Moderne anskaffelsesprosesshåndbok: Konsepter og trinn

Anskaffelsesprosessen starter fra det øyeblikket organisasjonen trenger et materiale, produkt eller en tjeneste fra utsiden. Så snart behovet er definert og formulert, utføres formaliseringen. Som et resultat bestemmes spesifikke parametere av nødvendig. Samtidig er balansen av pris / kvalitet svært viktig, fordi hvis egenskapene til anskaffelsesobjektet blir overvurdert, vil organisasjonen pådra seg tap, hvis de er undervurdert, vil arbeidsprosessen ikke bli justert.

En velorganisert anskaffelsesaktivitet gir deg mulighet til å kontinuerlig overvåke behovene til organisasjonen, slik at varehus ikke overløper, og samtidig ikke oppretter mangel på varer, og tjenestene er ikke bortkastet.

Hva er anskaffelsesprosessen

Anskaffelse er en helhetlig prosess som består av flere stadier. Reglene i henhold til hvilket det utføres er regulert av gjeldende lovgivning. Statens forordning garanterer eksistensen av forholdene som er åpen konkurranse og beskyttelse av partenes rettigheter.

Den moderne innkjøpsprosessen begynner vanligvis med at en kjøper erkjenner et behov for et produkt og utarbeider en spesifikasjon.

Og den markedsbaserte innkjøpsprosessen gjennom valg eller anbud er med på å bestemme riktig produkt og leverandør. Anskaffelsesprosessen er ganske kompleks og flernivå.

Som regel er en egen medarbeider ansvarlig for å organisere og gjennomføre kjøp i bedriften. Mindre vanlig, en avdeling. Formålet med hans arbeid er å synkronisere anskaffelsesprosessen med bedriftens skiftende behov og sikre kontinuiteten.

De nåværende oppgavene som anskaffelsesprosessen må løse inkluderer:

• lager skapelse;
• Søker og etablerer kontakter med pålitelige leverandører;
• kontroll over rimelighet av utgifter.

Beste praksis i anskaffelsesprosessen

Det er tre hovedinnkjøpspraksis for å lykkes med å overvåke tilgjengeligheten av varer og levering av tjenester:

• Vanlig kjøp av nødvendig i små batcher / for en kort tid;
• kjøp i en stor batch / i lang tid;
• Innkjøp av varer og bestiller tjenester til og med.

I dette tilfellet kan en av de populære ordningene for å organisere hele prosessen brukes:

1. Tradisjonell. En aksje av varer opprettes / en kontrakt for levering av tjenester er utarbeidet for en periode som overstiger den nødvendige. Det garanterer levering av bedriften med det nødvendige, men fører til en overexpenditure av ressurser og overbelastning av varehus.
2. Fra engelsk bare i tide - akkurat i tide. Tjenester og varer kommer på forespørsel, i begrensede mengder og på en viss tid. Varelager er minimert eller null.
3. Fra den engelske materialbehovet planlegging - planlegging av behovet for materialer. Volumet av kjøp er justert avhengig av etterspørselen etter varer og tjenester, øker og reduseres i forhold til det.
4. Fra den engelske magert produksjon - magert produksjon. Det betyr å redusere kostnadene i alle stadier, fra produksjon av varer til kjøp av materialer.

Stadier av anskaffelsesprosessen

Enhver anskaffelsesprosess består av tre store blokker: Behandler organisasjonens behov fra øyeblikket for å bestille til betaling, oppdatering av informasjonskataloger og obligatorisk vanlig arbeid. I tillegg bør feilene alltid analyseres.

Trinn 1. Bestemmelse av behov

Organisasjonens behov for et produkt eller en tjeneste er formalisert gjennom en offisiell intern applikasjon, som tildeles et unikt nummer. Dette dokumentet blir det juridiske grunnlaget for alle påfølgende handlinger.

Trinn 2: Velge en leverandør

Alle leverandørvalgsprosedyrer er delt inn i to store grupper: konkurransedyktig og ikke-konkurransedyktig.

Følgende er konkurransedyktige:

Forespørsel om anførselstegn.

