Guia de procés de contractació moderna: conceptes i passos
- Què és el procés de contractació?
- Bones pràctiques en el procés de contractació
- Etapes del procés de contractació
- Pas 1. Determinació de les necessitats
- Pas 2: Escollir un proveïdor
- Sol·licitud de pressupostos.
- Subhasta.
- Concurs.
- Sol·licitud de propostes.
- Pas 3: Negociació i contractació
- Pas 4: Rebre la mercaderia
- Pas 5: Pagament de compra
- Preguntes Més Freqüents
El procés de contractació comença des del moment en què l'organització necessita un material, un producte o servei des de l'exterior. Tan aviat com es defineixi la necessitat i formula, es realitza la seva formalització. Com a resultat, es determinen paràmetres específics dels necessaris. Al mateix temps, la balança de preu / qualitat és molt important, ja que si es sobreestimen les característiques de l'objecte de contractació, l'organització incorrerà pèrdues, si es subestima, el procés de treball no s'ajustarà.
Una activitat de contractació ben organitzada us permet controlar constantment les necessitats de l'organització, de manera que els magatzems no desborden i al mateix temps no creen una escassetat de béns, i els serveis no es perden.
Què és el procés de contractació?
La contractació és un procés holístic que consta de diverses etapes. Les regles segons les quals es realitzen estan regulades per la legislació vigent. La regulació estatal garanteix l'existència de condicions en què és possible la competència oberta i la protecció dels drets de les parts.
El procés de compra modern sol començar amb un comprador que reconeix la necessitat d’un producte i preparant una especificació.
I el procés d’abastament basat en el mercat mitjançant la selecció o la licitació ajuda a determinar el producte i el proveïdor adequats. El procés de contractació és força complex i multi-nivell.
Com a regla general, un empleat independent és responsable de l'organització i la realització de compres a l'empresa. Menys comunament, un departament. El propòsit de la seva obra és sincronitzar el procés de contractació amb les necessitats canviants de l'empresa i garantir la seva continuïtat.
Les tasques actuals que el procés de contractació ha de resoldre incloure:
- creació d'accions;
- Cerca i establiment de contactes amb proveïdors fiables;
- controlar la raonabilitat de les despeses.
Bones pràctiques en el procés de contractació
Hi ha tres pràctiques principals de contractació per controlar amb èxit la disponibilitat de béns i la prestació de serveis:
- compra regular del necessari en petits lots / per un curt període de temps;
- compra en un lot gran / durant molt de temps;
- Compra de béns i serveis de comandes a punt, segons sigui necessari.
En aquest cas, es pot utilitzar un dels esquemes populars per organitzar tot el procés:
- TRADICIONAL. Es crea un estoc de béns / es crea un contracte per a la prestació de serveis per un període superior a la necessària. Garanteix la prestació de l'empresa amb la necessària, però condueix a una sobreexpès de recursos i sobrecàrrega de magatzems.
- De l'anglès Just in Time, just a temps. Els serveis i els béns s'executen, en quantitats limitades i en un moment determinat. Els inventaris es minimitzen o nul.
- De la planificació de requisits materials - Planificació de la necessitat de materials. El volum de compres s'ajusta en funció de la demanda de béns i serveis, augmenta i disminueix en proporció.
- De l'anglès Lean Production - Producció magra. Significa reduir costos en totes les etapes, des de la producció de béns a la compra de materials.
Etapes del procés de contractació
Qualsevol procés de contractació consta de tres grans blocs: processar les necessitats de l'organització des del moment d'ordenar el pagament, actualització de catàlegs d'informació i treball regular obligatori. A més, s'han d'analitzar sempre errors.
Pas 1. Determinació de les necessitats
La necessitat de l'organització per a un producte o servei es formalitza mitjançant una aplicació interna oficial, que se li assigna un número únic. Aquest document es converteix en la base legal per a totes les accions posteriors.
Pas 2: Escollir un proveïdor
Tots els procediments de selecció de proveïdors es divideixen en dos grans grups: competitius i no competitius.
Els següents són competitius:
Sol·licitud de pressupostos.
