现代采购过程指南：概念和步骤
采购过程从组织需要来自外部的材料，产品或服务的那一刻起源。一旦确定和制定，它的形式化就会进行。结果，确定必要的特定参数。与此同时，价格/质量的平衡非常重要，因为如果采购对象的特征高估，组织将损失，如果他们被低估，就会进行工作过程。
一个有组织的采购活动允许您不断监控组织的需求，因此仓库不会溢出，同时不造成货物短缺，而且服务不会浪费。
什么是采购过程
采购是一个全面的过程，包括几个阶段。根据其实施的规则是由目前立法调节的。国家规定保证存在开放竞争和保护当事人权利的条件。
现代购买过程通常始于买家，意识到需要产品并准备规格。
通过选择或招标，基于市场的采购过程有助于确定正确的产品和供应商。采购过程非常复杂且多层次。
作为一项规则，单独的员工负责在企业中组织和开展购物。不太常见的部门。他的作品的目的是将采购过程与企业不断变化的需求同步，并确保其连续性。
采购过程必须解决的当前任务包括：
- 股票创作;
- 使用可靠的供应商搜索和建立联系人;
- 控制费用的合理性。
采购过程中的最佳实践
有三种主要采购实践可以成功监控货物的可用性和提供服务：
- 定期购买小批次/短时间内必要;
- 在一个大批次/长期购买;
- 根据需要，点击购买商品和订购服务。
在这种情况下，可以使用用于组织整个过程的流行方案之一：
- 传统的。创建货物库存/提供服务的合同被制定，超过所需的服务。它保证提供必要的企业，但导致过度资源和仓库过载的过度资源。
- 从英语“刚刚及时” - 刚刚及时。服务和货物需求有限，数量有限。库存最小化或零。
- 从英语“材料需求规划” - 规划需要材料。根据对商品和服务的需求调整购买量，与其成比例地增加和减少。
- 从英语“精益生产” - 精益生产。这意味着从所有阶段都降低成本，从生产物品到购买材料。
采购过程的阶段
任何采购过程都由三个大块组成：从订购付款，更新信息目录和强制常规工作时处理组织的需求。此外，应始终分析错误。
步骤1.确定需求
该组织对产品或服务的需求通过官方内部应用程序正式化，该申请被分配了唯一的数字。本文件成为所有后续行动的法律依据。
第2步：选择供应商
所有供应商选定程序分为两组：竞争和不竞争力。
以下是竞争激烈的：
请求报价。
供应商匿名提交他们的提供。符合所有要求并选择最低价格的那个。这种方法的危险是，它没有考虑到供应商的经验，安装设备的质量，专家的资格和其他重要因素。
拍卖。
它意味着几个阶段交易。该申请进入提供最低价格的人。其他因素不考虑。
比赛。
它考虑了服务质量，供应商的声誉和价格。供应商作为分析三个阶段的招标文件的结果，每个标准都进行了参与者的选择和筛选。
请求提案。
拍卖或竞争的获奖者被选为服务的价格和质量，之后进行合作条款。
用于查找供应商的非竞争力的程序只有在一个案例中，只有一家市场上的一家公司提供所需的产品或服务。
第3步：谈判和合同
与供应商的谈判分为以下阶段：准备，联系，交换信息，达成协议，结束交易和分析。
为了成功的过程，您需要清楚地了解您的目标并坚持下去，研究市场，保持情感平衡，通过签署销售和购买协议来记录谈判的结果。
与供应商的合同指定：产品/服务的确切姓名，其数量和参数。
特殊类型的商品和服务交换是合同采购过程。在这种情况下，客户始终是国家（预算组织或公共机构）。从国家预算中进行货物或服务的付款。
第4步：收到货物
收到货物后，负责人签署录取文件（为商品或完成工作行为的发票）。文件由承担财务责任的授权员工盖章。对货物/服务的质量和数量的控制根据供应协议或提供服务进行。
在法律上不受任何方式监管仓库货物的程序。为避免困难，请遵守以下规则：
- 分配足够数量的人员来卸载货物并将其运送到仓库;
- 总是在合同下清楚地工作;
- 用负责人的密封或签名证明所有文件。
Waybill和发票是在接受货物期间必须处理的两份文件。
Waybill以两份副本绘制，为客户和供应商。有两种类型的文件：Torg-12寄售说明（包含产品上的数据，其数量和价格）以及运输单（包括有关路线的信息，如果有乘车交付）。
发票以客户的一份副本制定。他确认货物已被交付和支付。在简化税收系统下运营的组织不需要制定发票。那些支付增值税的人应保留他们，以便申请宣言并减少税款。
第5步：购买付款
在成功接受货物后，本组织会计部承认应付供应商应付账款，该账款在合同设定的条款内偿还。
负责任的员工检查传入发票的参数，并将其发送给管理者以获取批准。本公司负责人通过签署相应的文件来批准发票。之后，生成支付订单。
常见问题
- 现代化ERP系统采购过程的关键概念和步骤是什么？
- ERP中的现代化采购涉及数字化采购周期，集成供应商数据，自动化批准工作流以及利用分析进行决策。
