Ghidul modern de procesare a achizițiilor: Concepte și pași

Procesul de achiziție începe din momentul în care organizația are nevoie de un material, un produs sau serviciu din exterior. De îndată ce este definită și formulată necesitatea, formalizarea sa se efectuează. Ca urmare, sunt determinate parametrii specifici ai celor necesari. În același timp, echilibrul prețului / calității este foarte important, deoarece dacă caracteristicile obiectului de achiziție sunt supraestimate, organizația va suporta pierderi, dacă acestea sunt subestimate, procesul de lucru nu va fi ajustat.

O activitate de achiziții bine organizate vă permite să monitorizați în mod constant nevoile organizației, astfel încât depozitele să nu depășească și, în același timp, nu creează o lipsă de bunuri, iar serviciile nu sunt irosite.

Care este procesul de achiziție

Achiziția este un proces holistic care constă din mai multe etape. Normele conform cărora se desfășoară sunt reglementate de legislația în vigoare. Regulamentul de stat garantează existența condițiilor în care este posibilă concurența deschisă și protecția drepturilor părților.

Procesul modern de cumpărare începe de obicei cu un cumpărător care recunoaște nevoia unui produs și pregătește o specificație.

Și procesul de aprovizionare bazat pe piață prin selecție sau licitație ajută la determinarea produsului și a furnizorului potrivit. Procesul de achiziții este destul de complex și pe mai multe niveluri.

De regulă, un angajat separat este responsabil pentru organizarea și desfășurarea de achiziții în întreprindere. Mai puțin frecvent, un departament. Scopul muncii sale este de a sincroniza procesul de achiziție cu nevoile în schimbare ale întreprinderii și de a asigura continuitatea acestuia.

Sarcinile actuale pe care procesul de achiziție trebuie rezolvate includ:

• crearea stocurilor;
• căutarea și stabilirea contactelor cu furnizori fiabili;
• control asupra rezonabilității cheltuielilor.

Cele mai bune practici în procesul de achiziție

Există trei practici principale de achiziție pentru a monitoriza cu succes disponibilitatea bunurilor și furnizarea de servicii:

• achiziționarea regulată a celor necesare în loturi mici / pentru o perioadă scurtă de timp;
• Achiziționați într-un lot mare / pentru o lungă perioadă de timp;
• Achiziționarea de bunuri și servicii de comandă în sensul că este necesar.

În acest caz, se poate utiliza una dintre schemele populare pentru organizarea întregului proces:

1. Tradiţional. Este creat un stoc de mărfuri / un contract pentru furnizarea de servicii este întocmită pentru o perioadă care depășește una cerută. Acesta garantează furnizarea întreprinderii cu cele necesare, dar conduce la o supraexpendare a resurselor și supraîncărcarea depozitelor.
2. Din engleză doar în timp - doar la timp. Serviciile și bunurile vin la cerere, în cantități limitate și la un moment dat. Stocurile sunt minimizate sau zero.
3. Din limba engleză Planificarea cerințelor materiale - planificarea nevoii de materiale. Volumul achizițiilor este ajustat în funcție de cererea de bunuri și servicii, crește și scade proporțional cu acesta.
4. De la limba engleză Producția slabă - producția slabă. Aceasta înseamnă reducerea costurilor în toate etapele, de la producția de bunuri la achiziționarea de materiale.

Etapele procesului de achiziție

Orice proces de achiziție este format din trei blocuri mari: procesarea nevoilor organizației din momentul comenzii la plată, actualizarea cataloagelor de informații și lucrările obișnuite obligatorii. În plus, greșelile ar trebui să fie întotdeauna analizate.

Pasul 1. Determinarea nevoilor

Nevoia organizației pentru un produs sau serviciu este formalizată printr-o aplicație internă oficială, care este atribuită unui număr unic. Acest document devine temeiul juridic pentru toate acțiunile ulterioare.

Pasul 2: Alegerea unui furnizor

Toate procedurile de selectare a furnizorilor sunt împărțite în două grupuri mari: competitive și necompetitive.

Următoarele sunt competitive:

Cerere de citate.

