Müasir satınalma prosesi təlimatı: anlayışlar və addımlar

Satınalma prosesi təşkilatın kənardan bir material, məhsul və ya xidmətə ehtiyacı olan andan başlayır. Ehtiyac müəyyən və formalaşdırıldıqdan sonra onun rəsmiləşdirilməsi aparılır. Nəticədə zəruri olanların xüsusi parametrləri müəyyən edilir. Eyni zamanda, qiymət / keyfiyyətin tarazlığı çox vacibdir, çünki satınalma obyektinin xüsusiyyətləri həddən artıq qiymətləndirilirsə, təşkilat itkisini itirirsə, iş prosesi tənzimlənməyəcəkdir.

Yaxşı təşkil olunmuş bir satınalma fəaliyyəti, təşkilatın ehtiyaclarını daim izləməyə imkan verir, buna görə anbarların daşmaması və eyni zamanda mal çatışmazlığı yaratmaması və xidmətlər boşa çıxmaması imkan verir.

Satınalma prosesi nədir

Satınalma bir neçə mərhələdən ibarət olan vahid bir prosesdir. Həyata keçirildiyi qaydalar mövcud qanunvericiliklə tənzimlənir. Dövlət tənzimlənməsi, partiyaların açıq müsabiqəsinin və qorunması mümkün olan şəraitin mövcudluğuna zəmanət verir.

Müasir alış prosesi ümumiyyətlə bir məhsula ehtiyacı tanıyan və bir spesifikasiyanı qəbul edən bir alıcından başlayır.

Seçki və ya tender yolu ilə bazar əsaslı mənbə prosesi düzgün məhsul və təchizatçı təyin etməyə kömək edir. Satınalma prosesi olduqca mürəkkəb və çox səviyyəlidir.

Bir qayda olaraq, ayrı bir işçi müəssisədə satınalmaların təşkili və aparılmasına cavabdehdir. Daha az, bir şöbə. Onun işinin məqsədi satınalma prosesini müəssisənin dəyişən ehtiyacları ilə sinxronizasiya etmək və davamlılığını təmin etməkdir.

Satınalma prosesinin həll edilməli olduğu cari vəzifələr aşağıdakıları əhatə edir:

• səhmvarı;
• etibarlı təchizatçılarla əlaqələrin axtarışı və yaradılması;
• xərclərin məqsədəuyğunluğuna nəzarət.

Satınalma prosesində ən yaxşı təcrübələr

Malların mövcudluğunu və xidmətlərin göstərilməsini uğurla izləmək üçün üç əsas satınalma təcrübəsi var:

• kiçik dəstələrdə / qısa müddətə lazımlıların mütəmadi alınması;
• Bir böyük bir dəstə / uzun müddət satın alın;
• Malların alınması və sifariş xidmətləri göstərildiyi kimi.

Bu vəziyyətdə, bütün prosesi təşkil etmək üçün məşhur sxemlərdən biri istifadə edilə bilər:

1. Ənənəvi. Malların birjası yaradılır / Xidmətlərin göstərilməsi üçün bir müqavilə tələb olunan bir dövr üçün tərtib edilmişdir. Müəssisənin zəruri olan təminatına zəmanət verir, lakin mənbələrin həddindən artıq yüklənməsinə və anbarların həddindən artıq yüklənməsinə səbəb olur.
2. İngilis dilindən vaxtında - yalnız vaxtında. Xidmətlər və mallar məhdud miqdarda və müəyyən bir müddətdə tələb olunur. Ehtiyatlar minimuma endirilir və ya nil.
3. İngilis dilindən Maddi Tələb Planlaşdırma - materiallara ehtiyac yaratmaq. Satınalmaların həcmi mal və xidmətlərə olan tələbdən asılı olaraq tənzimlənir, nisbətdə artır və azalır.
4. İngilis dilindən arıq istehsal - arıq istehsal. Bu, bütün mərhələlərdə, malların istehsalından materialların alınmasına qədər xərclərin azaldılması deməkdir.

Satınalma prosesinin mərhələləri

Hər hansı bir satınalma prosesi üç böyük blokdan ibarətdir: Təşkilatın ehtiyaclarını ödəmək, məlumat kataloqu yeniləmək və məcburi müntəzəm işləri yeniləmək anından emal. Bundan əlavə, səhvlər həmişə təhlil edilməlidir.

Addım 1. Ehtiyacların təyini

Təşkilatın bir məhsul və ya xidmətə ehtiyacı, unikal bir nömrə təyin olunan rəsmi daxili tətbiq vasitəsilə rəsmiləşdirilir. Bu sənəd sonrakı hərəkətlər üçün hüquqi əsas olur.

Addım 2: Təchizatçı seçmək

Bütün təchizatçı seçimi prosedurları iki böyük qrupa bölünür: rəqabət və rəqabət qabiliyyətlidir.

Aşağıdakılar rəqabətdir:

Sitatlar üçün tələb.

Təchizatçılar təkliflərini anonim olaraq təqdim edirlər. Bütün tələblərə cavab verən və ən aşağı qiymət seçilmiş biri seçilmişdir. Bu metodun təhlükəsi, təchizatçı, quraşdırma üçün avadanlıqların keyfiyyətini, mütəxəssislərin və digər vacib amillərin keyfiyyətini nəzərə almamasıdır.

