Modern beszerzési folyamat útmutató: fogalmak és lépések

A beszerzési folyamat akkor kezdődik, amikor a szervezetnek szüksége van egy anyag, termék vagy szolgáltatás kívülről. Amint az igényt meghatározták és megfogalmazzák, a formalizációt elvégzik. Ennek eredményeként meghatározzák a szükséges paramétereket. Ugyanakkor az ár / minőség egyenlege nagyon fontos, mert ha a beszerzési tárgy jellemzői túlbecsültek, a szervezet veszteségeket fog okozni, ha alábecsülik őket, akkor a munkafolyamat nem lesz igazítva.

A jól szervezett közbeszerzési tevékenység lehetővé teszi, hogy folyamatosan figyelemmel kísérje a szervezet igényeit, így a raktárak nem túlcsordulnak, és ugyanakkor nem hoznak létre árut, és a szolgáltatásokat nem pazarolják.

Mi a beszerzési folyamat

A beszerzés egy holisztikus folyamat, amely több szakaszból áll. Az általa elvégzett szabályokat a jelenlegi jogszabályok szabályozzák. Az állami szabályozás garantálja azokat a feltételeket, amelyek alapján nyílt verseny és a felek jogainak védelme lehetséges.

A modern beszerzési folyamat általában azzal kezdődik, hogy a vevő elismeri a termék szükségességét és előkészítést készít.

És a piaci alapú beszerzési folyamat kiválasztáson vagy pályázattal révén segít meghatározni a megfelelő terméket és a beszállítót. A beszerzési folyamat meglehetősen bonyolult és többszintű.

Általános szabályként külön munkavállaló felelős a vállalkozások megszervezéséért és elvégzéséért. Kevésbé gyakori, egy osztály. Munkájának célja, hogy szinkronizálja a beszerzési folyamatot a vállalkozás változó igényeivel, és biztosítsa a folytonosságát.

A beszerzési folyamatnak meg kell oldani kell a jelenlegi feladatokat:

• stock létrehozás;
• A megbízható beszállítókkal való kapcsolatok keresése és létrehozása;
• a költségek ésszerűségének ellenőrzése.

A beszerzési folyamat legjobb gyakorlatai

Három fő beszerzési gyakorlat van az áruk elérhetőségének és szolgáltatások nyújtásának sikeresen figyelembevétele:

• Rendszeres vásárlása a szükséges kis tételekben / rövid ideig;
• vásároljon egy nagy tételben / hosszú ideig;
• Az áruk vásárlása és rendezési szolgáltatások pontosan szükség szerint.

Ebben az esetben az egész folyamat szervezésének népszerű rendszere használható:

1. Hagyományos. Az árukállomány létrejött / szerződést kötött a szolgáltatásnyújtásra a szükséges időszakra. Garantálja a vállalkozás rendelkezését a szükséges, de az erőforrások túllépését és a raktárak túlterhelését eredményezi.
2. Angolul csak időben - csak időben. Szolgáltatások és áruk igény szerint, korlátozott mennyiségben és bizonyos időpontokban. A készletek minimalizálása vagy nulla.
3. Az angol anyagigénytervezés - az anyagok szükségességének tervezése. A vásárlások volumenét az áruk és szolgáltatások iránti kereslettől függően módosítják, növelik és csökkennek arányban.
4. Az angol Lean termelés - Lean termelés. Ez azt jelenti, hogy csökkenti a költségeket minden szakaszban, az áruk termelésétől az anyagok megvásárlásáig.

A beszerzési folyamat szakaszai

Bármely közbeszerzési folyamat három nagy blokkból áll: a szervezet igényeinek feldolgozása a fizetés megrendelésének pillanatától, az információs katalógusok frissítéséhez és a kötelező rendszeres munkához. Ezenkívül a hibákat mindig elemezni kell.

1. lépés: Az igények meghatározása

A szervezet egy termékre vagy szolgáltatásra szükség van hivatalos belső alkalmazással, amely egyedi számmal rendelkezik. Ez a dokumentum az összes későbbi fellépés jogalapja lesz.

2. lépés: Szállító kiválasztása

Minden beszállítói kiválasztási eljárás két nagy csoportra oszlik: versenyképes és nem versenyképes.

A következők versenyképesek:

Idézetek kérése.

A beszállítók névtelenül adják meg. Az, amely megfelel az összes követelménynek, és a legalacsonyabb árat választja. Ennek a módszernek a veszélye, hogy nem veszi figyelembe a beszállító tapasztalatait, a berendezések minőségét, a szakemberek képesítését és más fontos tényezőket.

