Guida al processo di approvvigionamento moderno: concetti e gradini

Il processo di approvvigionamento inizia dal momento in cui l'organizzazione ha bisogno di materiale, prodotto o servizio dall'esterno. Non appena il bisogno è definito e formulato, la sua formalizzazione viene eseguita. Di conseguenza, sono determinati parametri specifici dei necessari. Allo stesso tempo, il bilanciamento del prezzo / qualità è molto importante, poiché se le caratteristiche dell'oggetto di approvvigionamento sono sovrastampate, l'organizzazione sosterrà perdite, se sono sottovalutati, il processo di lavoro non verrà regolato.

Un'attività di approvvigionamento ben organizzata consente di monitorare costantemente le esigenze dell'organizzazione, in modo che i magazzini non traboccanti e allo stesso tempo non creino una carenza di beni e i servizi non sono sprecati.

Qual è il processo di approvvigionamento

L'approvvigionamento è un processo olistico che consiste in diverse fasi. Le regole in base alle quali sono realizzate sono regolate dalla legislazione vigente. La regolamentazione dello Stato garantisce l'esistenza di condizioni in cui è possibile la concorrenza aperta e la protezione dei diritti delle parti.

Il moderno processo di acquisto di solito inizia con un acquirente che riconosce la necessità di un prodotto e prepara una specifica.

E il processo di approvvigionamento basato sul mercato attraverso la selezione o la gara aiuta a determinare il prodotto e il fornitore giusti. Il processo di approvvigionamento è piuttosto complesso e multi-livello.

Di norma, un dipendente separato è responsabile per l'organizzazione e la conduzione degli acquisti nell'impresa. Meno comunemente, un dipartimento. Lo scopo del suo lavoro è quello di sincronizzare il processo di approvvigionamento con le mutevoli esigenze dell'impresa e garantire la sua continuità.

Le attuali attività che il processo di approvvigionamento deve risolvere includono:

• Creazione di azioni;
• cercare e stabilire contatti con fornitori affidabili;
• controllo sulla ragionevolezza delle spese.

Le migliori pratiche nel processo di approvvigionamento

Esistono tre pratiche di approvvigionamento principali per monitorare con successo la disponibilità di beni e la fornitura di servizi:

• Acquisto regolare dei necessari in piccoli lotti / per un breve periodo;
• acquistare in un grande lotto / per molto tempo;
• Acquistare beni e servizi di ordinazione in senso antiorario, se necessario.

In questo caso, è possibile utilizzare uno dei regimi popolari per l'organizzazione dell'intero processo:

1. Tradizionale. Viene creata una scorta di beni / un contratto per la fornitura di servizi per un periodo superiore a quello richiesto. Garantisce la fornitura dell'impresa con il necessario, ma porta a una sovraespressione di risorse e sovraccarico dei magazzini.
2. Dall'inglese appena in tempo - appena in tempo. Servizi e beni sono disponibili, in quantità limitate e in un determinato momento. Gli inventari sono ridotti al minimo o n.
3. Dalla pianificazione dei requisiti materiali inglesi - Pianificazione della necessità di materiali. Il volume degli acquisti è regolato a seconda della domanda di beni e servizi, aumenti e diminuzioni in proporzione ad esso.
4. Dalla produzione snella inglese - magra produzione. Significa riduzione dei costi in tutte le fasi, dalla produzione di merci all'acquisto di materiali.

Fasi del processo di approvvigionamento

Qualsiasi processo di approvvigionamento è composto da tre grandi blocchi: elaborare le esigenze dell'organizzazione dal momento dell'ordine al pagamento, aggiornare i cataloghi di informazioni e il lavoro regolare obbligatorio. Inoltre, gli errori dovrebbero sempre essere analizzati.

Passaggio 1. Determinazione dei bisogni

La necessità dell'organizzazione per un prodotto o servizio è formalizzato attraverso un'applicazione interna ufficiale, che viene assegnata un numero univoco. Questo documento diventa la base giuridica per tutte le azioni successive.

Passaggio 2: scegliere un fornitore

Tutte le procedure di selezione dei fornitori sono suddivise in due grandi gruppi: competitivi e non competitivi.

Quanto segue sono competitivi:

Richiesta di preventivi.

