Kontratazio prozesu modernoaren gida: Kontzeptuak eta urratsak

Kontratazio prozesua erakundeak materiala, produktu edo zerbitzu bat behar duen unetik hasten da kanpotik. Beharra zehaztu eta formulatu bezain pronto, haren formalizazioa gauzatzen da. Ondorioz, beharrezkoak diren parametro espezifikoak zehazten dira. Aldi berean, prezioaren / kalitatearen oreka oso garrantzitsua da, kontratazioaren objektuaren ezaugarriak gehiegizkoa badira, erakundeak galerak izango ditu, gutxietsi egiten badira, lan-prozesua ez da egokituko.

Ongi antolatutako kontratazio-jarduerak antolakuntzaren beharrak etengabe kontrolatzeko aukera ematen du, biltegiek gainezka egin ez dezaten eta, aldi berean, ez dute ondasun gabeziarik sortzen, eta zerbitzuak ez dira alferrik galtzen.

Zein da kontratazio prozesua

Kontratazioa hainbat fasetan osatutako prozesu holistikoa da. Egiteko arauak indarrean dagoen legeriak arautzen ditu. Estatuko araudiak lehia irekia eta alderdien eskubideen babesa posible den baldintzak bermatzen ditu.

Erosketa prozesu modernoa normalean produktu baten beharra ezagutzen eta zehaztapen bat prestatzen hasten da eroslearekin.

Eta merkatuan oinarritutako hornitzaile prozesuak aukeraketa edo lizitazio bidez, produktu eta hornitzaile egokia zehazten du. Kontratazio prozesua nahiko konplexua eta maila anitzekoa da.

Orokorrean, beste langile bat da enpresan erosketak antolatzeaz eta zuzentzeaz arduratzen dena. Gutxiago, sail bat. Bere lanaren helburua da kontratazio prozesua sinkronizatzea enpresaren beharrak aldatzearekin eta jarraitutasuna ziurtatzeko.

Kontratazio prozesuak konpondu beharko dituen egungo zereginak honako hauek dira:

• stocken sorrera;
• Hornitzaile fidagarriekin harremanak bilatu eta ezartzea;
• gastuen arrazoitasunaren gaineko kontrola.

Kontratazio prozesuan jardunbide egokiak

Hiru kontratazio praktika nagusi daude ondasunen eskuragarritasuna eta zerbitzuak hornitzea arrakastaz kontrolatzeko:

• beharrezko erosketa erregularra lote txikietan / denbora gutxian;
• erostea lote handi batean / denbora luzez;
• ondasunak erostea eta zerbitzuak ordenatzen ditu, behar bezala.

Kasu honetan, prozesu osoa antolatzeko eskema herrikoietako bat erabil daiteke:

1. Tradizionala. Ondasunen stock bat sortu da / Zerbitzuak emateko kontratua behar da beharrezkoa den aldian. Enpresa beharrezkoarekin hornitzea bermatzen du, baina baliabideen gehiegizkoa eta biltegiak gainkargatzea dakar.
2. Ingelesetik garaiz - denboran. Zerbitzuak eta ondasunak eskaerak dira, kantitate mugatuetan eta une jakin batean. Inbentarioak minimizatuta edo nuluak dira.
3. Ingelesetik Materialen Eskakizunaren Plangintza - Materialen beharra planifikatzea. Erosketen bolumena egokitu da ondasunen eta zerbitzuen eskaeraren arabera, handitzen eta txikitzen da horren proportzioan.
4. Ingelesetik Lean Ekoizpena - Lean Ekoizpena. Etapa guztietan kostuak murriztea esan nahi du, ondasunak ekoiztetik materialak erostera.

Kontratazio prozesuaren faseak

Kontratazio prozesua hiru bloke handiz osatuta dago: erakundearen beharrak prozesatzea ordainketa egiteko, informazio katalogoak eguneratzeko eta derrigorrezko ohiko lana. Gainera, akatsak beti aztertu behar dira.

1. urratsa. Beharrak zehaztea

Erakundea produktu edo zerbitzu baten beharra barne aplikazio ofizial baten bidez formalizatzen da, zenbaki bakarra esleitzen zaio. Dokumentu hau ondorengo ekintza guztientzako oinarri juridikoa bihurtzen da.

2. pausoa: hornitzaile bat aukeratzea

Hornitzaileen hautaketa prozedura guztiak bi talde handitan banatzen dira: lehiakorrak eta ez lehiakorrak.

Honako hauek lehiakorrak dira:

Aipamen eskaera.

Hornitzaileek beren eskaintzak modu anonimoan bidaltzen dituzte. Baldintza guztiak betetzen dituena eta prezio baxuena aukeratzen da. Metodo honen arriskua da hornitzailearen esperientzia, instalaziorako ekipoen kalitatearen, espezialisten eta bestelako faktore garrantzitsuenetakoak.

