मॉडर्न प्रोक्यमेंट प्रक्रिया मार्गदर्शक: संकल्पना आणि चरण
या घटनेपासून सुरू होणारी प्रक्रिया सुरू होते कारण संस्थेला बाहेरून सामग्री, उत्पादन किंवा सेवा आवश्यक आहे. जेव्हा गरज परिभाषित आणि तयार केली जाते तेव्हा त्याचे औपचारिकरण केले जाते. परिणामी, आवश्यक विशिष्ट मापदंड निर्धारित केले जातात. त्याच वेळी, किंमत / गुणवत्तेची शिल्लक फार महत्वाची आहे, कारण खरेदी ऑब्जेक्टची वैशिष्ट्ये जास्त प्रमाणात वाढली असल्यास, ते कमी झाल्यास संघटना नुकसान होईल, कार्य प्रक्रिया समायोजित केली जाणार नाही.
एक सुव्यवस्थित खरेदी क्रियाकलाप आपल्याला सतत संस्थेच्या गरजा नियंत्रित करण्यास अनुमती देते, जेणेकरून वेअरहाऊस ओव्हरफ्लो नसतात आणि त्याच वेळी मालांची कमतरता तयार करू शकत नाही आणि सेवा व्यर्थ नाहीत.
खरेदी प्रक्रिया काय आहे
खरेदी ही एक समग्र प्रक्रिया आहे ज्यामध्ये अनेक टप्प्यांचा समावेश आहे. जे केले जाते त्यानुसार नियम सध्याच्या कायद्याद्वारे नियंत्रित केले जातात. राज्य नियमन ज्या अटींच्या अस्तित्वाची हमी देतात आणि पक्षांच्या हक्कांचे संरक्षण शक्य आहे.
आधुनिक खरेदी प्रक्रिया सामान्यत: खरेदीदारास उत्पादनाची आवश्यकता ओळखून आणि तपशील तयार करून सुरू होते.
आणि निवड किंवा निविदाद्वारे बाजार-आधारित सोर्सिंग प्रक्रिया योग्य उत्पादन आणि पुरवठादार निश्चित करण्यात मदत करते. खरेदी प्रक्रिया बर्‍यापैकी जटिल आणि बहु-स्तरीय आहे.
नियम म्हणून, एंटरप्राइझमध्ये खरेदी आयोजित आणि आयोजित करण्यासाठी एक स्वतंत्र कर्मचारी जबाबदार आहे. सामान्यतः, विभाग. एंटरप्राइजच्या बदलत्या गरजा सह खरेदी प्रक्रिया समक्रमित करणे आणि त्याचे सातत्य राखणे हे त्याच्या कामाचे उद्दीष्ट आहे.
खरेदी प्रक्रियेस सुधारणे आवश्यक आहे की वर्तमान कार्ये:
- स्टॉक निर्मिती;
- विश्वसनीय पुरवठादारांसह संपर्क शोधणे आणि स्थापित करणे;
- खर्चाच्या तर्कशुद्धतेवर नियंत्रण ठेवा.
खरेदी प्रक्रियेत सर्वोत्तम पद्धती
वस्तूंची उपलब्धता आणि सेवांच्या तरतुदीचे यशस्वीरित्या परीक्षण करण्यासाठी तीन मुख्य खरेदी पद्धती आहेत:
- लहान बॅचमध्ये / कमी वेळेसाठी आवश्यक नियमित खरेदी;
- एका मोठ्या बॅचमध्ये / बर्याच काळासाठी खरेदी करा;
- आवश्यकतेनुसार वस्तू खरेदी करणे आणि ऑर्डर करणे.
या प्रकरणात, संपूर्ण प्रक्रिया आयोजित करण्यासाठी लोकप्रिय योजनांचा वापर केला जाऊ शकतो:
- पारंपारिक. वस्तूंचे स्टॉक तयार केले आहे / सेवांच्या तरतुदीसाठी एक करार आवश्यक असलेल्या कालावधीसाठी काढला जातो. हे आवश्यक असलेल्या उपक्रमाची तरतूद हमी देते, परंतु गोदामांच्या संसाधने आणि ओव्हरलोडिंगचे ओव्हरलोडिंग करते.
