Moderne Beschaffungsprozess Guide: Konzepte und Schritte

Der Beschaffungsprozess beginnt ab dem Zeitpunkt der Organisation ein Material, Produkt oder eine Dienstleistung von außen benötigt. Sobald der Bedarf definiert und formuliert, wird seine Formalisierung durchgeführt. Als Ergebnis sind bestimmte Parameter der erforderlichen festgelegt. Zur gleichen Zeit, das Verhältnis von Preis / Leistungsverhältnis ist sehr wichtig, denn wenn die Eigenschaften des Beschaffungs Objekts hoch genug eingeschätzt werden, wird die Organisation Verluste erleiden, wenn sie unterschätzt wird, wird der Arbeitsprozess nicht eingestellt werden.

Eine gut organisierte Beschaffungstätigkeit ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse der Organisation ständig zu überwachen, so dass Lager nicht überlaufen und zugleich keinen Mangel an Waren schaffen, und Dienstleistungen werden nicht verschwendet.

Was ist der Beschaffungsprozess

Beschaffung ist ein ganzheitlicher Prozess, der aus mehreren Stufen besteht. Die Regeln, nach denen sie durchgeführt werden durch die geltenden Rechtsvorschriften geregelt. Staatliche Regulierung garantiert die Existenz von Bedingungen, unter denen offener Wettbewerb und den Schutz der Rechte der Parteien möglich ist.

Der moderne Einkaufsprozess beginnt normalerweise mit einem Käufer, der eine Notwendigkeit eines Produkts erkennt und eine Spezifikation vorbereitet.

Und der marktbasierte Beschaffungsprozess durch Auswahl oder Ausschreibung hilft, das richtige Produkt und den richtigen Lieferanten zu bestimmen. Der Beschaffungsprozess ist ziemlich komplex und mehrstufig.

In der Regel ist ein separater Mitarbeiter verantwortlich für die Organisation und Einkäufe im Unternehmen durchgeführt wird. Seltener eine Abteilung. Der Zweck seiner Arbeit ist es, den Beschaffungsprozess mit den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und gewährleisten die Kontinuität zu synchronisieren.

Die aktuellen Aufgaben, dass der Beschaffungsprozess muss lösen sind:

• Lager Schöpfung;
• Suchen und Kontakte mit zuverlässigen Lieferanten zur Gründung;
• die Angemessenheit der Kosten Kontrolle über.

Best Practices im Beschaffungsprozess

Es gibt drei Hauptbeschaffungspraktiken erfolgreich die Verfügbarkeit von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen zu überwachen:

• regelmäßiger Kauf der erforderlichen in kleinen Chargen / für eine kurze Zeit;
• Kauf in einem großen Stapel / für eine lange Zeit;
• Kauf von Waren und Bestelldienste punktweise, je nach Bedarf.

In diesem Fall wird eine der beliebtesten Systeme für den gesamten Prozess der Organisation verwendet werden kann:

1. Traditionelle. Ein Vorrat an Waren wird erstellt / ein Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen für einen Zeitraum von mehr als die erforderlichen einer erstellt. Es garantiert die Bereitstellung des Unternehmens mit dem notwendigen, aber führt zu einer overexpenditure von Ressourcen und Überlastung der Lager.
2. Aus dem Englischen just in time - just in time. Dienstleistungen und Waren kommen auf Wunsch, in begrenzten Mengen und zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Vorräte werden minimiert oder gleich Null.
3. Aus der englischen „Materialbedarfsplanung“ - die Notwendigkeit, Materialien zu planen. Das Volumen der Käufe eingestellt wird in Abhängigkeit von der Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen, Zunahmen und Abnahmen im Verhältnis zu ihm.
4. Aus dem englischen Lean Production - schlanker Produktion. Es bedeutet, die Kosten in allen Phasen, von der Produktion von Waren für den Kauf von Materialien zu reduzieren.

Phasen des Beschaffungsprozesses

Alle Beschaffungsprozess besteht aus drei großen Blöcken: die Anforderungen der Organisation der Verarbeitung vom Zeitpunkt der Bestellung bis zur Zahlung, Aktualisierung von Informationen Kataloge und obligatorische regelmäßige Arbeit. Darüber hinaus sollten Fehler immer analysiert werden.

Schritt 1: Bestimmung der Bedürfnisse

Der Bedarf der Organisation für ein Produkt oder eine Dienstleistung ist eine offizielle interne Anwendung formalisiert durch, die eine eindeutige Nummer zugeordnet ist. Dieses Dokument wird die Rechtsgrundlage für alle weiteren Aktionen.

Schritt 2: Die Wahl eines Lieferanten

Alle Lieferanten Auswahlverfahren sind in zwei große Gruppen unterteilt: kompetitive und nicht wettbewerbsfähig.

Im Folgenden sind wettbewerbsfähig:

Fordern Sie für Zitate.

Lieferanten geben ihre Angebote anonym. Die eine, die alle Anforderungen erfüllt und hat den niedrigsten Preis gewählt wird. Die Gefahr dieser Methode ist, dass es nicht in Betracht zieht, die Erfahrung des Anbieters, die Qualität der Ausrüstung für die Installation, die Qualifikation der Spezialisten und andere wichtige Faktoren.