Leverandører sender sine tilbud anonymt. Den som oppfyller alle kravene og har den laveste prisen valgt. Faren for denne metoden er at den ikke tar hensyn til leverandørens erfaring, kvaliteten på utstyret for installasjon, kvalifikasjoner av spesialister og andre viktige faktorer.

Auksjon.

Det innebærer handel i flere stadier. Søknaden går til den som tilbyr minimumsprisen. Andre faktorer vurderes ikke.

Konkurranse.

Det tar hensyn til kvaliteten på tjenestene, omdømmet til leverandøren og prisen. Leverandøren er valgt som følge av analysen av anbudsdokumentasjonen i tre faser, i hvert av hvilke valg og screening av deltakerne utføres i henhold til disse kriteriene.

Anmodning om forslag.

Vinnerne av auksjonen eller konkurransen er valgt for prisen og kvaliteten på tjenestene, hvorpå vilkårene for samarbeid vurderes.

En konkurransedyktig prosedyre for å finne en leverandør er bare mulig i ett tilfelle - bare ett selskap på markedet tilbyr det nødvendige produktet eller tjenesten.

Trinn 3: Forhandling og kontrakt

Forhandlinger med leverandør er delt inn i følgende stadier: Forberedelse, kontakt, utveksling av informasjon, når avtaler, lukker en avtale og analyse.

For at prosessen skal lykkes, må du tydelig kjenne målet ditt og holde fast i det, studere markedet, beholde en følelsesmessig balanse, dokumentere resultatene av forhandlinger ved å signere salgs- og kjøpsavtale.

Kontrakten med leverandøren spesifiserer: det eksakte navnet på produktet / tjenesten, dens mengde og parametere.

En spesiell type utveksling av varer og tjenester er kontraktsinnkjøpsprosessen. I dette tilfellet er kunden alltid staten (budsjettorganisasjon eller offentlig myndighet). Betaling for varer eller tjenester utføres fra statsbudsjettet.

Trinn 4: Motta varene

Ved mottak av varene registrerer den ansvarlige personen godkjenningsdokumentet (faktura for varer eller handling av fullført arbeid for tjenester). Dokumenter er stemplet av en autorisert ansatt som har økonomisk ansvar. Kontroll over kvaliteten og kvantiteten av varer / tjenester utføres i samsvar med tilbudsavtalen eller for levering av tjenester.

Prosedyren for å akseptere varer på lageret er ikke regulert på noen måte ved lov. For å unngå vanskeligheter, følg følgende regler:

• Fordel et tilstrekkelig antall personell for å laste ut varene og transportere dem til lageret;
• jobber alltid tydelig under kontrakten;
• Sertifiser alle papirer med selene eller signaturene til de ansvarlige personene.

Veibruer og faktura er to dokumenter som må behandles under aksept av varene.

WayBill er utarbeidet i to eksemplarer, for kunden og leverandøren. Det finnes to typer dokumenter: TORG-12-sendingsnotatet (inneholder data på produktet, dets mengde og pris) og fraktslippet (inneholder informasjon om ruten, hvis det var levering med bil).

Fakturaen er utarbeidet i en kopi for kunden. Han bekrefter at varene er levert og betalt for. Det er ikke nødvendig å utarbeide en faktura for organisasjoner som opererer under det forenklede skattesystemet. De som betaler moms bør holde dem for å feste seg til erklæringen og redusere mengden av skatt.

Trinn 5: Kjøpsbetaling

Etter vellykket aksept av varene, anerkjenner regnskapsavdelingen til organisasjonen tilstedeværelsen av kontoer som skal betales til leverandøren, som er tilbakebetalt innenfor vilkårene som er fastsatt av kontrakten.

Den ansvarlige medarbeider kontrollerer parametrene til innkommende faktura og sender den til lederen for godkjenning. Selskapets leder godkjenner fakturaen ved å signere det tilsvarende dokumentet. Deretter genereres en betalingsordre.

Ofte Stilte Spørsmål

Hva er nøkkelbegrepene og trinnene som er involvert i å modernisere anskaffelsesprosessen i ERP -systemer?

Modernisering av anskaffelser i ERP innebærer å digitalisere anskaffelsessyklusen, integrere leverandørdata, automatisere godkjenningsarbeidsflyter og bruke analyser til beslutninger.