دليل عملية الشراء الحديثة: المفاهيم والخطوات
تبدأ عملية الشراء من لحظة تحتاج المنظمة إلى مادة أو منتج أو خدمة من الخارج. بمجرد تحديد الحاجة وصياغة، يتم إجراء إضفاء الطابع الرسمي عليه. نتيجة لذلك، يتم تحديد معايير محددة من اللازم. في الوقت نفسه، يكون توازن السعر / الجودة مهم جدا، لأنه إذا تم تقدير خصائص كائن المشتريات، فستتحمل المنظمة خسائر، إذا تم التقليل من التقليل من ذلك، فلن يتم تعديل عملية العمل.
يتيح لك نشاط المشتريات المنظمين جيدا مراقبة احتياجات المنظمة باستمرار، بحيث لا تفيض المستودعات وفي الوقت نفسه لا تخلق نقصا في السلع، ولا يضيع الخدمات.
ما هي عملية الشراء
المشتريات عملية كلي تتكون من عدة مراحل. يتم تنظيم القواعد التي يتم تنفيذها من قبل التشريع الحالي. يضمن لائحة الدولة وجود الشروط التي يمكن بموجبها المنافسة المفتوحة وحماية حقوق الأطراف.
تبدأ عملية الشراء الحديثة عادةً بمشتري يدرك الحاجة إلى منتج وإعداد المواصفات.
وتساعد عملية المصادر القائمة على السوق من خلال الاختيار أو المناقصات على تحديد المنتج والمورد المناسب. عملية الشراء معقدة ومتعددة المستويات.
كقاعدة عامة، موظف منفصل مسؤول عن تنظيم وإجراء عمليات الشراء في المؤسسة. أقل شيوعا، قسم. الغرض من عمله هو مزامنة عملية الشراء مع الاحتياجات المتغيرة للمؤسسة وضمان استمرارتها.
المهام الحالية التي يجب أن تحلها عملية الشراء:
- خلق الأسهم
- البحث وإنشاء اتصالات مع مورد موثوق؛
- السيطرة على معقول النفقات.
أفضل الممارسات في عملية الشراء
هناك ثلاثة ممارسات شراء رئيسية لرصد توافر البضائع بنجاح وتوفير الخدمات:
- شراء منتظم من الضروري في دفعات صغيرة / لفترة قصيرة؛
- شراء في دفعة واحدة كبيرة / لفترة طويلة؛
- شراء السلع وترتيب الخدمات جهز، حسب الحاجة.
في هذه الحالة، يمكن استخدام أحد المخططات الشعبية لتنظيم العملية بأكملها:
- تقليدي. يتم إنشاء مخزون من السلع / يتم وضع عقد لتوفير الخدمات لمدة تتجاوز الفترة المطلوبة. يضمن توفير المؤسسة مع اللازم، لكنه يؤدي إلى زيادة الإفراط في الحصول على الموارد والحمل الزائد للمستودعات.
- من الإنجليزية في الوقت المناسب - فقط في الوقت المناسب. الخدمات والسلع تأتي في الطلب، بكميات محدودة وفي وقت معين. يتم تقليل المخزونات أو لا شيء.
- من تخطيط متطلبات المواد الإنجليزية - التخطيط للحاجة إلى المواد. يتم ضبط حجم المشتريات اعتمادا على الطلب على السلع والخدمات والزيادات والاقترانات بما يتناسب معها.
- من الإنجليزية الإنتاج العجاف - الإنتاج العجاف. وهذا يعني تقليل التكاليف في جميع المراحل، من إنتاج البضائع إلى شراء المواد.
مراحل عملية الشراء
تتكون أي عملية شراء من ثلاث كتل كبيرة: معالجة احتياجات المنظمة من لحظة طلب الدفع، وتحديث كتالوجات المعلومات، والعمل المنتظم الإلزامي. بالإضافة إلى ذلك، يجب دائما تحليل الأخطاء.
الخطوة 1. تحديد الاحتياجات
يتم إضفاء الطابع الرسمي على حاجة المنظمة إلى منتج أو خدمة من خلال تطبيق داخلي رسمي، تم تعيين رقم فريد. تصبح هذه الوثيقة الأساس القانوني لجميع الإجراءات اللاحقة.
الخطوة 2: اختيار المورد
يتم تقسيم جميع إجراءات اختيار الموردين إلى مجموعتين كبيرتين: تنافسية وغير تنافسية.
ما يلي تنافسية:
طلب الاقتباسات.
يقدم الموردون عروضهم مجهولة. الشخص الذي يلبي جميع المتطلبات ولديه أدنى سعر يتم اختياره. إن خطر هذه الطريقة هو أنه لا يأخذ في الاعتبار تجربة المورد، ونوعية المعدات للتركيب، ومؤهلات المتخصصين وغيرها من العوامل المهمة.