- इंग्रजीतून फक्त वेळेत - फक्त वेळेत. सेवा आणि वस्तूंची मागणी मर्यादित प्रमाणात आणि निश्चित वेळी येते. सूची कमी किंवा शून्य आहे.
- इंग्रजीतून भौतिक आवश्यकता नियोजन - सामग्रीची गरज नियोजन. वस्तू आणि सेवांच्या मागणीनुसार, वाढ आणि त्यावरील प्रमाणानुसार खरेदीची किंमत समायोजित केली जाते.
- इंग्रजीतून दुबळे उत्पादन - दुबळे उत्पादन. याचा अर्थ वस्तूंच्या उत्पादनातून वस्तूंच्या उत्पादनातून, सर्व टप्प्यावर खर्च कमी करणे.
खरेदी प्रक्रिया च्या अवस्था
कोणत्याही खरेदी प्रक्रियेत तीन मोठ्या ब्लॉक्स असतात: पेमेंट, माहिती कॅटलॉग आणि अनिवार्य नियमित कार्य अद्यतनित करण्याच्या या क्षणी संस्थेच्या गरजांवर प्रक्रिया करणे. याव्यतिरिक्त, चुका नेहमीच विश्लेषित केल्या पाहिजेत.
चरण 1. गरजा निर्धारण
एखाद्या उत्पादन किंवा सेवेसाठी संस्थेची गरज अधिकृत अंतर्गत अनुप्रयोगाद्वारे औपचारिक आहे, ज्यास एक अद्वितीय क्रमांक नियुक्त केला जातो. सर्व पुढच्या क्रियांसाठी हा दस्तऐवज कायदेशीर आधार बनतो.
चरण 2: पुरवठादार निवडणे
सर्व पुरवठादार निवड प्रक्रिया दोन मोठ्या गटांमध्ये विभागली आहेत: स्पर्धात्मक आणि नॉन-स्पर्धात्मक.
खालील स्पर्धात्मक आहेत:
कोट्ससाठी विनंती.
पुरवठादार अनामिकपणे त्यांची ऑफर सबमिट करतात. जो सर्व गरजा पूर्ण करतो आणि सर्वात कमी किंमत निवडली आहे. या पद्धतीचा धोका असा आहे की तो पुरवठादाराचा अनुभव, स्थापनेसाठी उपकरणे गुणवत्ता, विशेषज्ञ आणि इतर महत्त्वाच्या घटकांची पात्रता लक्षात घेत नाही.
लिलाव
हे अनेक टप्प्यात व्यापार सूचित करते. अनुप्रयोग कमीतकमी किंमत देतो. इतर घटक मानले जात नाहीत.
स्पर्धा
हे सेवांची गुणवत्ता, पुरवठादार आणि किंमतीची प्रतिष्ठा घेते. पुरवठादार तीन टप्प्यांत निविदा दस्तऐवजाच्या विश्लेषणाच्या परिणामी निवडले जाते, त्यापैकी प्रत्येकामध्ये सहभागींची निवड आणि स्क्रीनिंग हे या निकषानुसार केले जाते.
प्रस्तावांसाठी विनंती.
लिलाव किंवा स्पर्धांचे विजेते निवडणुकीच्या किंमती आणि गुणवत्तेसाठी निवडले जातात, त्यानंतर सहकार्याचे अटी मूल्यांकन केल्या जातात.
पुरवठादार शोधण्यासाठी एक असंबद्ध प्रक्रिया शक्य आहे फक्त एका प्रकरणात - बाजारातील फक्त एक कंपनी आवश्यक उत्पादन किंवा सेवा प्रदान करते.
चरण 3: वाटाघाटी आणि करार
पुरवठादारासह वाटाघाटी खालील टप्प्यात विभागली जातात: तयार करणे, संपर्क साधणे, माहितीचे देवाणघेवाण करणे, करार करणे, करार बंद करणे, करार बंद करणे आणि विश्लेषण करणे.
प्रक्रियेत यशस्वी होण्यासाठी, आपल्याला आपले ध्येय जाणून घेणे आणि त्यास चिकटून रहावे लागेल, बाजाराचा अभ्यास करा, भावनिक शिल्लक ठेवा, विक्री आणि खरेदी करारावर स्वाक्षरी करून वाटाघाटीचे परिणाम दस्तऐवजीकरण करा.