Hərrac.

Bir neçə mərhələdə ticarət nəzərdə tutur. Tətbiq minimum qiyməti təklif edən birinə gedir. Digər amillər nəzərə alınmır.

Müsabiqə.

Xidmətlərin keyfiyyətini, tədarükçünün nüfuzunu və qiyməti nəzərə alır. Təchizatçı üç mərhələdə tender sənədlərinin təhlili nəticəsində seçilmiş, hər birində iştirakçıların seçimi və müayinəsi bu meyarlara uyğun olaraq həyata keçirilir.

Təkliflər üçün tələb.

Hərrac və ya rəqabətin qalibləri, xidmətlərin qiyməti və keyfiyyəti üçün seçilir, bundan sonra əməkdaşlıq şərtləri qiymətləndirilir.

Təchizatçı tapmaq üçün yaranılmaz bir prosedur yalnız bir vəziyyətdə mümkündür - bazardakı yalnız bir şirkət tələb olunan məhsul və ya xidmət təklif edir.

Addım 3: Danışıqlar və müqavilə

Təchizatçı ilə danışıqlar aşağıdakı mərhələlərə bölünür: hazırlıq, əlaqə qurmaq, məlumat mübadiləsi, saziş əldə etmək, saziş bağlamaq və təhlil etmək.

Müvəffəqiyyətli olmağınız üçün hədəfinizi dəqiq bilmək və ona yapışmaq, bazarı öyrənmək, emosional bir tarazlıq saxlamaq, satış və alış müqaviləsi imzalanaraq danışıqların nəticələrini sənədləşdirməlisiniz.

Təchizatçı ilə müqavilə müəyyənləşdirir: məhsulun / xidmətin dəqiq adı, onun miqdarı və parametrləri.

Mal və xidmətlər mübadiləsinin xüsusi növü müqavilə satınalma prosesidir. Bu vəziyyətdə müştəri həmişə dövlətdir (büdcə təşkilatı və ya dövlət orqanı). Mal və ya xidmətlər üçün ödəniş dövlət büdcəsindən həyata keçirilir.

Addım 4: Mallar almaq

Malların alındıqdan sonra məsul şəxs qəbul sənədini (mallar üçün hesab-faktura və ya xidmət üçün tamamlanmış iş aktı) imzalayır. Sənədlər maliyyə məsuliyyəti daşıyan səlahiyyətli bir işçi tərəfindən möhürlənir. Təchizat müqaviləsinə və ya xidmətlərin göstərilməsi üçün malların / xidmətlərin keyfiyyətinə və miqdarına nəzarət həyata keçirilir.

Anbarda malların qəbul edilməsi qaydası qanunla hər hansı bir şəkildə tənzimlənmir. Çətinliklərdən qaçmaq üçün aşağıdakı qaydalara əməl edin:

• Malların boşaldılması və onları anbara nəql etmək üçün kifayət qədər sayda personal ayırın;
• müqavilənin altında həmişə aydın işləyin;
• Bütün sənədləri məsul şəxslərin möhürləri və ya imzaları ilə təsdiqləyin.

Yol tökmə və hesab-faktura, malların qəbulu zamanı həll edilməli olan iki sənəddir.

Müştəri və təchizatçı üçün yol yarışı iki nüsxədə tərtib edilmişdir. İki növ sənəd var: Torg-12 yükləmə qeydində (məhsul haqqında məlumatlar, onun miqdarı və qiyməti, onun miqdarı və qiyməti var) və nəqliyyat vasitəsi ilə bir çatdırılma varsa, marşrut haqqında məlumat daxildir).

Faktura müştəri üçün bir nüsxədə tərtib edilmişdir. Malların çatdırıldığını və ödədiyini təsdiqləyir. Sadələşdirilmiş vergi sistemi altında fəaliyyət göstərən təşkilatlar üçün bir faktura tərtib etmək tələb olunmur. ƏDV ödəyənlər bəyannaməyə əlavə etmək və vergilərin miqdarını azaltmaq üçün onları saxlamalıdırlar.

Addım 5: Ödəniş alın

Malların müvəffəqiyyətlə qəbul edilməsindən sonra təşkilatın mühasibat şöbəsi, müqavilə ilə müəyyən edilmiş şərtlər daxilində ödənilən tədarükçiyə ödəniləcək hesabların mövcudluğunu tanıyır.

Məsuliyyətli işçi gələn fakturanın parametrlərini yoxlayır və təsdiq üçün menecerə göndərir. Şirkət rəhbəri müvafiq sənədi imzalayaraq fakturanı təsdiqləyir. Bundan sonra bir ödəniş əmri yaradılır.

Tez-Tez Verilən Suallar

ERP sistemlərində satınalma prosesini modernləşdirməkdə iştirak edən əsas anlayışlar və addımlar hansılardır?

ERP-də modernləşdirmə satınalma, tədarükçü məlumatlarını birləşdirərək, təsdiqləmə işlərini avtomatlaşdıran və qərar qəbul etmək üçün analitiklərdən istifadə etməklə satınalma dövrünü rəqəmləşdirir.