Furnizorii prezintă ofertele lor anonim. Cel care îndeplinește toate cerințele și are cel mai mic preț este ales. Pericolul acestei metode este că nu ia în considerare experiența furnizorului, calitatea echipamentelor pentru instalare, calificările specialiștilor și altor factori importanți.

Licitaţie.

Aceasta implică tranzacționarea în mai multe etape. Aplicația se duce la cel care oferă prețul minim. Alți factori nu sunt luați în considerare.

Concurs.

Acesta ia în considerare calitatea serviciilor, reputația furnizorului și prețul. Furnizorul este selectat ca urmare a analizei documentației de licitație în trei etape, la fiecare dintre care selecția și screening-ul participanților se efectuează în conformitate cu aceste criterii.

Cerere de propuneri.

Câștigătorii licitației sau concurenței sunt selectați pentru prețul și calitatea serviciilor, după care sunt evaluate Termenii de cooperare.

O procedură necompetitivă pentru găsirea unui furnizor este posibilă numai într-un caz - o singură companie de pe piață oferă produsul sau serviciul necesar.

Pasul 3: negociere și contract

Negocierile cu furnizorul sunt împărțite în următoarele etape: pregătirea, contactarea, schimbul de informații, ajungând la acorduri, închizând o afacere și analiză.

Pentru ca procesul să aibă succes, trebuie să știți clar obiectivul dvs. și să respectați, să studiați piața, să păstrați un echilibru emoțional, să documentați rezultatele negocierilor prin semnarea unui acord de vânzare și cumpărare.

Contractul cu furnizorul specifică: numele exact al produsului / serviciului, cantitatea și parametrii acestuia.

Un tip special de schimb de bunuri și servicii este procesul de achiziții contractuale. În acest caz, clientul este întotdeauna statul (organizație bugetară sau autoritate publică). Plata pentru bunuri sau servicii se efectuează din bugetul de stat.

Pasul 4: Primiți bunurile

La primirea bunurilor, persoana responsabilă semnează documentul de acceptare (factura pentru bunuri sau act de muncă finalizată pentru servicii). Documentele sunt ștampilate de un angajat autorizat care poartă responsabilitatea financiară. Controlul asupra calității și al cantității de bunuri / servicii se efectuează în conformitate cu Acordul de furnizare sau pentru furnizarea de servicii.

Procedura de acceptare a bunurilor la depozit nu este reglementată în nici un fel prin lege. Pentru a evita dificultățile, respectați următoarele reguli:

• alocați un număr suficient de personal pentru a descărca bunurile și a le transporta în depozit;
• lucrați întotdeauna în mod clar în baza contractului;
• certificați toate lucrările cu sigiliile sau semnăturile persoanelor responsabile.

Furnizarea și factura sunt două documente care vor trebui să fie tratate în timpul acceptării bunurilor.

Fotografia este întocmită în două exemplare, pentru client și furnizor. Există două tipuri de documente: nota de expediere TORG-12 (conține date despre produs, cantitatea și prețul său) și alunecarea de expediere (include informații despre traseu, dacă a existat o livrare cu mașina).

Factura este întocmită într-o singură copie pentru client. El confirmă faptul că mărfurile au fost livrate și plătite. Nu este obligată să elaboreze o factură pentru organizațiile care operează în cadrul sistemului de impozitare simplificat. Cei care plătesc TVA ar trebui să-i păstreze pentru a se adresa declarației și pentru a reduce valoarea impozitelor.

Pasul 5: Plata de cumpărare

După acceptarea cu succes a bunurilor, Departamentul Contabil al Organizației recunoaște prezența conturilor plătibile furnizorului, care este rambursată în termenii stabiliți de contract.

Angajatul responsabil controlează parametrii facturii primite și îl trimite managerului spre aprobare. Șeful companiei aprobă factura prin semnarea documentului corespunzător. După aceasta, este generat un ordin de plată.

Întrebări Frecvente

Care sunt conceptele cheie și pașii implicați în modernizarea procesului de achiziții în sistemele ERP?

Modernizarea achizițiilor în ERP implică digitalizarea ciclului de achiziții, integrarea datelor furnizorilor, automatizarea fluxurilor de lucru de aprobare și utilizarea analizelor pentru luarea deciziilor.