I fornitori inviano le loro offerte in modo anonimo. Quello che soddisfa tutti i requisiti e viene scelto il prezzo più basso. Il pericolo di questo metodo è che non prende in considerazione l'esperienza del fornitore, la qualità delle attrezzature per l'installazione, le qualifiche di specialisti e altri fattori importanti.

Asta.

Implica la negoziazione in diverse fasi. L'applicazione va a colui che offre il prezzo minimo. Altri fattori non sono considerati.

Concorso.

Tiene in considerazione la qualità dei servizi, la reputazione del fornitore e il prezzo. Il fornitore è selezionato come risultato dell'analisi della documentazione di gara in tre fasi, in ciascuna delle quali la selezione e lo screening dei partecipanti viene effettuata secondo questi criteri.

Richiesta di proposte.

I vincitori dell'asta o della concorrenza sono selezionati per il prezzo e la qualità dei servizi, dopo di che sono valutati i termini di cooperazione.

Una procedura non competitiva per trovare un fornitore è possibile solo in un caso - solo una società sul mercato offre il prodotto o il servizio richiesto.

Passaggio 3: negoziazione e contratto

I negoziati con un fornitore sono suddivisi nelle seguenti fasi: preparazione, effettuare il contatto, lo scambio di informazioni, il raggiungimento di accordi, la chiusura di un affare e analizzando.

Per il processo di successo, è necessario conoscere chiaramente il tuo obiettivo e attenersi ad esso, studiare il mercato, mantenere un equilibrio emotivo, documentare i risultati dei negoziati firmando un accordo di vendita e acquisto.

Il contratto con il fornitore specifica: il nome esatto del prodotto / servizio, della sua quantità e dei parametri.

Un tipo speciale di scambio di beni e servizi è il processo di approvvigionamento del contratto. In questo caso, il cliente è sempre lo stato (organizzazione di bilancio o autorità pubblica). Il pagamento per beni o servizi è effettuato dal bilancio dello Stato.

Passaggio 4: ricevere la merce

Al ricevimento della merce, la persona responsabile firma il documento di accettazione (fattura per beni o atto del lavoro completato per i servizi). I documenti sono stampati da un dipendente autorizzato che porta la responsabilità finanziaria. Il controllo sulla qualità e la quantità di beni / servizi è effettuato in conformità con l'accordo di fornitura o per la fornitura di servizi.

La procedura per accettare le merci al magazzino non è regolata in alcun modo per legge. Per evitare difficoltà, osservare le seguenti regole:

• Assegna un numero sufficiente di personale per scaricare le merci e trasportarli nel magazzino;
• lavorare sempre chiaramente sotto il contratto;
• Certificare tutti i documenti con i sigilli o le firme delle persone responsabili.

La waymill e la fattura sono due documenti che dovranno essere affrontati durante l'accettazione dei beni.

La waymill è redatta in due copie, per il cliente e il fornitore. Esistono due tipi di documenti: la nota di spedizione TORG-12 (contiene dati sul prodotto, la sua quantità e prezzo) e la ricevuta di spedizione (include informazioni sul percorso, se c'era una consegna in auto).

La fattura è elaborata in una copia per il cliente. Conferma che le merci sono state consegnate e pagate. Non è tenuto a redigere una fattura per le organizzazioni che operano nell'ambito del sistema di tassazione semplificato. Coloro che pagano l'IVA dovrebbero tenerli per allegare alla Dichiarazione e ridurre la quantità di tasse.

Passaggio 5: acquisto pagamento

Dopo il successo dell'accettazione dei beni, il dipartimento contabile dell'organizzazione riconosce la presenza di conti da pagare al Fornitore, che è ripagato entro i termini stabiliti dal contratto.

Il dipendente responsabile controlla i parametri della fattura in entrata e lo invia al gestore per l'approvazione. Il capo della società approva la fattura firmando il documento corrispondente. Successivamente, viene generato un ordine di pagamento.

Domande Frequenti

Quali sono i concetti chiave e le fasi coinvolte nella modernizzazione del processo di approvvigionamento nei sistemi ERP?

La modernizzazione degli appalti in ERP prevede la digitalizzazione del ciclo di approvvigionamento, l'integrazione dei dati dei fornitori, l'automazione dei flussi di lavoro di approvazione e l'utilizzo dell'analisi per il processo decisionale.