું ઓવરલોડિંગ તરફ દોરી જાય છે.
- અંગ્રેજીથી જસ્ટ ઇન ટાઇમ - ફક્ત સમય જ. સેવાઓ અને માલ માંગ પર આવે છે, મર્યાદિત માત્રામાં અને ચોક્કસ સમયે. ઇન્વેન્ટરીઝ ઓછી થાય છે અથવા નિલ.
- અંગ્રેજી સામગ્રીની આવશ્યકતા આયોજન માંથી - સામગ્રીની જરૂરિયાતની યોજના. માલસામાન અને સેવાઓ માટેની માંગને આધારે ખરીદીનો જથ્થો ગોઠવવામાં આવે છે, તેના પ્રમાણમાં વધારો અને ઘટાડો થાય છે.
- ઇંગલિશ લીન ઉત્પાદન માંથી - દુર્બળ ઉત્પાદન. તેનો અર્થ એ છે કે માલના ઉત્પાદનમાંથી માલના ઉત્પાદનથી સામગ્રીની ખરીદીમાં ખર્ચ ઘટાડે છે.
ખરીદી પ્રક્રિયાના તબક્કાઓ
કોઈપણ ખરીદી પ્રક્રિયામાં ત્રણ મોટા બ્લોક્સ હોય છે: સંસ્થાની જરૂરિયાતોને ચુકવણી કરવા, માહિતી કેટલોગ અપડેટ કરવા, અને ફરજિયાત નિયમિત કાર્યને અપડેટ કરવાના ક્ષણથી પ્રક્રિયા કરવી. આ ઉપરાંત ભૂલો હંમેશાં વિશ્લેષણ કરવી જોઈએ.
પગલું 1. જરૂરિયાતો નિર્ધારણ
ઉત્પાદન અથવા સેવા માટેની સંસ્થાની જરૂરિયાત સત્તાવાર આંતરિક એપ્લિકેશન દ્વારા ઔપચારિક બનાવવામાં આવી છે, જે એક અનન્ય નંબર અસાઇન કરે છે. આ દસ્તાવેજ પછીની ક્રિયાઓ માટે કાનૂની આધાર બની જાય છે.
પગલું 2: સપ્લાયર પસંદ કરી રહ્યા છીએ
બધી સપ્લાયર પસંદગી પ્રક્રિયાઓ બે મોટા જૂથોમાં વહેંચાયેલી છે: સ્પર્ધાત્મક અને બિન-સ્પર્ધાત્મક.
નીચે સ્પર્ધાત્મક છે:
અવતરણ માટે વિનંતી.
સપ્લાયર્સ તેમની ઑફર્સ અજ્ઞાત રૂપે સબમિટ કરે છે. જે બધી આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે છે અને તેની સૌથી નીચો કિંમત પસંદ કરવામાં આવે છે. આ પદ્ધતિનો ભય એ છે કે તે સપ્લાયરનો અનુભવ, ઇન્સ્ટોલેશન માટે સાધનોની ગુણવત્તા, નિષ્ણાતોની લાયકાત અને અન્ય મહત્વપૂર્ણ પરિબળોને ધ્યાનમાં લેતા નથી.
હરાજી
તે ઘણા તબક્કામાં ટ્રેડિંગ સૂચવે છે. એપ્લિકેશન ઓછામાં ઓછી કિંમત આપે છે તે એકમાં જાય છે. અન્ય પરિબળોને ધ્યાનમાં લેવામાં આવતાં નથી.
સ્પર્ધા.
તે સેવાઓની ગુણવત્તા, સપ્લાયરની પ્રતિષ્ઠા અને કિંમતને ધ્યાનમાં લે છે. સપ્લાયરને ત્રણ તબક્કામાં ટેન્ડર દસ્તાવેજીકરણના વિશ્લેષણના પરિણામે પસંદ કરવામાં આવે છે, જેમાંના દરેકમાં સહભાગીઓની પસંદગી અને સ્ક્રીનીંગ આ માપદંડો અનુસાર કરવામાં આવે છે.
દરખાસ્તો માટે વિનંતી.
હરાજી અથવા સ્પર્ધાના વિજેતાઓની કિંમત અને ગુણવત્તાની ગુણવત્તા માટે પસંદ કરવામાં આવે છે, જેના પછી સહકારની શરતોનું મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે.
સપ્લાયર શોધવાની અસમર્થ પ્રક્રિયા ફક્ત એક જ કેસમાં શક્ય છે - બજારમાં ફક્ત એક જ કંપની આવશ્યક ઉત્પાદન અથવા સેવા પ્રદાન કરે છે.
પગલું 3: વાટાઘાટ અને કરાર
સપ્લાયર સાથેના વાટાઘાટને નીચેના તબક્કામાં વહેંચવામાં આવે છે: તૈયારી, સંપર્ક કરવો, માહિતીનું વિનિમય કરવું, કરાર સુધી પહોંચવું, સોદો બંધ કરવું અને વિશ્લેષણ કરવું.
પ્રક્રિયા સફળ થવા માટે, તમારે તમારા ધ્યેયને સ્પષ્ટ રીતે જાણવાની જરૂર છે અને તેને વળગી રહેવું, બજારનો અભ્યાસ કરવો, ભાવનાત્મક સંતુલન રાખો, વેચાણ અને ખરીદી કરાર પર હસ્તાક્ષર કરીને વાટાઘાટના પરિણામોનું દસ્તાવેજીકરણ કરો.