Enkantea.

Hainbat fasetan negoziatzea suposatzen du. Aplikazioa gutxieneko prezioa eskaintzen duenari doa. Ez dira kontuan hartzen beste faktore batzuk.

Lehiaketa.

Zerbitzuen kalitatea, hornitzailearen ospea eta prezioa kontuan hartzen ditu. Hornitzailea hiru fasetan lizitazio dokumentazioa aztertuta hautatzen da, horietako bakoitzean parte-hartzaileen aukeraketa eta proiekzioa irizpide horien arabera egiten da.

Proposamenak eskatzea.

Enkante edo lehiaketaren irabazleak zerbitzuen prezio eta kalitatearentzako hautatzen dira, eta horien ondoren lankidetza baldintzak ebaluatzen dira.

Hornitzaile bat aurkitzeko prozedura ez da kasu bakarrean soilik, merkatuan dagoen enpresa bakarra eskatutako produktua edo zerbitzua eskaintzen du.

3. pausoa: negoziazioa eta kontratua

Hornitzaile batekin negoziazioak fase hauetan banatzen dira: prestaketa, harremana egitea, informazioa trukatzea, akordioak lortzea, akordioa eta azterketa bat egitea.

Arrakasta izan dadin, zure helburua argi eta garbi ezagutu behar duzu eta itsatsi, merkatua aztertu, oreka emozionala mantendu, negoziazioen emaitzak dokumentatu salmenta eta erosketa hitzarmena sinatuz.

Hornitzailearekin kontratua zehazten du: produktuaren / zerbitzuaren izen zehatza, bere kantitatea eta parametroak.

Ondasun eta zerbitzuen truke mota berezi bat kontratuaren kontratazio prozesua da. Kasu honetan, bezeroa beti da egoera (aurrekontu antolakuntza edo agintaritza publikoa). Ondasun edo zerbitzuen ordainketa estatuko aurrekontuetatik egiten da.

4. urratsa: ondasunak jaso

Ondasunak jaso ondoren, arduradunak onarpen dokumentua sinatzen du (zerbitzuetarako lan egindako lanetarako edo egindako lanetarako faktura). Dokumentuak finantza-erantzukizuna duen baimendutako langile batek zigilatzen du. Ondasun / zerbitzuen kalitatearen eta kantitatearen gaineko kontrola hornidura hitzarmenaren arabera edo zerbitzuak hornitzeko.

Biltegian salgaiak onartzeko prozedura ez da inolaz ere arautzen legeak. Zailtasunak ekiditeko, behatu arau hauek:

• Esleitu langile kopuru nahikoa ondasunak deskargatzeko eta biltegira garraiatzeko;
• beti lan egin kontratuaren azpian;
• Ziurtatu paper guztiak arduradunen zigiluak edo sinadurak dituztenak.

Waybill eta faktura salgaiak onartzeko garaian landu beharko liratekeen bi dokumentu dira.

Waybill bi aleetan marrazten da, bezeroarentzat eta hornitzailearentzat. Bi dokumentu mota daude: Torg-12 kontsignazio oharra (produktuaren datuak, bere kantitatea eta prezioa) eta bidalketa-irristaketa (ibilbidearen inguruko informazioa biltzen du, autoz bidalketa bat egongo balitz).

Faktura bezeroarentzako kopia batean marrazten da. Salgaiak entregatu eta ordaindu egin direla baieztatzen du. Ez da beharrezkoa zerga sinplifikatuaren sistemaren arabera funtzionatzen duten erakundeentzako faktura bat egitea. BEZa ordaintzen dutenek mantendu beharko dituzte aitorpenari atxikitzeko eta zergak zenbateko murrizteko.

5. urratsa: Erosketa ordainketa

Ondasunak onartu ondoren, erakundearen Kontabilitate Sailak hornitzaileari ordaindu beharreko kontuen presentzia aitortzen du, kontratuak ezarritako baldintzetan amortizatzen dena.

Langile arduradunak sarrerako fakturaren parametroak kontrolatzen ditu eta kudeatzaileari bidaltzen dio onarpenerako. Konpainiaren buruak faktura onartzen du dagokion dokumentua sinatuz. Horren ondoren, ordainketa agindua sortzen da.

Galdera Arruntak

Zeintzuk dira ERP sistemetan kontratazio prozesua modernizatzean parte hartzen dutenak?

ERPen kontratazio modernizatzea kontratazio zikloa digitalizatzea da, hornitzaileen datuak integratzea, onarpen lan-fluxuak automatizatzea eta erabakiak hartzeko analitikoak erabiltzea.