Udhëzuesi modern i procesit të prokurimit: konceptet dhe hapat

Procesi i prokurimit fillon nga momenti që organizata ka nevojë për një material, produkt ose shërbim nga jashtë. Sapo të përcaktohet dhe formulohet nevoja, formalizimi i saj kryhet. Si rezultat, përcaktohen parametrat specifikë të të domosdoshëm. Në të njëjtën kohë, bilanci i çmimeve / cilësisë është shumë i rëndësishëm, sepse nëse karakteristikat e objektit të prokurimit janë mbivlerësuar, organizata do të pësojë humbje, nëse ato nënvlerësohen, procesi i punës nuk do të rregullohet.

Një aktivitet i organizuar i prokurimit ju lejon të monitoroni vazhdimisht nevojat e organizatës, në mënyrë që magazinat të mos mbushen dhe në të njëjtën kohë të mos krijojnë një mungesë të mallrave dhe shërbimet nuk janë të tretur.

Cili është procesi i prokurimit

Prokurimi është një proces holistik që përbëhet nga disa faza. Rregullat sipas të cilave kryhet rregullohen me legjislacionin aktual. Rregullorja e Shtetit garanton ekzistencën e kushteve nën të cilat është e mundur konkurrenca e hapur dhe mbrojtja e të drejtave të palëve.

Procesi modern i blerjes zakonisht fillon me një blerës që njeh nevojë për një produkt dhe përgatitjen e një specifikimi.

Dhe procesi i burimit të bazuar në treg përmes zgjedhjes ose tenderimit ndihmon në përcaktimin e produktit dhe furnizuesit të duhur. Procesi i prokurimit është mjaft kompleks dhe me shumë nivele.

Si rregull, një punonjës i veçantë është përgjegjës për organizimin dhe kryerjen e blerjeve në ndërmarrje. Më pak, një departament. Qëllimi i punës së tij është të sinkronizojë procesin e prokurimit me nevojat në ndryshim të ndërmarrjes dhe të sigurojë vazhdimësinë e tij.

Detyrat e tanishme që procesi i prokurimit duhet të zgjidhë përfshijnë:

• krijimi i aksioneve;
• kërkimi dhe vendosja e kontakteve me furnizuesit e besueshëm;
• kontroll mbi arsyeshmërinë e shpenzimeve.

Praktikat më të mira në procesin e prokurimit

Ekzistojnë tri praktika kryesore të prokurimit për të monitoruar me sukses disponueshmërinë e mallrave dhe ofrimin e shërbimeve:

• blerje të rregullt të të nevojshme në grupe të vogla / për një kohë të shkurtër;
• Blerje në një grumbull të madh / për një kohë të gjatë;
• Blerja e mallrave dhe urdhërimi i shërbimeve, sipas nevojës.

Në këtë rast, mund të përdoret një nga skemat popullore për organizimin e të gjithë procesit:

1. Tradicionale. Një aksion i mallrave është krijuar / një kontratë për ofrimin e shërbimeve është hartuar për një periudhë që tejkalon atë të kërkuar. Ai garanton sigurimin e ndërmarrjes me të nevojshme, por çon në një mbikëqyrje të burimeve dhe mbingarkesës së magazinave.
2. Nga anglishtja vetëm në kohë - vetëm në kohë. Shërbimet dhe mallrat vijnë në kërkesë, në sasi të kufizuara dhe në një kohë të caktuar. Inventarët janë minimizuar ose zero.
3. Nga anglishtja Planifikimi i kërkesës materiale - Planifikoni nevojën për materiale. Vëllimi i blerjeve është rregulluar në varësi të kërkesës për mallra dhe shërbime, rritet dhe zvogëlohet në proporcion me të.
4. Nga anglisht Prodhimi Lean - Prodhimi i ligët. Kjo do të thotë reduktimin e kostove në të gjitha fazat, nga prodhimi i mallrave në blerjen e materialeve.

Fazat e procesit të prokurimit

Çdo proces i prokurimit përbëhet nga tre blloqe të mëdha: përpunimi i nevojave të organizatës nga momenti i urdhërimit të pagesës, përditësimin e katalogëve të informacionit dhe punën e rregullt të detyrueshme. Përveç kësaj, gabimet duhet gjithmonë të analizohen.

Hapi 1. Përcaktimi i nevojave

Nevoja e organizatës për një produkt ose shërbim formalizohet përmes një aplikimi zyrtar të brendshëm, i cili është caktuar një numër unik. Ky dokument bëhet baza ligjore për të gjitha veprimet pasuese.

Hapi 2: Zgjedhja e një Furnizuesi

Të gjitha procedurat e përzgjedhjes së furnitorëve ndahen në dy grupe të mëdha: konkurruese dhe jo-konkurruese.

Më poshtë janë konkurruese:

Kërkesa për kuotat.