સપ્લાયર સાથેનો કરાર સ્પષ્ટ કરે છે: ઉત્પાદન / સેવાનું સાચું નામ, તેના જથ્થા અને પરિમાણો.
માલસામાન અને સેવાઓનો વિશિષ્ટ પ્રકાર કરારની ખરીદી પ્રક્રિયા છે. આ કિસ્સામાં, ગ્રાહક હંમેશા રાજ્ય (અંદાજપત્ર સંસ્થા અથવા જાહેર સત્તા) છે. માલ અથવા સેવાઓ માટે ચુકવણી રાજ્યના બજેટમાંથી કરવામાં આવે છે.
પગલું 4: માલ પ્રાપ્ત કરો
માલસામાનની પ્રાપ્તિ પછી, જવાબદાર વ્યક્તિ સ્વીકૃતિ દસ્તાવેજ (માલસામાન માટે ઇન્વૉઇસ અથવા સર્વિસ માટે પૂર્ણ કાર્યની એક્ટ) પર સહી કરે છે. દસ્તાવેજો અધિકૃત કર્મચારી દ્વારા સ્ટેમ્પ કરવામાં આવે છે જે નાણાકીય જવાબદારી ધરાવે છે. માલ / સેવાઓની ગુણવત્તા અને જથ્થા પર નિયંત્રણ પુરવઠો કરાર અથવા સેવાઓની જોગવાઈ અનુસાર કરવામાં આવે છે.
વેરહાઉસમાં માલ સ્વીકારવાની પ્રક્રિયા કાયદા દ્વારા કોઈપણ રીતે નિયંત્રિત થતી નથી. મુશ્કેલીઓ ટાળવા માટે, નીચેના નિયમોનું અવલોકન કરો:
- માલને અનલોડ કરવા અને તેમને વેરહાઉસમાં પરિવહન કરવા માટે પૂરતા પ્રમાણમાં કર્મચારીઓને ફાળવો;
- હંમેશા કરાર હેઠળ સ્પષ્ટ રીતે કામ કરે છે;
- જવાબદાર વ્યક્તિઓના સીલ અથવા હસ્તાક્ષરો સાથેના બધા કાગળોને પ્રમાણિત કરો.
વેબિલ અને ઇન્વૉઇસ એ બે દસ્તાવેજો છે જે માલની સ્વીકૃતિ દરમિયાન વ્યવહાર કરવો પડશે.
ગ્રાહક અને સપ્લાયર માટે વેબિલને બે નકલોમાં દોરવામાં આવે છે. ત્યાં બે પ્રકારના દસ્તાવેજો છે: TOG-12 માલસામાન નોંધ (ઉત્પાદન પરનો ડેટા, તેની જથ્થો અને કિંમત શામેલ છે) અને શિપિંગ સ્લિપ (કાર દ્વારા ડિલિવરી હોય તો, રસ્તા વિશેની માહિતી શામેલ છે).
ગ્રાહક માટે એક કૉપિમાં ઇનવોઇસ દોરવામાં આવે છે. તે પુષ્ટિ કરે છે કે માલ પહોંચાડવામાં અને ચૂકવણી કરવામાં આવી છે. તે સરળ કરવેરા પ્રણાલી હેઠળ સંચાલિત સંસ્થાઓ માટે ઇન્વૉઇસ દોરવાની જરૂર નથી. જે લોકો વેટ ચૂકવે છે તે ઘોષણાને જોડવા અને કરની માત્રાને ઘટાડવા માટે તેમને રાખવા જોઈએ.
પગલું 5: ખરીદી ચુકવણી
માલની સફળ સ્વીકૃતિ પછી, સંસ્થાના એકાઉન્ટિંગ વિભાગ સપ્લાયરને ચૂકવવાપાત્ર એકાઉન્ટ્સની હાજરીને માન્ય કરે છે, જે કરાર દ્વારા સ્થપાયેલી શરતોની અંદર ચૂકવવામાં આવે છે.
જવાબદાર કર્મચારી ઇનકમિંગ ઇન્વેવ્સના પરિમાણોને તપાસે છે અને તેને મંજૂરી માટે મેનેજરને મોકલે છે. કંપનીના વડાએ અનુરૂપ દસ્તાવેજ પર હસ્તાક્ષર કરીને ઇન્વૉઇસને મંજૂરી આપી છે. તે પછી, ચુકવણી ઓર્ડર પેદા થાય છે.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
- ઇઆરપી સિસ્ટમોમાં પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાને આધુનિક બનાવવા માટે શામેલ મુખ્ય ખ્યાલો અને પગલાં શું છે?
- ઇઆરપીમાં પ્રાપ્તિના આધુનિકીકરણમાં પ્રાપ્તિ ચક્રને ડિજિટાઇઝ કરવું, સપ્લાયર ડેટાને એકીકૃત કરવો, મંજૂરી વર્કફ્લોને સ્વચાલિત કરવું અને નિર્ણય લેવા માટે વિશ્લેષણોનો ઉપયોગ કરવો શામેલ છે.