مزاد علني.
إنه ينطوي على التداول في عدة مراحل. التطبيق يذهب إلى الشخص الذي يقدم الحد الأدنى للسعر. لا يتم النظر في العوامل الأخرى.
منافسة.
يأخذ في الاعتبار جودة الخدمات، وسمع المورد والسعر. يتم تحديد المورد نتيجة تحليل وثائق المناقصة في ثلاث مراحل، عند كل منها اختيار وفرز المشاركين يتم تنفيذها وفقا لهذه المعايير.
طلب تقديم عرض.
يتم اختيار الفائزين في المزاد أو المنافسة بسعر ونوعية الخدمات، وبعد ذلك يتم تقييم شروط التعاون.
من الممكن إجراء إجراء غير قابل للاستقرار لإيجاد مورد فقط في حالة واحدة - تقدم شركة واحدة فقط في السوق المنتج أو الخدمة المطلوبة.
الخطوة 3: التفاوض والعقد
تنقسم المفاوضات مع المورد إلى المراحل التالية: الإعداد، وجعل الاتصال، تبادل المعلومات، والوصول إلى الاتفاقيات، وإغلاق الصفقة وتحليلها.
بالنسبة للعملية التي يجب أن تكون ناجحة، تحتاج إلى معرفة هدفك وتلتزم به بوضوح، ودراسة السوق، والحفاظ على توازن عاطفي، وثيقة نتائج المفاوضات من خلال توقيع اتفاقية بيع وشراء.
يحدد العقد مع المورد: الاسم الدقيق للمنتج / الخدمة، والكمية والمعلمات.
نوع خاص من تبادل السلع والخدمات هو عملية شراء العقد. في هذه الحالة، يكون العميل دائما الدولة (منظمة الميزانية أو الهيئة العامة). يتم تنفيذ الدفع للسلع أو الخدمات من ميزانية الدولة.
الخطوة 4: استلام البضائع
عند استلام البضاعة، يوقع الشخص المسؤول وثيقة القبول (الفاتورة للسلع أو فعل العمل المكتمل للخدمات). يتم ختم المستندات من قبل موظف معتمد يتحمل المسؤولية المالية. تتم التحكم في جودة وكمية السلع / الخدمات وفقا لاتفاقية العرض أو لتوفير الخدمات.
لا ينظم الإجراء الخاص بقبول البضائع في المستودع بأي حال من الأحوال بموجب القانون. لتجنب الصعوبات، لاحظ القواعد التالية:
- تخصيص عدد كاف من الموظفين لتفريغ البضائع ونقلها إلى المستودع؛
- دائما العمل بوضوح بموجب العقد؛
- التصديق على جميع الأوراق مع الأختام أو توقيعات الأشخاص المسؤولين.
تعد WayBill والفاتورة مستندان سيتعين التعامل معه خلال قبول البضاعة.
يتم وضع WayBill في نسختين، للعميل والمورد. هناك نوعان من المستندات: مذكرة شحنة TORG-12 (تحتوي على بيانات عن المنتج، وكميةها وسعرها) وانزلاق الشحن (يتضمن معلومات حول الطريق، إذا كان هناك تسليم بالسيارة).
يتم وضع الفاتورة في نسخة واحدة للعميل. إنه يؤكد أن البضائع قد تم تسليمها ودفعها. ليس من الممدد وضع فاتورة للمؤسسات العاملة بموجب نظام الضرائب المبسط. يجب على أولئك الذين يدفعون ضريبة القيمة المضافة الاحتفاظ بهم من أجل إرفاقهم بالإعلان وتقليل مقدار الضرائب.
الخطوة 5: دفع شراء
بعد القبول الناجح للبضائع، تدرك الإدارة المحاسبية للمنظمة وجود حسابات مستحقة الدفع للمورد، الذي سدد في الشروط التي أنشأها العقد.
يتحقق الموظف المسؤول مع معلمات الفاتورة الواردة ويرسلها إلى المدير للموافقة عليها. يرافق رأس الشركة في الفاتورة من خلال توقيع المستند المقابل. بعد ذلك، يتم إنشاء أمر الدفع.
الأسئلة المتداولة
- ما هي المفاهيم والخطوات الرئيسية التي تنطوي عليها تحديث عملية الشراء في أنظمة ERP؟
- يتضمن تحديث المشتريات في ERP رقمنة دورة الشراء ، ودمج بيانات الموردين ، وأتمتة سير عمل الموافقة ، واستخدام التحليلات لاتخاذ القرارات.
