Moderne inkoopprocesgids: concepten en stappen

Het inkoopproces begint vanaf het moment dat de organisatie van buitenaf een materiaal, product of dienst van de buitenkant nodig heeft. Zodra de behoefte is gedefinieerd en geformuleerd, wordt de formalisering uitgevoerd. Dientengevolge worden specifieke parameters van noodzakelijk bepaald. Tegelijkertijd is het saldo van de prijs / kwaliteit erg belangrijk, omdat als de kenmerken van het inkoopobject worden overschat, de organisatie zal verliezen, als ze worden onderschat, wordt het werkproces niet aangepast.

Met een goed georganiseerde inkoopactiviteit kunt u voortdurend toezicht houden op de behoeften van de organisatie, zodat magazijnen niet overlopen en tegelijkertijd geen tekort aan goederen creëren en de diensten niet worden verspild.

Wat is het inkoopproces

Inkoop is een holistisch proces dat uit verschillende fasen bestaat. De regels volgens het waarnaar wordt uitgevoerd worden geregeld door de huidige wetgeving. Staatsregulering garandeert het bestaan ​​van omstandigheden waaronder open concurrentie en bescherming van de rechten van de partijen mogelijk is.

Het moderne aankoopproces begint meestal met een koper die een behoefte aan een product herkent en een specificatie voorbereidt.

En het marktgebaseerde sourcingproces door selectie of aanbesteding helpt bij het bepalen van het juiste product en de leverancier. Het inkoopproces is vrij complex en multi-level.

In de regel is een afzonderlijke werknemer verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van aankopen in de onderneming. Minder vaak, een afdeling. Het doel van zijn werk is om het inkoopproces met de veranderende behoeften van de onderneming te synchroniseren en de continuïteit ervan te verzekeren.

De huidige taken die het inkoopproces moeten oplossen, omvatten:

• beurscreatie;
• zoeken en oprichten van contacten met betrouwbare leveranciers;
• controle over de redelijkheid van uitgaven.

Beste praktijken in het aanbestedingsproces

Er zijn drie belangrijke aanbestedingspraktijken om de beschikbaarheid van goederen en het leveren van diensten met succes te volgen:

• regelmatige aankoop van het noodzakelijke in kleine batches / voor een korte tijd;
• aankoop in één grote batch / voor een lange tijd;
• Goederen kopen en dienstverbeteren, indien nodig.

In dit geval kan een van de populaire schema's voor het organiseren van het hele proces worden gebruikt:

1. Traditioneel. Een voorraad van goederen wordt gecreëerd / een contract voor het verstrekken van diensten wordt opgesteld voor een periode van meer dan de vereiste. Het garandeert de verstrekking van de onderneming met het nodige, maar leidt tot een overpassing van middelen en overbelasting van magazijnen.
2. Van Engels net in de tijd - net op tijd. Diensten en goederen komen op aanvraag, in beperkte hoeveelheden en op een bepaalde tijd. Voorraden zijn geminimaliseerd of nul.
3. Van de Engelse Material eisplanning - de behoefte aan materialen plannen. Het volume aan aankopen wordt aangepast afhankelijk van de vraag naar goederen en diensten, verhoogt en neemt het in verhouding mee.
4. Van de Engelse Lean productie - Lean productie. Het betekent het verminderen van de kosten in alle stadia, van de productie van goederen tot de aankoop van materialen.

Stadia van het inkoopproces

Elk inkoopproces bestaat uit drie grote blokken: het verwerken van de behoeften van de organisatie vanaf het moment van bestellen tot betaling, het bijwerken van informatiecatalogi en een verplichte regels werk. Bovendien moeten fouten altijd worden geanalyseerd.

Stap 1. Bepaling van de behoeften

De behoefte van de organisatie voor een product of dienst wordt geformaliseerd via een officiële interne toepassing, die een uniek nummer heeft toegewezen. Dit document wordt de rechtsgrondslag voor alle volgende acties.

Stap 2: Een leverancier kiezen

Alle procedures voor leveranciersselectie zijn verdeeld in twee grote groepen: concurrerend en niet-competitief.

Het volgende is competitief:

Verzoek om offertes.

Leveranciers dienen hun aanbiedingen anoniem in. Degene die voldoet aan alle vereisten en heeft de laagste prijs gekozen. Het gevaar van deze methode is dat het geen rekening houdt met de ervaring van de leverancier, de kwaliteit van apparatuur voor installatie, de kwalificaties van specialisten en andere belangrijke factoren.

