現代採購過程指南：概念和步驟
採購過程從組織需要來自外部的材料，產品或服務的那一刻起源。一旦確定和製定，它的形式化就會進行。結果，確定必要的特定參數。與此同時，價格/質量的平衡非常重要，因為如果採購對象的特徵高估，組織將損失，如果他們被低估，就會進行工作過程。
一個有組織的採購活動允許您不斷監控組織的需求，因此倉庫不會溢出，同時不造成貨物短缺，而且服務不會浪費。
什麼是採購過程
採購是一個全面的過程，包括幾個階段。根據其實施的規則是由目前立法調節的。國家規定保證存在開放競爭和保護當事人權利的條件。
現代購買過程通常始於買家，意識到需要產品並準備規格。
通過選擇或招標，基於市場的採購過程有助於確定正確的產品和供應商。採購過程非常複雜且多層次。
作為一項規則，單獨的員工負責在企業中組織和開展購物。不太常見的部門。他的作品的目的是將採購過程與企業不斷變化的需求同步，並確保其連續性。
採購過程必須解決的當前任務包括：
- 股票創作;
- 使用可靠的供應商搜索和建立聯繫人;
- 控制費用的合理性。
採購過程中的最佳實踐
有三種主要採購實踐可以成功監控貨物的可用性和提供服務：
- 定期購買小批次/短時間內必要;
- 在一個大批次/長期購買;
- 根據需要，點擊購買商品和訂購服務。
在這種情況下，可以使用用於組織整個過程的流行方案之一：
- 傳統的。創建貨物庫存/提供服務的合同被制定，超過所需的服務。它保證提供必要的企業，但導致過度資源和倉庫過載的過度資源。
- 從英語“剛剛及時” - 剛剛及時。服務和貨物需求有限，數量有限。庫存最小化或零。
- 從英語“材料需求規劃” - 規劃需要材料。根據對商品和服務的需求調整購買量，與其成比例地增加和減少。
- 從英語“精益生產” - 精益生產。這意味著從所有階段都降低成本，從生產物品到購買材料。
採購過程的階段
任何採購過程都由三個大塊組成：從訂購付款，更新信息目錄和強制常規工作時處理組織的需求。此外，應始終分析錯誤。
步驟1.確定需求
該組織對產品或服務的需求通過官方內部應用程序正式化，該申請被分配了唯一的數字。本文件成為所有後續行動的法律依據。
第2步：選擇供應商
所有供應商選定程序分為兩組：競爭和不競爭力。
以下是競爭激烈的：
請求報價。
供應商匿名提交他們的提供。符合所有要求並選擇最低價格的那個。這種方法的危險是，它沒有考慮到供應商的經驗，安裝設備的質量，專家的資格和其他重要因素。
拍賣。
它意味著幾個階段交易。該申請進入提供最低價格的人。其他因素不考慮。
比賽。
它考慮了服務質量，供應商的聲譽和價格。供應商作為分析三個階段的招標文件的結果，每個標準都進行了參與者的選擇和篩選。
請求提案。
拍賣或競爭的獲獎者被選為服務的價格和質量，之後進行合作條款。
用於查找供應商的非競爭力的程序只有在一個案例中，只有一家市場上的一家公司提供所需的產品或服務。
第3步：談判和合同
與供應商的談判分為以下階段：準備，聯繫，交換信息，達成協議，結束交易和分析。
為了成功的過程，您需要清楚地了解您的目標並堅持下去，研究市場，保持情感平衡，通過簽署銷售和購買協議來記錄談判的結果。
與供應商的合同指定：產品/服務的確切姓名，其數量和參數。
特殊類型的商品和服務交換是合同採購過程。在這種情況下，客戶始終是國家（預算組織或公共機構）。從國家預算中進行貨物或服務的付款。
第4步：收到貨物
收到貨物後，負責人簽署錄取文件（為商品或完成工作行為的發票）。文件由承擔財務責任的授權員工蓋章。對貨物/服務的質量和數量的控制根據供應協議或提供服務進行。
在法律上不受任何方式監管倉庫貨物的程序。為避免困難，請遵守以下規則：
- 分配足夠數量的人員來卸載貨物並將其運送到倉庫;
- 總是在合同下清楚地工作;
- 用負責人的密封或簽名證明所有文件。
Waybill和發票是在接受貨物期間必須處理的兩份文件。
Waybill以兩份副本繪製，為客戶和供應商。有兩種類型的文件：Torg-12寄售說明（包含產品上的數據，其數量和價格）以及運輸單（包括有關路線的信息，如果有乘車交付）。
發票以客戶的一份副本製定。他確認貨物已被交付和支付。在簡化稅收系統下運營的組織不需要製定發票。那些支付增值稅的人應保留他們，以便申請宣言並減少稅款。
第5步：購買付款
在成功接受貨物後，本組織會計部承認應付供應商應付賬款，該賬款在合同設定的條款內償還。
負責任的員工檢查傳入發票的參數，並將其發送給管理者以獲取批准。本公司負責人通過簽署相應的文件來批准發票。之後，生成支付訂單。
常見問題
- 現代化ERP系統採購過程的關鍵概念和步驟是什麼？
- ERP中的現代化採購涉及數字化採購週期，集成供應商數據，自動化批准工作流以及利用分析進行決策。