पुरवठादाराशी करार निर्दिष्ट करतो: उत्पादन / सेवा, त्याचे प्रमाण आणि पॅरामीटर्सचे अचूक नाव.
वस्तू आणि सेवा विशेष प्रकारचे एक्सचेंज प्रक्रिया प्रक्रिया प्रक्रिया प्रक्रिया आहे. या प्रकरणात, ग्राहक नेहमीच राज्य (बजेटरी संस्था किंवा सार्वजनिक प्राधिकरण) असतो. वस्तू किंवा सेवांसाठी पैसे राज्य बजेटमधून केले जातात.
चरण 4: वस्तू प्राप्त करा
वस्तू मिळाल्यानंतर, जबाबदार व्यक्ती स्वीकृती दस्तऐवज (वस्तूंसाठी पूर्ण कामाच्या कार्यासाठी चलन) दर्शविते. कागदपत्रे अधिकृत कर्मचार्यांद्वारे मुद्रित आहेत जी आर्थिक जबाबदारी घेते. गुणवत्तेवर नियंत्रण आणि वस्तू / सेवांवर नियंत्रण पुरवठा करारानुसार किंवा सेवांच्या तरतुदीनुसार केले जाते.
वेअरहाऊसमध्ये वस्तू स्वीकारण्याची प्रक्रिया कायद्याने कोणत्याही प्रकारे नियमन केलेली नाही. अडचणी टाळण्यासाठी खालील नियमांचे पालन करा:
- वस्तू अनलोड करण्यासाठी आणि त्यांना वेअरहाऊसमध्ये आणण्यासाठी पुरेसे कर्मचारी वाटप करा;
- नेहमी कॉन्ट्रॅक्ट अंतर्गत स्पष्टपणे कार्य करा;
- जबाबदार व्यक्तींच्या सील किंवा स्वाक्षरीसह सर्व कागदपत्रे प्रमाणित करा.
वेबिल आणि चलन दोन दस्तऐवज आहेत जे वस्तूंच्या स्वीकृती दरम्यान हाताळले जातील.
ग्राहक आणि पुरवठादारासाठी, दोन प्रतींमध्ये वेबिल काढला जातो. दोन प्रकारचे कागदपत्र आहेत: टॉर्फ -12 मालवाहतूक नोट (उत्पादनावरील डेटा, त्याची मात्रा आणि किंमत) आणि शिपिंग स्लिपमध्ये (कारद्वारे वितरण असल्यास मार्ग बद्दल माहिती समाविष्ट आहे).
चलन ग्राहकांसाठी एक प्रत तयार केले आहे. तो पुष्टी करतो की वस्तू वितरीत केल्या जातात आणि देय देतात. सरलीकृत कर व्यवस्थेच्या अंतर्गत कार्यरत असलेल्या संस्थांसाठी चलन काढण्याची गरज नाही. व्हॅटला घोषित करणे आवश्यक आहे आणि करांची रक्कम कमी करण्यासाठी त्यांना ठेवावे.
चरण 5: खरेदी भरणा
वस्तूंच्या यशस्वी स्वीकृतीनंतर संस्थेच्या खात्याची खाती पुरवठादारास देय खात्यांची उपस्थिती ओळखते, जी कॉन्ट्रॅक्टद्वारे स्थापित केलेल्या अटींमध्ये परतफेड केली जाते.
जबाबदार कर्मचारी येणार्या चलनाचे पॅरामीटर्स तपासते आणि त्यास मंजूरीसाठी व्यवस्थापकास पाठवते. कंपनीचे प्रमुख संबंधित दस्तऐवजावर स्वाक्षरी करून पावतास मान्यता देतात. त्यानंतर, एक पेमेंट ऑर्डर तयार केला जातो.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
- ईआरपी सिस्टममध्ये खरेदी प्रक्रियेचे आधुनिकीकरण करण्यात मुख्य संकल्पना आणि चरण कोणती आहेत?
- ईआरपीमध्ये खरेदीचे आधुनिकीकरण म्हणजे खरेदी चक्राचे डिजिटलायझेशन, पुरवठादार डेटा एकत्रित करणे, मंजूरी वर्कफ्लो स्वयंचलित करणे आणि निर्णयासाठी विश्लेषणेचा वापर करणे समाविष्ट आहे.
