Kaasaegse hankemenetluse juhend: mõisted ja sammud

Hankeprotsess algab hetkest, mil organisatsioon vajab väljastpoolt materjali, toote või teenuse. Niipea, kui vajadus on määratletud ja sõnastatud, viiakse läbi selle vormistamine. Selle tulemusena määratakse kindlaks konkreetsed parameetrid vajaliku parameetrid. Samal ajal on hinna / kvaliteedi tasakaalu väga oluline, sest kui hankeobjekti omadused on ülehinnatud, kannab organisatsioon kahjumit, kui neid alahinnata, tööprotsessi ei kohandata.

Hästi organiseeritud hanketegevus võimaldab teil pidevalt jälgida organisatsiooni vajadusi, nii et ladu ei ületaks ja samal ajal ei tekita kaupade puudust ning teenuseid ei raisata.

Mis on hankemenetlus

Hanked on terviklik protsess, mis koosneb mitmest etapist. Reeglid, mille kohaselt seda teostatakse, reguleerivad kehtivad õigusaktid. Riigi määrus tagab olemasolu tingimused, mille alusel avatud konkurents ja osapoolte õiguste kaitse on võimalik.

Kaasaegne ostuprotsess algab tavaliselt sellega, et ostja tunnistab toote vajadust ja koostab spetsifikatsiooni.

Ja turupõhine hankimisprotsess valimise või pakkumise kaudu aitab kindlaks teha õige toote ja tarnija. Hankeprotsess on üsna keeruline ja mitmetasandiline.

Reeglina vastutab eraldi töötaja ostjate korraldamise ja läbiviimise eest ettevõttes. Vähem levinud osakond. Tema töö eesmärk on sünkroonida hankemenetlust ettevõtte muutuvate vajadustega ja tagada selle järjepidevus.

Praegused ülesanded, mida hankemenetlus peab sisaldama:

• varude loomine;
• kontaktide otsimine ja loomine usaldusväärsete tarnijatega;
• kulude mõistlikkuse üle.

Parimad tavad hankeprotsessis

Kaupade kättesaadavuse ja teenuste osutamise edukaks jälgimiseks on kolm peamist hanke tavasid:

• regulaarne ostu vajalike väikeste partiide / lühikese aja jooksul;
• osta ühes suure partii / pikka aega;
• Vajadusel kaupade ostmine ja tellimisteenuste ostmine.

Sellisel juhul saab kasutada ühte kogu protsessi korraldamise populaarseid skeeme:

1. Traditsiooniline. Kaupade varu loomine / teenuste osutamise leping on koostatud vajaliku ajavahemiku jooksul. Ta tagab ettevõtte pakkumise vajaliku, kuid toob kaasa ressursside üleekspendeerimise ja ladude ülekoormuse.
2. Inglisest Just õigel ajal - just õigel ajal. Teenused ja kaubad tulevad nõudmisel piiratud kogustes ja teatud aja jooksul. Varud on minimeeritud või null.
3. Inglise keele Materjali nõuete planeerimine - materjalide vajalikkuse planeerimine. Ostude maht reguleeritakse sõltuvalt kaupade ja teenuste nõudlusest, suureneb ja väheneb proportsionaalselt.
4. Inglise keelest Lean tootmise - lahja tootmise. See tähendab kulude vähendamist kõigis etappides kaupade tootmisest materjalide ostmisele.

Hankeprotsessi etapid

Iga hankemenetlus koosneb kolmest suurest plokist: organisatsiooni vajaduste töötlemine alates maksete tellimise hetkest, teabekataloogide ja kohustusliku regulaarse töö ajakohastamise hetkest. Lisaks tuleks alati analüüsida vigu.

1. etapp

Organisatsiooni vajadus toote või teenuse järele vormistatakse ametliku sisemise rakenduse kaudu, mis on määratud unikaalne number. See dokument muutub kõigi edasiste meetmete õiguslikuks aluseks.

2. samm: tarnija valimine

Kõik tarnija valikumenetlused on jagatud kaheks suureks rühmaks: konkurentsivõimeline ja mitte-konkurentsivõimeline.

Konkurentsivõimelised on järgmised:

Tsitaatide taotlus.

Tarnijad esitavad oma pakkumised anonüümselt. See, mis vastab kõigile nõuetele ja on väikseim hind valitakse. Selle meetodi oht on see, et ta ei võta arvesse tarnija kogemust, paigaldamise seadmete kvaliteeti, spetsialistide kvalifikatsiooni ja muid olulisi tegureid.

