คู่มือกระบวนการจัดซื้องานที่ทันสมัย: แนวคิดและขั้นตอน

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเริ่มต้นจากช่วงเวลาที่องค์กรต้องการวัสดุผลิตภัณฑ์หรือบริการจากภายนอก ทันทีที่กำหนดและกำหนดสูตรการทำพิธีการจะดำเนินการ เป็นผลให้มีการกำหนดพารามิเตอร์เฉพาะของจำเป็น ในเวลาเดียวกันความสมดุลของราคา / คุณภาพเป็นสิ่งสำคัญมากเพราะหากลักษณะของวัตถุการจัดซื้อมีการประเมินค่ามากเกินไปองค์กรจะต้องสูญเสียหากพวกเขาประเมินว่ากระบวนการทำงานจะไม่ถูกปรับ

กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างที่มีการจัดระเบียบช่วยให้คุณติดตามความต้องการขององค์กรอย่างต่อเนื่องเพื่อให้คลังสินค้าไม่ล้นและในเวลาเดียวกันไม่ได้สร้างปัญหาการขาดแคลนสินค้าและบริการจะไม่สูญเปล่า

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร

การจัดซื้อเป็นกระบวนการแบบองค์รวมที่ประกอบไปด้วยหลายขั้นตอน กฎตามที่ดำเนินการถูกควบคุมโดยการออกกฎหมายในปัจจุบัน กฎระเบียบของรัฐรับประกันการดำรงอยู่ของเงื่อนไขภายใต้การแข่งขันแบบเปิดและการคุ้มครองสิทธิของคู่สัญญาเป็นไปได้

กระบวนการจัดซื้อที่ทันสมัยมักจะเริ่มต้นด้วยผู้ซื้อที่ตระหนักถึงความต้องการผลิตภัณฑ์และการเตรียมข้อกำหนด

และกระบวนการจัดหาตามตลาดผ่านการเลือกหรือการประมูลช่วยกำหนดผลิตภัณฑ์และซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม กระบวนการจัดหาค่อนข้างซับซ้อนและหลายระดับ

ตามกฎแล้วพนักงานแยกต่างหากรับผิดชอบในการจัดระเบียบและดำเนินการซื้อในองค์กร น้อยกว่าทั่วไปแผนก วัตถุประสงค์ของงานของเขาคือการซิงโครไนซ์กระบวนการจัดซื้อด้วยความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรและให้ความต่อเนื่อง

งานปัจจุบันที่กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจะต้องแก้ไขรวมถึง:

• การสร้างสต็อก;
• การค้นหาและสร้างผู้ติดต่อกับซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้;
• ควบคุมความสมเหตุสมผลของค่าใช้จ่าย

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

มีการดำเนินการจัดซื้อหลักสามประการในการตรวจสอบความพร้อมของสินค้าและการให้บริการที่ประสบความสำเร็จ:

• การซื้อปกติของจำเป็นในชุดเล็ก / ในช่วงเวลาสั้น ๆ
• ซื้อในหนึ่งชุดใหญ่ / เป็นเวลานาน
• การซื้อสินค้าและการสั่งซื้อบริการที่มีจุดประสงค์ตามต้องการ

ในกรณีนี้หนึ่งในแผนการที่เป็นที่นิยมสำหรับการจัดระเบียบกระบวนการทั้งหมด:

1. แบบดั้งเดิม. สต็อกสินค้าถูกสร้างขึ้น / สัญญาสำหรับการให้บริการถูกดึงขึ้นเป็นระยะเวลาเกินกว่าที่ต้องการ มันรับประกันการให้องค์กรกับสิ่งที่จำเป็น แต่นำไปสู่การใช้จ่ายมากเกินไปของทรัพยากรและการบรรทุกคลังสินค้ามากเกินไป
2. จากภาษาอังกฤษ ทันเวลา - ทันเวลา บริการและสินค้าตามต้องการในปริมาณที่ จำกัด และในเวลาที่กำหนด สินค้าคงเหลือจะลดลงหรือไม่มี
3. จากภาษาอังกฤษ การวางแผนความต้องการวัสดุ - วางแผนความต้องการวัสดุ ปริมาณการซื้อจะถูกปรับขึ้นอยู่กับความต้องการสินค้าและบริการเพิ่มขึ้นและลดลงตามสัดส่วน
4. จาก การผลิตแบบลีน ภาษาอังกฤษ - การผลิตแบบลีน มันหมายถึงการลดต้นทุนในทุกขั้นตอนตั้งแต่การผลิตสินค้าไปจนถึงการซื้อวัสดุ

ขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อ

กระบวนการจัดซื้อใด ๆ ประกอบด้วยสามบล็อกขนาดใหญ่: การประมวลผลความต้องการขององค์กรจากช่วงเวลาของการสั่งซื้อการชำระเงินการอัพเดตแคตตาล็อกข้อมูลและงานปกติบังคับ นอกจากนี้ควรวิเคราะห์ข้อผิดพลาดเสมอ

ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดความต้องการ

ความต้องการขององค์กรสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการเป็นทางการผ่านแอปพลิเคชันภายในอย่างเป็นทางการซึ่งได้รับการกำหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน เอกสารนี้กลายเป็นพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการกระทำที่ตามมาทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: การเลือกซัพพลายเออร์

ขั้นตอนการเลือกซัพพลายเออร์ทั้งหมดแบ่งออกเป็นสองกลุ่มใหญ่: การแข่งขันและไม่ใช่การแข่งขัน

ต่อไปนี้มีการแข่งขัน:

ขอใบเสนอราคา

ซัพพลายเออร์ส่งข้อเสนอของพวกเขาโดยไม่ระบุชื่อ คนที่ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดและมีการเลือกราคาต่ำสุด อันตรายของวิธีการนี้คือมันไม่ได้คำนึงถึงประสบการณ์ของซัพพลายเออร์คุณภาพของอุปกรณ์สำหรับการติดตั้งคุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญและปัจจัยสำคัญอื่น ๆ

ประมูล.