Furnizuesit paraqesin ofertat e tyre në mënyrë anonime. Ai që plotëson të gjitha kërkesat dhe ka zgjedhur çmimin më të ulët. Rreziku i kësaj metode është se nuk merr parasysh përvojën e furnizuesit, cilësinë e pajisjeve për instalim, kualifikimet e specialistëve dhe faktorë të tjerë të rëndësishëm.

Ankand.

Kjo nënkupton tregtimin në disa faza. Aplikimi shkon tek ai që ofron çmimin minimal. Faktorë të tjerë nuk merren parasysh.

Konkurs.

Ai merr parasysh cilësinë e shërbimeve, reputacionin e furnizuesit dhe çmimin. Furnizuesi përzgjidhet si rezultat i analizës së dokumentacionit të tenderit në tri faza, në secilën prej të cilave përzgjedhja dhe shqyrtimi i pjesëmarrësve kryhet sipas këtyre kritereve.

Kërkesa për propozime.

Fituesit e ankandit ose të konkurrencës zgjidhen për çmimin dhe cilësinë e shërbimeve, pas të cilave vlerësohen kushtet e bashkëpunimit.

Një procedurë jo-konkurruese për gjetjen e një furnizuesi është e mundur vetëm në një rast - vetëm një kompani në treg ofron produktin ose shërbimin e kërkuar.

Hapi 3: Negocimi dhe kontrata

Negociatat me një furnizues ndahen në fazat e mëposhtme: përgatitja, kontakti, shkëmbimi i informacionit, arritja e marrëveshjeve, mbyllja e një marrëveshjeje dhe analizimi.

Për procesin e suksesshëm, duhet të dini qartë qëllimin tuaj dhe të rrini në të, të studioni tregun, të mbani një ekuilibër emocional, të dokumentoni rezultatet e negociatave duke nënshkruar një marrëveshje shitjeje dhe blerjeje.

Kontrata me furnizuesin specifikon: emrin e saktë të produktit / shërbimit, sasisë dhe parametrave të saj.

Një lloj i veçantë i shkëmbimit të mallrave dhe shërbimeve është procesi i prokurimit të kontratës. Në këtë rast, klienti është gjithmonë shteti (organizimi buxhetor ose autoriteti publik). Pagesa për mallra ose shërbime kryhet nga buxheti i shtetit.

Hapi 4: Merre mallrat

Pas marrjes së mallrave, personi përgjegjës nënshkruan dokumentin e pranimit (faturë për mallra ose akt të punës së plotësuar për shërbime). Dokumentet vulosen nga një punonjës i autorizuar i cili mban përgjegjësi financiare. Kontrolli mbi cilësinë dhe sasinë e mallrave / shërbimeve kryhet në përputhje me marrëveshjen e furnizimit ose për ofrimin e shërbimeve.

Procedura për pranimin e mallrave në depo nuk është e rregulluar në asnjë mënyrë me ligj. Për të shmangur vështirësitë, vëzhgoni rregullat e mëposhtme:

• të ndajë një numër të mjaftueshëm të personelit për të shkarkuar mallrat dhe për t'i transportuar ato në depo;
• gjithmonë punojnë në mënyrë të qartë sipas kontratës;
• vërtetojnë të gjitha letrat me vulat ose nënshkrimet e personave përgjegjës.

Udhëtimi dhe faturat janë dy dokumente që do të duhet të trajtohen gjatë pranimit të mallrave.

Udhëheqësi është hartuar në dy kopje, për konsumatorin dhe furnizuesin. Ekzistojnë dy lloje të dokumenteve: shënimi i ngarkesës TORG-12 (përmban të dhëna për produktin, sasinë dhe çmimin e saj) dhe fletën e anijeve (përfshin informacionin rreth rrugës, nëse ka pasur një dorëzim me makinë).

Fatura është hartuar në një kopje për konsumatorin. Ai konfirmon se mallrat janë dorëzuar dhe paguar. Nuk kërkohet të hartojë një faturë për organizatat që veprojnë nën sistemin e thjeshtuar të taksave. Ata që paguajnë TVSH duhet t'i mbajnë ato në mënyrë që të bashkëngjitni në deklaratë dhe të zvogëlojnë sasinë e taksave.

Hapi 5: Pagesa e blerjes

Pas pranimit të suksesshëm të mallrave, Departamenti i Kontabilitetit të Organizatës njeh praninë e llogarive të pagueshme për furnizuesin, i cili paguhet brenda afateve të përcaktuara me kontratë.

Punonjësi përgjegjës kontrollon parametrat e faturës hyrëse dhe e dërgon atë tek menaxheri për miratim. Kreu i kompanisë miraton faturën duke nënshkruar dokumentin përkatës. Pas kësaj, gjenerohet një urdhërpagesë.

Pyetjet E Bëra Më Shpesh

Cilat janë konceptet dhe hapat kryesorë të përfshirë në modernizimin e procesit të prokurimit në sistemet ERP?

Modernizimi i prokurimit në ERP përfshin dixhitalizimin e ciklit të prokurimit, integrimin e të dhënave të furnizuesit, automatizimin e rrjedhës së punës së miratimit dhe përdorimin e analitikës për vendimmarrje.