Panduan Proses Pengadaan Modern: Konsep dan Langkah

Proses pengadaan dimulai sejak organisasi membutuhkan bahan, produk atau layanan dari luar. Segera setelah kebutuhan didefinisikan dan dirumuskan, formasinya dilakukan. Akibatnya, parameter spesifik yang diperlukan ditentukan. Pada saat yang sama, keseimbangan harga / kualitas sangat penting, karena jika karakteristik objek pengadaan terlalu tinggi, organisasi akan menimbulkan kerugian, jika diremehkan, proses kerja tidak akan disesuaikan.

Kegiatan pengadaan yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda untuk terus memantau kebutuhan organisasi, sehingga gudang tidak meluap dan pada saat yang sama tidak menciptakan kekurangan barang, dan layanan tidak terbuang sia-sia.

Apa proses pengadaannya

Pengadaan adalah proses holistik yang terdiri dari beberapa tahap. Aturan yang menurutnya dilakukan diatur oleh perundang-undangan saat ini. Peraturan negara menjamin keberadaan kondisi di mana persaingan terbuka dan perlindungan hak-hak para pihak dimungkinkan.

Proses pembelian modern biasanya dimulai dengan pembeli yang mengenali kebutuhan akan produk dan menyiapkan spesifikasi.

Dan proses sumber berbasis pasar melalui seleksi atau tender membantu menentukan produk dan pemasok yang tepat. Proses pengadaan cukup kompleks dan multi-level.

Sebagai aturan, karyawan terpisah bertanggung jawab untuk mengatur dan melakukan pembelian di perusahaan. Kurang umum, departemen. Tujuan dari karyanya adalah untuk menyinkronkan proses pengadaan dengan perubahan kebutuhan perusahaan dan memastikan kesinambungannya.

Tugas saat ini proses pengadaan harus dipecahkan meliputi:

• penciptaan stok;
• mencari dan membangun kontak dengan pemasok andal;
• kontrol atas kewajaran biaya.

Praktik terbaik dalam proses pengadaan

Ada tiga praktik pengadaan utama untuk berhasil memantau ketersediaan barang dan penyediaan layanan:

• Pembelian reguler yang diperlukan dalam batch kecil / untuk waktu yang singkat;
• Beli dalam satu batch besar / untuk waktu yang lama;
• Membeli barang dan memesan layanan pointwise, sesuai kebutuhan.

Dalam hal ini, salah satu skema populer untuk mengatur seluruh proses dapat digunakan:

1. Tradisional. Stok barang dibuat / kontrak untuk penyediaan layanan disusun untuk jangka waktu yang melebihi yang diperlukan. Ini menjamin ketentuan perusahaan dengan yang diperlukan, tetapi mengarah pada ekspendir sumber daya dan overloading gudang.
2. Dari bahasa Inggris tepat waktu - tepat pada waktunya. Layanan dan barang sesuai permintaan, dalam jumlah terbatas dan pada waktu tertentu. Persediaan diminimalkan atau nihil.
3. Dari bahasa Inggris Perencanaan Persyaratan Bahan - Merencanakan kebutuhan akan bahan. Volume pembelian disesuaikan tergantung pada permintaan barang dan jasa, meningkat dan menurun secara proporsional.
4. Dari bahasa Inggris produksi lean - produksi lean. Ini berarti mengurangi biaya di semua tahap, dari produksi barang dengan pembelian bahan.

Tahap proses pengadaan

Setiap proses pengadaan terdiri dari tiga blok besar: memproses kebutuhan organisasi dari saat pemesanan untuk pembayaran, memperbarui katalog informasi, dan pekerjaan reguler wajib. Selain itu, kesalahan harus selalu dianalisis.

Langkah 1. Penentuan Kebutuhan

Kebutuhan organisasi untuk suatu produk atau layanan diformalkan melalui aplikasi internal resmi, yang ditugaskan nomor unik. Dokumen ini menjadi dasar hukum untuk semua tindakan selanjutnya.

Langkah 2: Memilih pemasok

Semua prosedur pemilihan pemasok dibagi menjadi dua kelompok besar: kompetitif dan tidak kompetitif.

Berikut ini adalah kompetitif:

Permintaan untuk kutipan.

Pemasok mengirimkan penawaran mereka secara anonim. Yang memenuhi semua persyaratan dan memiliki harga terendah dipilih. Bahaya metode ini adalah bahwa itu tidak memperhitungkan pengalaman pemasok, kualitas peralatan untuk instalasi, kualifikasi spesialis dan faktor-faktor penting lainnya.