Versteigerung.

Es impliziert den Handel in mehreren Bühnen. Die Anwendung geht an denjenigen, der den Mindestpreis anbietet. Andere Faktoren werden nicht berücksichtigt.

Wettbewerb.

Es berücksichtigt die Qualität der Dienstleistungen, den Ruf des Lieferanten und des Preises. Der Lieferant wird infolge der Analyse der Ausschreibungsdokumentation in drei Stufen ausgewählt, an denen jeweils die Auswahl und das Screening der Teilnehmer gemäß diesen Kriterien durchgeführt werden.

Antrag auf Vorschläge.

Die Gewinner der Auktion oder des Wettbewerbs werden für den Preis und die Qualität der Dienstleistungen ausgewählt, wonach die Bedingungen der Zusammenarbeit bewertet werden.

Ein unbekümmertes Verfahren zum Finden eines Lieferanten ist nur in einem Fall möglich - nur ein Unternehmen auf dem Markt bietet das erforderliche Produkt oder Dienstleistung an.

Schritt 3: Verhandlung und Vertrag

Die Verhandlungen mit einem Lieferanten sind in die folgenden Bühne unterteilt: Vorbereitung, Kontaktaufnahme, Informationsaustausch, Erreichen von Vereinbarungen, Abschluss eines Deals und Analysen.

Damit der Prozess erfolgreich ist, müssen Sie Ihr Ziel klar kennen, und bleiben Sie daran, studieren Sie den Markt, halten Sie ein emotionales Gleichgewicht, dokumentieren Sie die Ergebnisse der Verhandlungen, indem Sie einen Verkaufs- und Kaufvertrag unterschreiben.

Der Vertrag mit dem Lieferanten legt fest: der genaue Name des Produkts / der Dienstleistung, deren Menge und Parameter.

Eine besondere Art von Waren und Dienstleistungen ist der Vertragsbeschaffungsprozess. In diesem Fall ist der Kunde immer der Staat (Haushaltsorganisation oder Behörde). Die Zahlung von Waren oder Dienstleistungen erfolgt aus dem Staatshaushalt.

Schritt 4: Erhalten Sie die Waren

Nach Erhalt der Ware unterzeichnet die verantwortliche Person das Annahmedokument (Rechnung für Waren oder Akte der abgeschlossenen Arbeiten für Dienstleistungen). Dokumente werden von einem autorisierten Mitarbeiter gestempelt, der die finanzielle Verantwortung trägt. Die Kontrolle über die Qualität und Menge der Waren / Dienstleistungen erfolgt gemäß dem Versorgungsvertrag oder zur Erbringung von Dienstleistungen.

Das Verfahren zur Annahme von Gütern im Lager ist in keinerlei Hinsicht geregelt. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, beachten Sie die folgenden Regeln:

• ordnen Sie eine ausreichende Personalzahl, um die Ware zu entladen und in das Lager zu transportieren.
• immer klar unter dem Vertrag arbeiten;
• Zertifizieren Sie alle Papiere mit den Dichtungen oder Unterschriften der Verantwortlichen.

Der Wegbill und die Rechnung sind zwei Dokumente, die während der Annahme der Ware behandelt werden müssen.

Der Wegbill wird in zwei Exemplaren für den Kunden und den Lieferanten erstellt. Es gibt zwei Arten von Dokumenten: Die TORG-12-Sendungsnotiz (enthält Daten zum Produkt, deren Menge und Preis) und der Versandschein (einschließlich Informationen über die Route, wenn es eine Lieferung mit dem Auto gab).

Die Rechnung wird in einer Kopie für den Kunden erstellt. Er bestätigt, dass die Waren geliefert und bezahlt wurden. Es ist nicht erforderlich, eine Rechnung für Organisationen aufzuarbeiten, die unter dem vereinfachten Besteuerungssystem tätig sind. Diejenigen, die die Mehrwertsteuer bezahlen, sollten sie behalten, um die Erklärung anzuschließen und die Steuern zu reduzieren.

Schritt 5: Kaufzahlung

Nach erfolgreicher Annahme der Ware erkennt die Rechnungslegungsabteilung der Organisation das Vorhandensein von Konten an den Lieferanten, der innerhalb der vom Vertrag festgelegten Bedingungen zurückgezahlt wird.

Der zuständige Mitarbeiter prüft die Parameter der eingehenden Rechnung und sendet es an den Manager zur Genehmigung. Der Leiter des Unternehmens genehmigt die Rechnung, indem Sie das entsprechende Dokument unterschreiben. Danach wird ein Zahlungsauftrag erstellt.

Häufig Gestellte Fragen

Was sind die wichtigsten Konzepte und Schritte zur Modernisierung des Beschaffungsprozesses in ERP -Systemen?

Die Modernisierung der Beschaffung in ERP beinhaltet die Digitalisierung des Beschaffungszyklus, die Integration von Lieferantendaten, die Automatisierung der Genehmigungsworkflows und die Verwendung von Analysen zur Entscheidungsfindung.