Veiling.

Het impliceert handelen in verschillende fasen. De applicatie gaat naar degene die de minimumprijs biedt. Andere factoren worden niet overwogen.

Wedstrijd.

Het houdt rekening met de kwaliteit van de diensten, de reputatie van de leverancier en de prijs. De Leverancier wordt geselecteerd als gevolg van de analyse van de aanbestedingsdocumentatie in drie fasen, bij elk waarvan de selectie en screening van deelnemers wordt uitgevoerd volgens deze criteria.

Verzoek om voorstellen.

De winnaars van de veiling of concurrentie zijn geselecteerd voor de prijs en kwaliteit van de diensten, waarna de samenwerkingsvoorwaarden worden beoordeeld.

Een niet-competitieve procedure voor het vinden van een leverancier is alleen in één geval mogelijk - slechts één bedrijf op de markt biedt het vereiste product of de service.

Stap 3: Onderhandeling en contract

Onderhandelingen met een leverancier zijn onderverdeeld in de volgende fasen: Voorbereiding, contact maken, informatie uitwisselen, overeenkomsten bereiken, een deal sluiten en analyseren.

Voor het proces om succesvol te zijn, moet u uw doel duidelijk kennen en eraan blijven, de markt bestuderen, een emotioneel evenwicht houden, de resultaten van onderhandelingen documenteren door een verkoop- en aankoopovereenkomst te ondertekenen.

Het contract met de leverancier specificeert: de exacte naam van het product / de service, de hoeveelheid en parameters ervan.

Een speciaal type uitwisseling van goederen en diensten is het proces inzake contractopdrachten. In dit geval is de klant altijd de staat (begrotingsorganisatie of overheidsinstantie). Betaling voor goederen of diensten wordt uitgevoerd van het staatsbegroting.

Stap 4: ontvang de goederen

Na ontvangst van de goederen ondertekent de verantwoordelijke persoon het acceptatiedocument (factuur voor goederen of handeling van voltooid werk voor diensten). Documenten worden gestempeld door een geautoriseerde werknemer die financiële verantwoordelijkheid draagt. Controle over de kwaliteit en kwantiteit van goederen / diensten wordt uitgevoerd in overeenstemming met de toeleveringsovereenkomst of voor het verlenen van diensten.

De procedure voor het accepteren van goederen in het magazijn wordt op geen enkele manier geregeld. Neem de volgende regels in om moeilijkheden te voorkomen:

• Wijs een voldoende aantal personeel toe om de goederen te lossen en deze naar het magazijn te vervoeren;
• Werk altijd duidelijk onder het contract;
• certificeer alle papieren met de afdichtingen of handtekeningen van de verantwoordelijke personen.

De Waybill and Factuur zijn twee documenten die tijdens de acceptatie van de goederen moeten worden behandeld.

De Waybill wordt opgesteld in twee exemplaren, voor de klant en de leverancier. Er zijn twee soorten documenten: de vrachtbrief van de TACL-12 (bevat gegevens over het product, de hoeveelheid en de prijs) en de verzendlip (inclusief informatie over de route, als er een levering met de auto was).

De factuur wordt opgesteld in één exemplaar voor de klant. Hij bevestigt dat de goederen zijn afgeleverd en betaald. Het is niet verplicht om een ​​factuur op te stellen voor organisaties die onder het vereenvoudigde belastingstelsel werken. Degenen die BTW betalen, moeten ze houden om aan de verklaring te hechten en het bedrag aan belastingen te verminderen.

Stap 5: Betaling kopen

Na een succesvolle aanvaarding van de goederen erkent de boekhoudafdeling van de Organisatie de aanwezigheid van rekeningen die aan de leverancier worden betaald, die wordt terugbetaald binnen de door het contract vastgestelde termen.

De verantwoordelijke medewerker controleert de parameters van de inkomende factuur en verzendt het naar de manager ter goedkeuring. Het hoofd van het bedrijf keurt de factuur goed door het bijbehorende document te ondertekenen. Daarna wordt een betalingsopdracht gegenereerd.

Veelgestelde Vragen

Wat zijn de belangrijkste concepten en stappen die betrokken zijn bij het moderniseren van het inkoopproces in ERP -systemen?

Het moderniseren van inkoop in ERP omvat het digitaliseren van de inkoopcyclus, het integreren van leveranciersgegevens, het automatiseren van goedkeuringsworkflows en het gebruik van analyses voor besluitvorming.