Lelang.

Ini menyiratkan perdagangan dalam beberapa tahap. Aplikasi ini pergi ke salah satu yang menawarkan harga minimum. Faktor-faktor lain tidak dipertimbangkan.

Kontes.

Ini memperhitungkan kualitas layanan, reputasi pemasok dan harganya. Pemasok dipilih sebagai hasil dari analisis dokumentasi tender dalam tiga tahap, pada masing-masing pemilihan dan penyaringan peserta dilakukan sesuai dengan kriteria ini.

Permintaan proposal.

Pemenang lelang atau kompetisi dipilih untuk harga dan kualitas layanan, setelah itu ketentuan kerja sama dinilai.

Prosedur yang tidak kompetitif untuk menemukan pemasok hanya mungkin dalam satu kasus - hanya satu perusahaan di pasar yang menawarkan produk atau layanan yang diperlukan.

Langkah 3: Negosiasi dan Kontrak

Negosiasi dengan pemasok dibagi menjadi tahap-tahap berikut: persiapan, melakukan kontak, bertukar informasi, mencapai kesepakatan, menutup kesepakatan dan menganalisis.

Agar prosesnya berhasil, Anda perlu mengetahui tujuan Anda dengan jelas, mempelajari pasar, menjaga keseimbangan emosional, mendokumentasikan hasil negosiasi dengan menandatangani perjanjian penjualan dan pembelian.

Kontrak dengan pemasok menentukan: nama tepat dari produk / layanan, kuantitas dan parameternya.

Jenis pertukaran barang dan jasa khusus adalah proses pengadaan kontrak. Dalam hal ini, pelanggan selalu negara (organisasi anggaran atau otoritas publik). Pembayaran untuk barang atau jasa dilakukan dari APBN.

Langkah 4: Terima barang

Setelah menerima barang, orang yang bertanggung jawab menandatangani dokumen penerimaan (faktur untuk barang atau tindakan pekerjaan yang diselesaikan untuk layanan). Dokumen dicap oleh karyawan resmi yang menanggung tanggung jawab keuangan. Kontrol atas kualitas dan kuantitas barang / jasa dilakukan sesuai dengan Perjanjian Pasokan atau untuk penyediaan layanan.

Prosedur untuk menerima barang di gudang tidak diatur dengan cara apa pun oleh hukum. Untuk menghindari kesulitan, amati aturan-aturan berikut:

• mengalokasikan jumlah personel yang cukup untuk menurunkan barang dan mengangkutnya ke gudang;
• Selalu bekerja dengan jelas di bawah kontrak;
• sertifikasi semua makalah dengan segel atau tanda tangan orang yang bertanggung jawab.

Waybill dan faktur adalah dua dokumen yang harus ditangani selama penerimaan barang.

Waybill disusun dalam dua salinan, untuk pelanggan dan pemasok. Ada dua jenis dokumen: Catatan Konsinyasi TORG-12 (berisi data pada produk, kuantitas dan harga) dan slip pengiriman (termasuk informasi tentang rute, jika ada pengiriman dengan mobil).

Faktur disusun dalam satu salinan untuk pelanggan. Dia mengkonfirmasi bahwa barang telah dikirim dan dibayar. Tidak diperlukan untuk menyusun faktur untuk organisasi yang beroperasi di bawah sistem perpajakan yang disederhanakan. Mereka yang membayar PPN harus menyimpannya untuk melekat pada deklarasi dan mengurangi jumlah pajak.

Langkah 5: Pembayaran Pembelian

Setelah berhasil menerima barang, Departemen Akuntansi Organisasi mengakui adanya hutang dagang kepada pemasok, yang dilunasi dalam istilah yang ditetapkan oleh kontrak.

Karyawan yang bertanggung jawab memeriksa parameter faktur yang masuk dan mengirimkannya ke manajer untuk disetujui. Kepala perusahaan menyetujui faktur dengan menandatangani dokumen yang sesuai. Setelah itu, pesanan pembayaran dihasilkan.

Pertanyaan Yang Sering Diajukan

Apa konsep dan langkah -langkah utama yang terlibat dalam memodernisasi proses pengadaan dalam sistem ERP?

Modernisasi pengadaan dalam ERP melibatkan mendigitalkan siklus pengadaan, mengintegrasikan data pemasok, mengotomatiskan alur kerja persetujuan, dan memanfaatkan analitik untuk pengambilan keputusan.