Els proveïdors presenten les seves ofertes de manera anònima. El que compleix tots els requisits i té el preu més baix que es tria. El perill d'aquest mètode és que no té en compte l'experiència del proveïdor, la qualitat dels equips per a la instal·lació, les qualificacions d'especialistes i altres factors importants.
Subhasta.
Implica la negociació en diverses etapes. L'aplicació va a la que ofereix el preu mínim. No es consideren altres factors.
Concurs.
Té en compte la qualitat dels serveis, la reputació del proveïdor i el preu. El proveïdor es selecciona com a resultat de l'anàlisi de la documentació de licitació en tres etapes, en cadascuna de les quals es realitza la selecció i la projecció dels participants segons aquests criteris.
Sol·licitud de propostes.
Els guanyadors de la subhasta o la competència són seleccionats per al preu i la qualitat dels serveis, després dels quals es valoren els termes de cooperació.
Un procediment no competitiu per trobar un proveïdor només és possible en un cas, només una empresa del mercat ofereix el producte o servei necessari.
Pas 3: Negociació i contractació
Les negociacions amb un proveïdor es divideixen en les següents etapes: preparació, fent contacte, intercanvi d'informació, aconseguint acords, tancant un acord i analitzant.
Perquè el procés tingui èxit, haureu de conèixer clarament el vostre objectiu i seguir-lo, estudiar el mercat, mantenir un equilibri emocional, documentar els resultats de les negociacions mitjançant la signatura d'un acord de venda i compra.
El contracte amb el proveïdor especifica: el nom exacte del producte / servei, la seva quantitat i paràmetres.
Un tipus especial d'intercanvi de béns i serveis és el procés de contractació del contracte. En aquest cas, el client és sempre l'estat (organització pressupostària o autoritat pública). El pagament de béns o serveis es realitza des del pressupost de l'Estat.
Pas 4: Rebre la mercaderia
En rebre la mercaderia, la persona responsable signa el document d'acceptació (factura de béns o actes de treball completat per a serveis). Els documents estan marcats per un empleat autoritzat que té responsabilitat financera. El control de la qualitat i la quantitat de béns / serveis es realitza d'acord amb l'acord de subministrament o per a la prestació de serveis.
El procediment d'acceptació de béns al magatzem no està regulat de cap manera per llei. Per evitar dificultats, observeu les següents regles:
- assigneu un nombre suficient de personal per descarregar la mercaderia i transportar-los al magatzem;
- Treballa sempre clarament sota el contracte;
- Certificar tots els diaris amb els segells o signatures de les persones responsables.
La ruta i la factura són dos documents que hauran de tractar-se durant l'acceptació de la mercaderia.
La caminada s'elabora en dues còpies, per al client i el proveïdor. Hi ha dos tipus de documents: la Nota de lliurament de Torg-12 (conté dades sobre el producte, la seva quantitat i preu) i el lliscament d'enviament (inclou informació sobre la ruta, si hi ha hagut un lliurament en cotxe).
La factura s'elabora en una còpia per al client. Confirma que els béns han estat lliurats i pagats. No està obligat a elaborar una factura per a les organitzacions que operen sota el sistema tributari simplificat. Els que paguen l'IVA haurien de mantenir-los per adjuntar-los a la declaració i reduir la quantitat d'impostos.
Pas 5: Pagament de compra
Després d'acceptar amb èxit de la mercaderia, el Departament de Comptabilitat de l'Organització reconeix la presència de comptes a pagar al proveïdor, que es paga en els termes establerts pel contracte.
L'empleat responsable comprova els paràmetres de la factura entrant i l'envia al gestor d'aprovació. El cap de la companyia aprova la factura signant el document corresponent. Després d'això, es genera una comanda de pagament.
Preguntes Més Freqüents
- Quins són els conceptes i passos clau implicats en la modernització del procés de contractació en sistemes ERP?
- La modernització de la contractació en ERP consisteix en digitalitzar el cicle de contractació, integrar dades de proveïdors, automatitzar els fluxos de treball d’aprovació i utilitzar analítiques per a la presa de decisions.