มันหมายถึงการซื้อขายในหลายขั้นตอน แอปพลิเคชันไปที่ผู้ที่เสนอราคาขั้นต่ำ ปัจจัยอื่น ๆ ไม่ได้รับการพิจารณา

การแข่งขัน

คำนึงถึงคุณภาพของบริการชื่อเสียงของซัพพลายเออร์และราคา ซัพพลายเออร์ได้รับการคัดเลือกเป็นผลมาจากการวิเคราะห์เอกสารประกวดราคาในสามขั้นตอนที่แต่ละซึ่งการเลือกและการคัดกรองผู้เข้าร่วมจะดำเนินการตามเกณฑ์เหล่านี้

ขอข้อเสนอ

ผู้ชนะการประมูลหรือการแข่งขันได้รับการคัดเลือกในราคาและคุณภาพการให้บริการหลังจากนั้นจะมีการประเมินข้อกำหนดของความร่วมมือ

ขั้นตอนที่ไม่สามารถแข่งขันได้สำหรับการค้นหาซัพพลายเออร์เป็นไปได้เฉพาะในกรณีเดียว - เพียง บริษัท เดียวในตลาดที่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 3: การเจรจาต่อรองและสัญญา

การเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์แบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้: การเตรียมการติดต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลการเข้าถึงข้อตกลงการปิดข้อตกลงและการวิเคราะห์

สำหรับกระบวนการที่จะประสบความสำเร็จคุณต้องทราบเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนและยึดมั่นในการศึกษาตลาดรักษาสมดุลทางอารมณ์เอกสารผลการเจรจาโดยการลงนามในสัญญาการขายและการซื้อ

สัญญากับซัพพลายเออร์ระบุ: ชื่อที่แน่นอนของผลิตภัณฑ์ / บริการปริมาณและพารามิเตอร์ของมัน

การแลกเปลี่ยนสินค้าและบริการพิเศษเป็นกระบวนการจัดซื้อสัญญา ในกรณีนี้ลูกค้ามักจะเป็นรัฐ (องค์การงบประมาณหรือหน่วยงานสาธารณะ) การชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการจะดำเนินการจากงบประมาณของรัฐ

ขั้นตอนที่ 4: รับสินค้า

เมื่อได้รับสินค้าผู้รับผิดชอบลงนามในเอกสารการยอมรับ (ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือการกระทำที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับบริการ) เอกสารถูกประทับตราโดยพนักงานที่ได้รับอนุญาตที่รับผิดชอบด้านการเงิน ควบคุมคุณภาพและปริมาณของสินค้า / บริการจะดำเนินการตามข้อตกลงการจัดหาหรือเพื่อการให้บริการ

ขั้นตอนการรับสินค้าที่คลังสินค้าไม่ได้ถูกควบคุมในทางใดทางหนึ่งตามกฎหมาย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาสังเกตกฎต่อไปนี้:

• จัดสรรจำนวนบุคลากรที่เพียงพอในการขนถ่ายสินค้าและขนส่งไปยังคลังสินค้า
• ทำงานได้อย่างชัดเจนภายใต้สัญญาเสมอ
• รับรองเอกสารทั้งหมดด้วยแมวน้ำหรือลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

ใบตราส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสองฉบับที่จะต้องได้รับการจัดการระหว่างการยอมรับของสินค้า

ใบตราส่งสินค้าจะถูกดึงขึ้นในสองสำเนาสำหรับลูกค้าและซัพพลายเออร์ มีเอกสารสองประเภท: หมายเหตุการฝากขาย TORG-12 (มีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ปริมาณและราคา) และสลิปการจัดส่งสินค้า (รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเส้นทางหากมีการจัดส่งโดยรถยนต์)

ใบแจ้งหนี้ถูกดึงขึ้นในหนึ่งสำเนาสำหรับลูกค้า เขายืนยันว่าสินค้าได้รับการส่งมอบและจ่ายให้ ไม่จำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้สำหรับองค์กรที่ดำเนินงานภายใต้ระบบภาษีที่ง่ายขึ้น ผู้ที่จ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มควรเก็บไว้เพื่อแนบกับการประกาศและลดจำนวนภาษี

ขั้นตอนที่ 5: การชำระเงินซื้อ

หลังจากการยอมรับที่ประสบความสำเร็จของสินค้าแผนกบัญชีขององค์กรตระหนักถึงการปรากฏตัวของบัญชีเจ้าหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ซึ่งชำระคืนภายในเงื่อนไขที่กำหนดโดยสัญญา

พนักงานที่รับผิดชอบตรวจสอบพารามิเตอร์ของใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาและส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ หัวหน้า บริษัท อนุมัติใบแจ้งหนี้โดยลงนามในเอกสารที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้นคำสั่งการชำระเงินจะถูกสร้างขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

แนวคิดและขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อในระบบ ERP ให้ทันสมัยคืออะไร?

การจัดซื้อจัดจ้างที่ทันสมัยใน ERP นั้นเกี่ยวข้องกับการแปลงวัฏจักรการจัดหาแบบดิจิทัลการรวมข้อมูลซัพพลายเออร์การอนุมัติเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติและการใช้การวิเคราะห์สำหรับการตัดสินใจ