Mūsdienu iepirkuma procesa rokasgrāmata: koncepcijas un soļi

Iepirkuma process sākas no brīža, kad organizācijai ir nepieciešams materiāls, produkts vai pakalpojums no ārpuses. Tiklīdz vajadzība ir noteikta un formulēta, tiek veikta tās formalizācija. Tā rezultātā tiek noteikti konkrēti nepieciešamie parametri. Tajā pašā laikā cenu / kvalitātes līdzsvars ir ļoti svarīgs, jo, ja iepirkuma objekta īpašības ir pārvērtētas, organizācijai radīs zaudējumus, ja tie tiek novērtēti par zemu, darba process netiks pielāgots.

Labi organizēta iepirkuma darbība ļauj pastāvīgi uzraudzīt organizācijas vajadzības, lai noliktavas nebūtu pārplūdušas, un tajā pašā laikā neradītu preču trūkumu, un pakalpojumi netiek izšķērdēti.

Kāds ir iepirkuma process

Iepirkums ir holistisks process, kas sastāv no vairākiem posmiem. Noteikumi, saskaņā ar kuriem to veic, regulē spēkā esošie tiesību akti. Valsts regulējums garantē nosacījumu esamību, saskaņā ar kuriem ir iespējama atvērta konkurence un pušu tiesību aizsardzība.

Mūsdienu pirkšanas process parasti sākas ar pircēju, kurš atzīst vajadzību pēc produkta un sagatavo specifikāciju.

Un uz tirgus balstīts iegūšanas process, izmantojot atlasi vai konkursus, palīdz noteikt pareizo produktu un piegādātāju. Iepirkuma process ir diezgan sarežģīts un daudzlīmeņu.

Parasti atsevišķs darbinieks ir atbildīgs par pirkumu organizēšanu un veikšanu uzņēmumā. Mazāk, departaments. Viņa darba mērķis ir sinhronizēt iepirkuma procesu ar uzņēmuma mainīgajām vajadzībām un nodrošināt tās nepārtrauktību.

Pašreizējie uzdevumi, ko iepirkuma process ir atrisināt, ietver:

• krājumu izveide;
• meklējot un izveidojot kontaktus ar uzticamiem piegādātājiem;
• kontrolēt izdevumu pamatotību.

Labākā prakse iepirkuma procesā

Ir trīs galvenās iepirkuma prakses, lai veiksmīgi uzraudzītu preču pieejamību un pakalpojumu sniegšanu:

• Regulāra iegāde nepieciešamo mazās partijās / uz īsu laiku;
• iegādāties vienā lielā partijā / ilgu laiku;
• Preču pirkšana un pasūtīšanas pakalpojumi, pēc vajadzības.

Šādā gadījumā var izmantot vienu no populārākajām shēmām, lai organizētu visu procesu:

1. Tradicionāls. Preču krājums tiek izveidots / līgums par pakalpojumu sniegšanas tiek sastādīts uz laiku, kas pārsniedz vajadzīgo. Tas garantē uzņēmuma nodrošināšanu ar nepieciešamo, bet noved pie pārmērīgas resursu un noliktavu pārslodzes pārlūkošanas.
2. No angļu valodas tikai laikā - tikai laikā. Pakalpojumi un preces nāk pēc pieprasījuma ierobežotā daudzumā un noteiktā laikā. Krājumi ir minimāli vai nulle.
3. No angļu valodas materiālās prasības - plānot nepieciešamību pēc materiāliem. Pirkumu apjoms tiek koriģēts atkarībā no pieprasījuma pēc precēm un pakalpojumiem, palielinās un samazinās proporcionāli.
4. No angļu liesās ražošanas - liesās ražošanu. Tas nozīmē izmaksu samazināšanu visos posmos, no preču izgatavošanas līdz materiālu iegādei.

Iepirkuma procesa posmi

Jebkurš iepirkuma process sastāv no trim lieliem blokiem: organizācijas vajadzību apstrāde no pasūtīšanas brīža maksājuma, atjauninot informācijas katalogus un obligātu regulāru darbu. Turklāt kļūdas vienmēr jāanalizē.

1. solis. Vajadzību noteikšana

Organizācijas vajadzība pēc produkta vai pakalpojuma ir oficiāla, izmantojot oficiālu iekšējo pieteikumu, kas piešķirts unikāls numurs. Šis dokuments kļūst par visu turpmāko darbību juridisko pamatu.

2. solis: piegādātāja izvēle

Visas piegādātāju atlases procedūras ir sadalītas divās lielās grupās: konkurētspējīga un nekonkurējoša.

Turpmāk ir konkurētspējīgas:

Pieprasījums par citātiem.