Oksjonil.

See tähendab kauplemist mitmetes etappides. Taotlus läheb ühele, kes pakub miinimumhinda. Muud tegureid ei arvestata.

Võistlus.

Ta võtab arvesse teenuste kvaliteeti, tarnija mainet ja hinda. Tarnija valitakse pakkumisdokumentatsiooni analüüsi tulemusena kolmes etapis, millest igaüks teostatakse osalejate valiku ja sõelumine vastavalt nendele kriteeriumidele.

Ettepanekute taotlemine.

Oksjoni või konkurentsi võitjad valitakse teenuste hinna ja kvaliteedi eest, mille järel hinnatakse koostööst tingimusi.

Võitlusprotseduur pakkuja leidmiseks on võimalik ainult ühel juhul - ainult üks turul olev ettevõte pakub vajalikku toodet või teenust.

3. samm: läbirääkimised ja leping

Läbirääkimised tarnijaga jagatakse järgmistesse etappidesse: ettevalmistamine, kontakt, teabevahetus, kokkulepete vahetamine, kokkulepete saavutamine, tehingu sulgemine ja analüüsimine.

Protsessi edukaks peate teadma oma eesmärki selgelt ja kinni pidama, uurima turgu, hoiab emotsionaalset tasakaalu, dokumenteerima läbirääkimiste tulemusi, allkirjastades müügi- ja ostulepingu.

Leping tarnija täpsustab: toote / teenuse täpne nimi, selle kogus ja parameetrid.

Kaupade ja teenuste eriklass on lepingu hankeprotsess. Sel juhul on klient alati riik (eelarveorganisatsioon või riigiasutus). Kaupade või teenuste maksmine toimub riigieelarvest.

Samm 4: Kauba vastuvõtmine

Kaupade vastuvõtmisel kirjutab vastutav isik aktsepteerimisdokumendi (arve kaupade või teenuste töö eest tasu eest). Dokumendid tembeldab volitatud töötaja, kes kannab rahalist vastutust. Kaupade / teenuste kvaliteedi ja koguse kontrollimine toimub vastavalt tarnelepingule või teenuste osutamisele.

Kaupade vastuvõtmise kord laos ei ole seadusega mingil moel reguleeritud. Raskuste vältimiseks järgige järgmisi eeskirju:

• eraldada piisava arvu töötajaid kauba mahalaadimiseks ja lattu transportimiseks;
• töötada alati lepingu alusel selgelt;
• Kinnita kõik dokumendid vastutavate isikute tihendite või allkirjadega.

Waybill ja arve on kaks dokumenti, mida tuleb käsitleda kauba vastuvõtmise ajal.

Waybill on koostatud kahes eksemplaris kliendile ja tarnijale. Dokumendid on kahte tüüpi: Torg-12 saadetise märkus (sisaldab andmeid toote kohta, selle koguse ja hinna kohta) ning laevanduse libisemine (sisaldab teavet marsruudi kohta, kui autode edastamine toimub).

Arve koostatakse kliendi ühes eksemplaris. Ta kinnitab, et kaup on tarnitud ja makstud. Lihtsustatud maksustamissüsteemi alusel tegutsevate organisatsioonide jaoks ei ole vaja koostada arve. Need, kes maksavad käibemaksu, peaksid neid säilitama, et lisada deklaratsioonile ja vähendada maksude summat.

5. samm: ostumakse

Pärast kauba edukat vastuvõtmist tunnustatakse organisatsiooni raamatupidamise osakond tarnijale makstavate kontode olemasolu, mis tagastatakse lepinguga kehtestatud tingimustel.

Vastutav töötaja kontrollib sissetuleva arve parameetreid ja saadab selle juhile heakskiitmiseks. Ettevõtte juht kiidab arve kinnitanud vastava dokumendi allkirjastamisega. Pärast seda luuakse maksekorraldus.

Korduma Kippuvad Küsimused

Millised on ERP -süsteemides hankeprotsessi moderniseerimisega seotud peamised mõisted ja sammud?

Hangede moderniseerimine ERP-s hõlmab hanketsükli digiteerimist, tarnijate andmete integreerimist, kinnitamise töövoogude automatiseerimist ja otsuste tegemiseks analüütika kasutamist.