Gabay sa Proseso ng Modernong Procurement: Mga Konsepto at Mga Hakbang

Ang proseso ng pagkuha ay nagsisimula mula sa sandaling ang organisasyon ay nangangailangan ng isang materyal, produkto o serbisyo mula sa labas. Sa sandaling ang pangangailangan ay tinukoy at binuo, ang pormalisasyon nito ay isinasagawa. Bilang resulta, tinutukoy ang mga partikular na parameter ng kinakailangang kinakailangan. Kasabay nito, ang balanse ng presyo / kalidad ay napakahalaga, dahil kung ang mga katangian ng object procurement ay overestimated, ang organisasyon ay magkakaroon ng pagkalugi, kung sila ay underestimated, ang proseso ng trabaho ay hindi maiayos.

Ang isang mahusay na organisadong aktibidad ng pagkuha ay nagbibigay-daan sa iyo upang patuloy na subaybayan ang mga pangangailangan ng samahan, upang ang mga warehouses ay hindi overflow at sa parehong oras ay hindi lumikha ng isang kakulangan ng mga kalakal, at mga serbisyo ay hindi nasayang.

Ano ang proseso ng pagkuha

Ang pagkuha ay isang holistic na proseso na binubuo ng maraming yugto. Ang mga patakaran ayon sa kung saan ito ay isinasagawa ay kinokontrol ng kasalukuyang batas. Ang regulasyon ng estado ay nagbibigay ng garantiya sa pagkakaroon ng mga kondisyon na kung saan bukas ang kumpetisyon at proteksyon ng mga karapatan ng mga partido ay posible.

Ang modernong proseso ng pagbili ay karaniwang nagsisimula sa isang mamimili na kinikilala ang isang pangangailangan para sa isang produkto at paghahanda ng isang detalye.

At ang proseso ng sourcing na batay sa merkado sa pamamagitan ng pagpili o tendering ay nakakatulong na matukoy ang tamang produkto at tagapagtustos. Ang proseso ng pagkuha ay medyo kumplikado at multi-level.

Bilang isang panuntunan, ang isang hiwalay na empleyado ay may pananagutan sa pag-oorganisa at pagsasagawa ng mga pagbili sa enterprise. Mas karaniwan, isang departamento. Ang layunin ng kanyang trabaho ay upang i-synchronize ang proseso ng pagkuha sa pagbabago ng mga pangangailangan ng enterprise at tiyakin ang pagpapatuloy nito.

Ang kasalukuyang mga gawain na dapat malutas ang proseso ng pagkuha ay kinabibilangan ng:

• paglikha ng stock;
• paghahanap at pagtatatag ng mga contact na may maaasahang mga supplier;
• kontrolin ang pagkamakatuwiran ng mga gastusin.

Pinakamahusay na kasanayan sa proseso ng pagkuha.

May tatlong pangunahing mga kasanayan sa pagkuha upang matagumpay na masubaybayan ang pagkakaroon ng mga kalakal at ang pagkakaloob ng mga serbisyo:

• regular na pagbili ng mga kinakailangan sa maliit na batch / para sa isang maikling panahon;
• Bumili sa isang malaking batch / para sa isang mahabang panahon;
• pagbili ng mga kalakal at pag-order ng mga serbisyo tuluyan, kung kinakailangan.

Sa kasong ito, ang isa sa mga sikat na scheme para sa pag-oorganisa ng buong proseso ay maaaring gamitin:

1. Tradisyonal. Ang isang stock ng mga kalakal ay nilikha / isang kontrata para sa pagkakaloob ng mga serbisyo ay iguguhit para sa isang panahon na lumalagpas sa kinakailangang isa. Tinitiyak nito ang pagkakaloob ng enterprise na may kinakailangan, ngunit humahantong sa isang overexpenditure ng mga mapagkukunan at overloading ng mga warehouses.
2. Mula sa Ingles sa oras lamang - sa oras lamang. Ang mga serbisyo at kalakal ay dumating sa demand, sa limitadong dami at sa isang tiyak na oras. Inventories ay nai-minimize o nil.
3. Mula sa Ingles na Pagpaplano ng Kinakailangang Materyal - pagpaplano ng pangangailangan para sa mga materyales. Ang dami ng mga pagbili ay nababagay depende sa pangangailangan para sa mga kalakal at serbisyo, pagtaas at pagbaba sa proporsyon dito.
4. Mula sa Ingles na Lean Production - Lean production. Nangangahulugan ito ng pagbawas ng mga gastos sa lahat ng yugto, mula sa produksyon ng mga kalakal sa pagbili ng mga materyales.

Mga yugto ng proseso ng pagkuha

Ang anumang proseso ng pagkuha ay binubuo ng tatlong malalaking bloke: pagpoproseso ng mga pangangailangan ng organisasyon mula sa sandali ng pag-order sa pagbabayad, pag-update ng mga katalogo ng impormasyon, at sapilitang regular na trabaho. Bilang karagdagan, ang mga pagkakamali ay dapat palaging pag-aralan.

Hakbang 1. Pagpapasiya ng mga pangangailangan

Ang pangangailangan ng organisasyon para sa isang produkto o serbisyo ay pormal sa pamamagitan ng isang opisyal na panloob na application, na itinalaga ng isang natatanging numero. Ang dokumentong ito ay nagiging legal na batayan para sa lahat ng kasunod na mga pagkilos.

Hakbang 2: Pagpili ng isang supplier.

Ang lahat ng mga pamamaraan sa pagpili ng supplier ay nahahati sa dalawang malalaking grupo: mapagkumpitensya at di-mapagkumpitensya.

Ang mga sumusunod ay mapagkumpitensya:

Humiling ng mga quote.

Ang mga supplier ay nagsumite ng kanilang mga alok nang hindi nagpapakilala. Ang isa na nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangan at ang pinakamababang presyo ay pinili. Ang panganib ng pamamaraang ito ay hindi isinasaalang-alang ang karanasan ng supplier, ang kalidad ng kagamitan para sa pag-install, ang mga kwalipikasyon ng mga espesyalista at iba pang mahahalagang bagay.

Subasta.

Ipinapahiwatig nito ang kalakalan sa maraming yugto. Ang application ay napupunta sa isa na nag-aalok ng pinakamababang presyo. Ang iba pang mga kadahilanan ay hindi isinasaalang-alang.

Paligsahan.

Kinakailangan ang kalidad ng mga serbisyo, ang reputasyon ng supplier at ang presyo. Ang tagapagtustos ay pinili bilang isang resulta ng pagtatasa ng dokumentong malambot sa tatlong yugto, sa bawat isa na ang pagpili at screening ng mga kalahok ay isinasagawa ayon sa pamantayan na ito.

Humiling ng mga panukala.

Ang mga nanalo ng auction o kumpetisyon ay pinili para sa presyo at kalidad ng mga serbisyo, pagkatapos kung saan ang mga tuntunin ng kooperasyon ay tinasa.

Ang isang hindi naka-competitive na pamamaraan para sa paghahanap ng isang tagapagtustos ay posible lamang sa isang kaso - isang kumpanya lamang sa merkado ang nag-aalok ng kinakailangang produkto o serbisyo.

Hakbang 3: Negotiation at kontrata.

Ang mga negosasyon na may supplier ay nahahati sa mga sumusunod na yugto: paghahanda, paggawa ng contact, pakikipagpalitan ng impormasyon, pag-abot sa mga kasunduan, pagsasara ng deal at pag-aaral.

Para maging matagumpay ang proseso, kailangan mong malinaw na malaman ang iyong layunin at manatili dito, pag-aralan ang merkado, panatilihin ang isang emosyonal na balanse, idokumento ang mga resulta ng negosasyon sa pamamagitan ng pag-sign ng isang kasunduan sa pagbebenta at pagbili.