Piegādātāji iesniedz savus piedāvājumus anonīmi. Tas, kas atbilst visām prasībām, un ir izvēlēta zemākā cena. Šīs metodes draudi ir tāda, ka tā neņem vērā piegādātāja pieredzi, uzstādīšanas iekārtas kvalitāti, speciālistu kvalifikāciju un citus svarīgus faktorus.

Izsole.

Tas nozīmē tirdzniecību vairākos posmos. Pieteikums iet uz to, kas piedāvā minimālo cenu. Citi faktori netiek ņemti vērā.

Konkurss.

Tajā ņem vērā pakalpojumu kvalitāti, piegādātāja reputāciju un cenu. Piegādātājs tiek izvēlēts kā rezultātā analīzes konkursa dokumentācijas trīs posmos, katrā no kuriem atlases un pārbaudes dalībnieku tiek veikta saskaņā ar šiem kritērijiem.

Pieprasījums iesniegt priekšlikumus.

Izsoles vai konkursa uzvarētāji ir izvēlēti par pakalpojumu cenu un kvalitāti, pēc kura tiek novērtēti sadarbības noteikumi.

Nekonkurētspējīga procedūra piegādātāja atrašanai ir iespējama tikai vienā gadījumā - tikai viens uzņēmums tirgū piedāvā nepieciešamo produktu vai pakalpojumu.

3. solis: sarunas un līgums

Sarunas ar piegādātāju ir iedalītas šādos posmos: sagatavošana, sazināšanās ar informāciju, apmainoties ar nolīgumiem, noslēdzot darījumu un analīzi.

Lai process būtu veiksmīgs, jums ir skaidri jāzina jūsu mērķis un pieturēties pie tā, izpētīt tirgu, saglabāt emocionālu līdzsvaru, dokumentēt sarunu rezultātus, parakstot pārdošanas un pirkšanas līgumu.

Līgums ar piegādātāju nosaka: precīzu produkta / pakalpojuma nosaukumu, tā daudzumu un parametrus.

Īpašs preču un pakalpojumu apmaiņas veids ir līguma iepirkuma process. Šādā gadījumā klients vienmēr ir valsts (budžeta organizācija vai valsts iestāde). Samaksa par precēm vai pakalpojumiem tiek veikta no valsts budžeta.

4. solis: saņemt preces

Saņemot preces, atbildīgā persona paraksta pieņemšanas dokumentu (rēķins par precēm vai pabeigto darbu darbu). Dokumentus apzīmogo pilnvarots darbinieks, kas uzņemas finansiālu atbildību. Preču / pakalpojumu kvalitātes un daudzuma kontrole tiek veikta saskaņā ar piegādes līgumu vai pakalpojumu sniegšanu.

Preču pieņemšanas kārtība noliktavā netiek nekādā veidā regulēta ar likumu. Lai izvairītos no grūtībām, ievērojiet šādus noteikumus: \ t

• Piešķirt pietiekamu skaitu personāla, lai izkraut preces un transportētu tos noliktavā;
• vienmēr strādājiet skaidri saskaņā ar līgumu;
• Apstipriniet visus dokumentus ar atbildīgo personu zīmogiem vai parakstiem.

Maršruta un rēķins ir divi dokumenti, kas būs jārisina preču pieņemšanas laikā.

Mariņa tiek sastādīts divos eksemplāros, klientam un piegādātājam. Ir divu veidu dokumenti: Torg-12 pavadzīme (satur datus par produktu, tā daudzumu un cenu) un piegādes slip (ietver informāciju par maršrutu, ja tur bija piegāde ar automašīnu).

Rēķins ir sastādīts vienā eksemplārā klientam. Viņš apstiprina, ka preces ir piegādātas un samaksātas. Nav nepieciešams sastādīt rēķinu par organizācijām, kas darbojas saskaņā ar vienkāršoto nodokļu sistēmu. Tie, kas maksā PVN, būtu jāsaglabā tie, lai pievienotu deklarāciju un samazinātu nodokļu summu.

5. solis: pirkuma maksājums

Pēc veiksmīgas preču pieņemšanas organizācijas grāmatvedības departaments atzīst piegādātājam maksājamo kontu klātbūtni, kas tiek atmaksāts līgumā noteiktajos termiņos.

Atbildīgā darbinieka pārbauda ienākošā rēķina parametrus un nosūta to vadītājam apstiprināšanai. Uzņēmuma vadītājs apstiprina rēķinu, parakstot atbilstošo dokumentu. Pēc tam tiek ģenerēts maksājuma uzdevums.

Bieži Uzdotie Jautājumi

Kādi ir galvenie jēdzieni un soļi, kas saistīti ar iepirkuma procesa modernizēšanu ERP sistēmās?

Iepirkumu modernizēšana ERP ietver iepirkuma cikla digitalizāciju, piegādātāju datu integrēšanu, apstiprināšanas darbplūsmu automatizēšanu un analītikas izmantošanu lēmumu pieņemšanai.