Árverés.

Ez több szakaszban kereskedik. Az alkalmazás a minimális árat kínálja. Más tényezők nem tekintendők.

Verseny.

Figyelembe veszi a szolgáltatások minőségét, a szállító hírnevét és az árat. A szállítót három szakaszban a pályázati dokumentáció elemzésének eredményeként választják ki, amelyek mindegyikében a résztvevők kiválasztását és szűrését ezen kritériumok szerint végzik.

Pályázati kérelem.

Az aukció vagy a verseny nyertesei a szolgáltatások árától és minőségét választják ki, majd az együttműködési feltételeket értékelik.

A beszerzési feltételek csak egy esetben lehetséges, csak egy esetben - a piacon csak egy vállalat kínálja a szükséges terméket vagy szolgáltatást.

3. lépés: Tárgyalás és szerződés

A szállítóval való tárgyalások a következő szakaszokra vannak osztva: előkészítés, kapcsolatfelvétel, információcsere, megállapodások elérése, üzlet és elemzés lezárása.

Ahhoz, hogy a folyamat sikeres legyen, világosan meg kell ismernie a célját, és ragaszkodik hozzá, tanulmányozza a piacot, tartsa az érzelmi egyensúlyt, dokumentálja a tárgyalások eredményeit az eladási és vásárlási megállapodás aláírásával.

A szerződéssel kötött szerződés meghatározza: a termék / szolgáltatás pontos nevét, mennyisége és paramétereit.

Az áruk és szolgáltatások cseréje a szerződéses beszerzési folyamat. Ebben az esetben az ügyfél mindig az állam (költségvetési szervezet vagy hatóság). Az áruk vagy szolgáltatások kifizetése az állami költségvetésből származik.

4. lépés: Az árut kapja

Az áruk átvételét követően az illetékes személy jelzi az átvételi okmányt (számlázási áruk vagy elvégzett munkavégzés). A dokumentumokat egy meghatalmazott munkavállaló bélyegzi, aki pénzügyi felelősséget visel. Az áruk / szolgáltatások minőségének és mennyiségének ellenőrzését a szállítási megállapodásnak vagy a szolgáltatások nyújtásának megfelelően végzik.

A raktárban lévő áruk elfogadásának eljárását semmilyen módon nem szabályozzák. A nehézségek elkerülése érdekében vegye figyelembe a következő szabályokat:

• elegendő számú személyzetet oszt ki az áruk kirakodására és a raktárba történő szállítására;
• mindig jól működik a szerződés alapján;
• igazolja az összes dokumentumot a felelős személyek pecsétjeivel vagy aláírásaival.

Az úthálózat és a számla két olyan dokumentum, amelyet az áru elfogadása során kell kezelni.

A Waybill két példányban, az ügyfél és a szállító számára készült. Kétféle dokumentumok: a TORG-12 fuvarlevél (adatokat tartalmaz a termék, annak mennyisége és ára) és a szállítási slip (tartalmaz információkat az útvonal, ha volt egy szállítási autóval).

A számla egy példányban készül az ügyfél számára. Megerősíti, hogy az árut kézbesítik és kifizetették. Nem szükséges számlát készíteni az egyszerűsített adózási rendszer keretében működő szervezetek számára. Azok, akik fizetnek az ÁFA-t, meg kell őrizniük őket annak érdekében, hogy csatolhassák a nyilatkozatot és csökkentsék az adók összegét.

5. lépés: Vásárlási fizetés

Az áruk sikeres elfogadása után a szervezet számviteli minisztériuma elismeri a szállítónak fizetendő számlák jelenlétét, amelyet a szerződés által meghatározott feltételek között visszafizetnek.

A felelős munkavállaló ellenőrzi a bejövő számla paramétereit, és jóváhagyásra küldi a menedzsernek. A Társaság vezetője jóváhagyja a számlát a megfelelő dokumentum aláírásával. Ezt követően a fizetési megbízás keletkezik.

Gyakran Feltett Kérdéseket

Melyek a legfontosabb fogalmak és lépések az ERP rendszerekben a beszerzési folyamat modernizálásában?

A beszerzés korszerűsítése az ERP-ben magában foglalja a beszerzési ciklus digitalizálását, a beszállítói adatok integrálását, a jóváhagyási munkafolyamatok automatizálását és az elemzések felhasználását a döntéshozatalhoz.