Ang kontrata sa tagapagtustos ay tumutukoy: ang eksaktong pangalan ng produkto / serbisyo, dami nito at mga parameter.

Ang isang espesyal na uri ng palitan ng mga kalakal at serbisyo ay ang proseso ng pagkuha ng kontrata. Sa kasong ito, ang customer ay palaging ang estado (organisasyon ng badyet o pampublikong awtoridad). Ang pagbabayad para sa mga kalakal o serbisyo ay isinasagawa mula sa badyet ng estado.

Hakbang 4: Tanggapin ang mga kalakal

Sa pagtanggap ng mga kalakal, ang responsableng tao ay pumirma sa dokumento ng pagtanggap (invoice para sa mga kalakal o gawa ng nakumpletong trabaho para sa mga serbisyo). Ang mga dokumento ay naselyohan ng isang awtorisadong empleyado na may pananagutan sa pananalapi. Ang kontrol sa kalidad at dami ng mga kalakal / serbisyo ay isinasagawa alinsunod sa kasunduan sa supply o para sa pagkakaloob ng mga serbisyo.

Ang pamamaraan para sa pagtanggap ng mga kalakal sa warehouse ay hindi kinokontrol sa anumang paraan ayon sa batas. Upang maiwasan ang mga paghihirap, pagmasdan ang mga sumusunod na alituntunin:

• maglaan ng sapat na bilang ng mga tauhan upang alisin ang mga kalakal at dalhin ang mga ito sa warehouse;
• laging gumagana nang malinaw sa ilalim ng kontrata;
• Patunayan ang lahat ng mga papeles sa mga seal o mga lagda ng mga responsableng tao.

Ang Waybill at invoice ay dalawang dokumento na kailangang harapin sa panahon ng pagtanggap ng mga kalakal.

Ang Waybill ay nakuha sa dalawang kopya, para sa customer at supplier. Mayroong dalawang uri ng mga dokumento: Ang TORG-12 na tala ng pagpapadala (naglalaman ng data sa produkto, dami at presyo nito) at ang slip ng pagpapadala (kasama ang impormasyon tungkol sa ruta, kung mayroong isang paghahatid ng kotse).

Ang invoice ay inilabas sa isang kopya para sa customer. Kinukumpirma niya na ang mga kalakal ay naihatid at binayaran. Hindi kinakailangan na gumuhit ng isang invoice para sa mga organisasyon na tumatakbo sa ilalim ng pinasimple na sistema ng pagbubuwis. Ang mga nagbabayad ng VAT ay dapat panatilihin ang mga ito upang ilakip sa deklarasyon at mabawasan ang dami ng mga buwis.

Hakbang 5: Pagbabayad ng Pagbili

Pagkatapos ng matagumpay na pagtanggap ng mga kalakal, kinikilala ng Kagawaran ng Accounting ng organisasyon ang pagkakaroon ng mga account na babayaran sa tagapagtustos, na binabayaran sa loob ng mga termino na itinatag ng kontrata.

Sinusuri ng responsableng empleyado ang mga parameter ng papasok na invoice at ipinapadala ito sa tagapamahala para sa pag-apruba. Inaprubahan ng pinuno ng kumpanya ang invoice sa pamamagitan ng pagpirma sa kaukulang dokumento. Pagkatapos nito, ang isang order sa pagbabayad ay nabuo.

Madalas Na Nagtanong

Ano ang mga pangunahing konsepto at hakbang na kasangkot sa pag -modernize ng proseso ng pagkuha sa mga sistema ng ERP?

Ang pag-modernize ng pagkuha sa ERP ay nagsasangkot ng pag-digitize ng pag-ikot ng pagkuha, pagsasama ng data ng tagapagtustos, pag-automate ng mga daloy ng pag-apruba, at paggamit ng mga analytics para sa paggawa ng desisyon.