Hướng dẫn về quy trình mua sắm hiện đại: Khái niệm và các bước
Quá trình mua sắm bắt đầu từ thời điểm tổ chức cần một vật liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ từ bên ngoài. Ngay sau khi nhu cầu được xác định và xây dựng, chính thức hóa của nó được thực hiện. Do đó, các thông số cụ thể của cần thiết được xác định. Đồng thời, sự cân bằng của giá cả / chất lượng là rất quan trọng, bởi vì nếu các đặc điểm của đối tượng mua sắm được đánh giá quá cao, tổ chức sẽ phải chịu tổn thất, nếu chúng bị đánh giá thấp, quá trình làm việc sẽ không được điều chỉnh.
Một hoạt động mua sắm được tổ chức tốt cho phép bạn liên tục theo dõi nhu cầu của tổ chức, để các kho không tràn và đồng thời không tạo ra sự thiếu hụt hàng hóa và dịch vụ không bị lãng phí.
Quá trình mua sắm là gì
Mua sắm là một quy trình toàn diện bao gồm một số giai đoạn. Các quy tắc theo đó được thực hiện được quy định bởi pháp luật hiện hành. Quy định của tiểu bang đảm bảo sự tồn tại của các điều kiện theo đó cạnh tranh mở và bảo vệ quyền của các bên là có thể.
Quá trình mua hàng hiện đại thường bắt đầu với một người mua nhận ra nhu cầu về sản phẩm và chuẩn bị một đặc điểm kỹ thuật.
Và quy trình tìm nguồn cung ứng dựa trên thị trường thông qua lựa chọn hoặc đấu thầu giúp xác định đúng sản phẩm và nhà cung cấp. Quá trình mua sắm khá phức tạp và đa cấp.
Theo quy định, một nhân viên riêng biệt có trách nhiệm tổ chức và tiến hành mua hàng trong doanh nghiệp. Ít phổ biến, một bộ phận. Mục đích của công việc của ông là đồng bộ hóa quy trình mua sắm với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và đảm bảo tính liên tục của nó.
Các nhiệm vụ hiện tại mà quy trình mua sắm phải giải quyết bao gồm:
- tạo chứng khoán;
- tìm kiếm và thiết lập danh bạ với các nhà cung cấp đáng tin cậy;
- kiểm soát sự hợp lý của các chi phí.
Thực tiễn tốt nhất trong quá trình mua sắm
Có ba thực hành mua sắm chính để theo dõi thành công sự sẵn có của hàng hóa và cung cấp dịch vụ:
- Mua thường xuyên các lô cần thiết trong các lô nhỏ / trong một thời gian ngắn;
- mua trong một lô lớn / trong một thời gian dài;
- Mua hàng hóa và dịch vụ đặt hàng theo điểm, khi cần thiết.
Trong trường hợp này, một trong những sơ đồ phổ biến để tổ chức toàn bộ quá trình có thể được sử dụng:
- Truyên thông. Một kho hàng hóa được tạo ra / một hợp đồng cung cấp dịch vụ được rút ra trong một khoảng thời gian vượt quá yêu cầu. Nó đảm bảo việc cung cấp cho doanh nghiệp có những người cần thiết, nhưng dẫn đến một quá mức tài nguyên và quá tải kho.
- Từ tiếng Anh chỉ trong thời gian - chỉ trong thời gian. Dịch vụ và hàng hóa đi theo yêu cầu, với số lượng hạn chế và tại một thời điểm nhất định. Hàng tồn kho được giảm thiểu hoặc nil.
- Từ tiếng Anh Kế hoạch yêu cầu - Quy hoạch nhu cầu về vật liệu. Khối lượng mua hàng được điều chỉnh tùy thuộc vào nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ, tăng và giảm tỷ lệ thuận với nó.
- Từ sản xuất nạc tiếng Anh - sản xuất nạc. Nó có nghĩa là giảm chi phí ở tất cả các giai đoạn, từ sản xuất hàng hóa để mua nguyên liệu.
Giai đoạn của quá trình mua sắm
Bất kỳ quy trình mua sắm nào bao gồm ba khối lớn: xử lý nhu cầu của tổ chức từ thời điểm đặt hàng thanh toán, cập nhật danh mục thông tin và công việc thường xuyên bắt buộc. Ngoài ra, những sai lầm nên luôn luôn được phân tích.
Bước 1. Xác định nhu cầu
Việc tổ chức cần một sản phẩm hoặc dịch vụ được chính thức hóa thông qua một ứng dụng nội bộ chính thức, được chỉ định một số duy nhất. Tài liệu này trở thành cơ sở pháp lý cho tất cả các hành động tiếp theo.
Bước 2: Chọn nhà cung cấp
Tất cả các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp được chia thành hai nhóm lớn: cạnh tranh và không cạnh tranh.
Sau đây là cạnh tranh:
Yêu cầu trích dẫn.
