Moderný sprievodca procesom obstarávania: Koncepty a kroky
Proces obstarávania začína od okamihu, keď organizácia potrebuje materiál, produkt alebo službu zvonku. Akonáhle je potreba definovaná a formulovaná, sa vykonáva jej formalizácia. V dôsledku toho sa určujú špecifické parametre potrebných. Zároveň je rovnováha ceny / kvality veľmi dôležitá, pretože ak sú charakteristiky objektu obstarávania nadhodnotené, organizácia bude vzniknúť straty, ak sú podceňované, pracovný proces nebude upravený.
Dobre organizovaná obstarávacia činnosť vám umožňuje neustále monitorovať potreby organizácie, takže sklady nepretržite a zároveň nevytvárajú nedostatok tovaru a služby nie sú zbytočné.
Aký je proces obstarávania
Obstarávanie je holistický proces, ktorý sa skladá z niekoľkých etáp. Pravidlá, podľa ktorého sa vykonávajú, sú regulované súčasnými právnymi predpismi. Štátna regulácia zaručuje existenciu podmienok, za ktorých je možná otvorená hospodárska súťaž a ochrana práv strán.
Moderný proces nákupu sa zvyčajne začína tým, že kupujúci uznáva potrebu produktu a pripravuje špecifikáciu.
A trhový proces založený na získavaní výberu alebo výberového konania pomáha určiť správny produkt a dodávateľ. Proces obstarávania je dosť zložitý a viacúrovňový.
Spravidla je samostatný zamestnanec zodpovedný za organizovanie a vedenie nákupov v podniku. Menej často, oddelenie. Účelom jeho práce je synchronizovať proces obstarávania s meniacimi sa potrebami podniku a zabezpečiť jeho kontinuitu.
Súčasné úlohy, ktoré musí proces obstarávania vyriešiť, zahŕňajú:
- Vytváranie zásob;
- vyhľadávanie a nadviazanie kontaktov so spoľahlivými dodávateľmi;
- kontrolu nad primeranosťou výdavkov.
Najlepšie postupy v procese obstarávania
Existujú tri hlavné postupy obstarávania, aby úspešne monitorovali dostupnosť tovaru a poskytovanie služieb:
- pravidelný nákup potrebných v malých dávkach / na krátku dobu;
- nákup v jednej veľkej dávke / dlhú dobu;
- Nákup tovaru a objednávania služieb posielať podľa potreby.
V tomto prípade sa môže použiť jeden z populárnych schém pre organizovanie celého procesu:
- Tradičné. Vytvorí sa zásoby tovaru / Zmluva o poskytovaní služieb sa vypracuje na obdobie presahujúce požadované. Zaručuje poskytovanie podniku potrebným, ale vedie k nadmernému výmeru zdrojov a preťaženia skladov.
- Od angličtiny práve včas - práve včas. Služby a tovar prichádzajú na požiadanie, v obmedzených množstvách av určitom čase. Zásoby sú minimalizované alebo nil.
- Z anglického Materiálové požiadavky plánovania - plánovanie potreby materiálov. Objem nákupy sa upraví v závislosti od dopytu po tovare a službách, zvyšuje sa a znižuje sa v pomere k nemu.
- Z anglickej štíhlej výroby - štíhla produkcia. Znamená to zníženie nákladov vo všetkých fázach, z výroby tovaru na nákup materiálov.
Štáty procesu obstarávania
Akýkoľvek proces obstarávania pozostáva z troch veľkých blokov: spracovanie potrieb organizácie od okamihu objednania platby, aktualizácie informačných katalógov a povinnej pravidelnej práce. Okrem toho by sa mali vždy analyzovať chyby.
Krok 1. Stanovenie potrieb
Potreba organizácie výrobku alebo službu je formalizovaná prostredníctvom oficiálnej internej aplikácie, ktorá je pridelená jedinečné číslo. Tento dokument sa stáva právnym základom pre všetky následné akcie.
Krok 2: Výber dodávateľa
Všetky postupy výberu dodávateľov sú rozdelené do dvoch veľkých skupín: konkurencieschopné a nekonkurenčné.
Nasledujúce sú konkurenčné:
Žiadosť o citácie.
Dodávatelia predkladajú svoje ponuky anonymne. Ten, ktorý spĺňa všetky požiadavky a má najnižšiu cenu. Nebezpečenstvo tejto metódy je, že neberie do úvahy skúsenosti dodávateľa, kvalitu zariadení na inštaláciu, kvalifikáciu špecialistov a ďalších dôležitých faktorov.
Aukcie.
To znamená obchodovanie v niekoľkých etapách. Aplikácia ide k tomu, kto ponúka minimálnu cenu. Iné faktory sa nepovažujú.
Súťaž.
Zohľadňuje kvalitu služieb, povesť dodávateľa a cenu. Dodávateľ je vybraný v dôsledku analýzy súťažnej dokumentácie v troch etapách, pri každom z nich sa výber a skríning účastníkov vykonáva podľa týchto kritérií.
Žiadosť o predkladanie návrhov.
Víťazi aukcie alebo súťaže sú vybrané pre cenu a kvalitu služieb, po ktorých sa posudzujú podmienky spolupráce.
Nekompetitívny postup na nájdenie dodávateľa je možné len v jednom prípade - iba jedna spoločnosť na trhu ponúka požadovaný produkt alebo službu.
Krok 3: Rokovanie a zmluva
Rokovania s dodávateľom sú rozdelené do nasledovných etáp: príprava, kontakt, výmena informácií, dosiahnutie dohôd, uzavretie dohody a analýzy.
Aby bol proces úspešný, musíte jasne poznať svoj cieľ a držať sa toho, študovať trh, uchovávať emocionálnu rovnováhu, dokladiť výsledky rokovaní podpisom predaja a kúpnej zmluvy.
Zmluva s dodávateľom špecifikuje: presný názov produktu / služby, jeho množstvo a parametre.
Osobitným typom výmeny tovarov a služieb je proces obstarávania zmluvy. V tomto prípade je zákazník vždy štát (rozpočtová organizácia alebo verejná autorita). Platba za tovar alebo služby sa vykonáva zo štátneho rozpočtu.
Krok 4: Dostaňte tovar
Po prijatí tovaru zodpovedná osoba podpisuje dokument o prijatí (faktúra za tovar alebo akt dokončenej práce pre služby). Dokumenty sú opečiatkované autorizovaným zamestnancom, ktorý nesie finančnú zodpovednosť. Kontrola kvality a množstva tovaru / služieb sa vykonáva v súlade s Dohodou o dodávkach alebo na poskytovanie služieb.
Postup prijímania tovaru v sklade nie je žiadnym spôsobom regulovaný zákonom. Aby sa zabránilo ťažkostiam, dodržiavajte nasledujúce pravidlá:
- prideliť dostatočný počet pracovníkov na vyloženie tovaru a prepravovať ich do skladu;
- vždy jasne fungovať na základe zmluvy;
- Certify všetky papiere s pečaťami alebo podpismi zodpovedných osôb.
Waybill a Faktúra sú dva dokumenty, ktoré budú musieť byť riešené počas prijatia tovaru.
Waybill je vypracovaný v dvoch kópiách, pre zákazníka a dodávateľa. Existujú dva typy dokumentov: Zásielková poznámka TORG-12 (obsahuje údaje o výrobku, jeho množstvo a cene) a prepravný sklz (vrátane informácií o trase, ak došlo k dodaniu automobilu).
Faktúra sa vypracuje v jednej kópii pre zákazníka. Potvrdzuje, že tovar bol doručený a zaplatený. Nevyžaduje sa vypracovať faktúru pre organizácie pôsobiace v rámci zjednodušeného daňového systému. Tí, ktorí platia DPH, by ich mali zachovať s cieľom pripojiť sa k vyhláseniu a znížiť výšku daní.
Krok 5: Nákupná platba
Po úspešnom prijatí tovaru, účtovné oddelenie organizácie uznáva prítomnosť účtov splatných dodávateľovi, ktorý je splatený v rámci podmienok stanovených zmluvou.
Zodpovedný zamestnanec kontroluje parametre prichádzajúcej faktúry a pošle ho správcovi na schválenie. Vedúci spoločnosti schvaľuje faktúru podpísaním príslušného dokumentu. Potom sa vytvorí platobný príkaz.
Často Kladené Otázky
- Aké sú kľúčové koncepty a kroky spojené s modernizáciou procesu obstarávania v systémoch ERP?
- Modernizácia obstarávania v ERP zahŕňa digitalizáciu cyklu obstarávania, integráciu údajov o dodávateľoch, automatizáciu pracovných tokov schválenia a využívanie analýzy na rozhodovanie.