Các nhà cung cấp gửi cung cấp của họ nặc danh. Một trong những đáp ứng tất cả các yêu cầu và có giá thấp nhất được chọn. Sự nguy hiểm của phương pháp này là nó không tính đến kinh nghiệm của nhà cung cấp, chất lượng thiết bị để cài đặt, trình độ chuyên môn và các yếu tố quan trọng khác.
Bán đấu giá.
Nó ngụ ý giao dịch trong một số giai đoạn. Ứng dụng này dành cho người cung cấp giá tối thiểu. Các yếu tố khác không được xem xét.
Cuộc thi.
Nó có tính đến chất lượng dịch vụ, danh tiếng của nhà cung cấp và giá cả. Nhà cung cấp được chọn là kết quả của việc phân tích tài liệu đấu thầu trong ba giai đoạn, tại mỗi trong số đó lựa chọn và sàng lọc những người tham gia được thực hiện theo các tiêu chí này.
Yêu cầu đề xuất.
Những người chiến thắng trong cuộc đấu giá hoặc cuộc thi được lựa chọn cho giá cả và chất lượng dịch vụ, sau đó các điều khoản hợp tác được đánh giá.
Một quy trình không cạnh tranh để tìm nhà cung cấp chỉ có thể trong một trường hợp - chỉ có một công ty trên thị trường cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết.
Bước 3: Đàm phán và hợp đồng
Đàm phán với một nhà cung cấp được chia thành các giai đoạn sau: Chuẩn bị, liên hệ, trao đổi thông tin, đạt được thỏa thuận, đóng một thỏa thuận và phân tích.
Để quá trình thành công, bạn cần biết rõ mục tiêu của mình và tuân thủ nó, nghiên cứu thị trường, giữ cân bằng cảm xúc, ghi lại kết quả đàm phán bằng cách ký hợp đồng mua bán.
Hợp đồng với nhà cung cấp chỉ định: tên chính xác của sản phẩm / dịch vụ, số lượng và tham số của nó.
Một loại trao đổi hàng hóa và dịch vụ đặc biệt là quá trình mua sắm hợp đồng. Trong trường hợp này, khách hàng luôn là Nhà nước (Tổ chức Ngân sách hoặc Cơ quan Công cộng). Thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện từ ngân sách nhà nước.
Bước 4: Nhận hàng
Khi nhận được hàng, người có trách nhiệm ký tài liệu chấp nhận (hóa đơn cho hàng hóa hoặc hành động hoàn thành công việc cho các dịch vụ). Tài liệu được đóng dấu bởi một nhân viên được ủy quyền chịu trách nhiệm tài chính. Kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa / dịch vụ được thực hiện theo thỏa thuận cung cấp hoặc để cung cấp dịch vụ.
Thủ tục chấp nhận hàng hóa tại kho không được quy định theo bất kỳ cách nào theo luật. Để tránh những khó khăn, hãy quan sát các quy tắc sau:
- phân bổ đủ số lượng nhân sự để dỡ hàng hóa và vận chuyển chúng đến kho;
- luôn luôn làm việc rõ ràng theo hợp đồng;
- xác nhận tất cả các giấy tờ với các con dấu hoặc chữ ký của những người có trách nhiệm.
Vận đơn và hóa đơn là hai tài liệu sẽ phải được xử lý trong quá trình chấp nhận hàng hóa.
Vận đơn được soạn thảo trong hai bản, cho khách hàng và nhà cung cấp. Có hai loại tài liệu: Lưu ý lô hàng Torg-12 (chứa dữ liệu trên sản phẩm, số lượng và giá cả của nó) và phiếu vận chuyển (bao gồm thông tin về tuyến đường, nếu có giao hàng bằng ô tô).
Hóa đơn được soạn thảo trong một bản cho khách hàng. Ông xác nhận rằng hàng hóa đã được giao và trả tiền cho. Không bắt buộc phải rút ra hóa đơn cho các tổ chức hoạt động theo hệ thống thuế đơn giản hóa. Những người trả thuế VAT nên giữ chúng để gắn liền với tuyên bố và giảm số tiền thuế.
Bước 5: Thanh toán mua hàng
Sau khi chấp nhận thành công hàng hóa, Sở Kế toán của tổ chức công nhận sự hiện diện của các tài khoản phải trả cho nhà cung cấp, được hoàn trả trong các điều khoản được thiết lập bởi hợp đồng.
Nhân viên có trách nhiệm kiểm tra các tham số của hóa đơn đến và gửi nó đến người quản lý để phê duyệt. Người đứng đầu công ty phê duyệt hóa đơn bằng cách ký vào tài liệu tương ứng. Sau đó, một lệnh thanh toán được tạo ra.
Câu Hỏi Thường Gặp
- Các khái niệm và bước quan trọng liên quan đến việc hiện đại hóa quá trình mua sắm trong các hệ thống ERP là gì?
- Hiện đại hóa mua sắm trong ERP bao gồm số hóa chu kỳ mua sắm, tích hợp dữ liệu nhà cung cấp, tự động hóa quy trình công việc phê duyệt và sử dụng phân tích để ra quyết định.
