Moderni hankintamenettelyopas: Käsitteet ja vaiheet

Hankintaprosessi alkaa siitä hetkestä, jolloin organisaatio tarvitsee materiaalin, tuotteen tai palvelun ulkopuolelta. Heti kun tarve määritellään ja muotoiltu, sen forforalointi toteutetaan. Tämän seurauksena määritetään tarvittavat erityiset parametrit. Samaan aikaan hinta / laatu on erittäin tärkeä, koska jos hankintakohteen ominaispiirteet ovat yliarvioituja, organisaatio aiheutuu tappioihin, jos niitä aliarvioidaan, työprosessia ei säädetä.

Hyvin järjestetyssä hankintatoiminnalla voit jatkuvasti seurata organisaation tarpeita, jotta varastot eivät ylitä ja samanaikaisesti eivät luo puutetta tavaroita, ja palvelut eivät hukkaan.

Mikä on hankintaprosessi

Hankinta on kokonaisvaltainen prosessi, joka koostuu useista vaiheista. Säännöt, joiden mukaan sitä toteutetaan, säännellään nykyisellä lainsäädännöllä. Valtion sääntely takaa edellytykset, joilla avoin kilpailu ja osapuolten oikeuksien suojelu ovat mahdollisia.

Nykyaikainen hankintaprosessi alkaa yleensä ostajalla, joka tunnistaa tuotteen tarpeen ja laatii eritelmän.

Ja markkinapohjainen hankintaprosessi valinnan tai tarjouskilpailun avulla auttaa määrittämään oikean tuotteen ja toimittajan. Hankintaprosessi on melko monimutkainen ja monitasoinen.

Pääsääntöisesti erillinen työntekijä vastaa yrityksen ostojen järjestämisestä ja johtamisesta. Yleensä osasto. Työnsä tarkoituksena on synkronoida hankintaprosessi yrityksen muuttuviin tarpeisiin ja varmistaa sen jatkuvuuden.

Nykyiset tehtävät, joita hankintaprosessin on ratkaistava, ovat:

• varastojen luominen;
• etsivät yhteydet luotettaviin toimittajien kanssa;
• valvoa kustannusten kohtuullisuutta.

Parhaat käytännöt hankintaprosessissa

Tavaroiden saatavuuden ja palvelujen tarjoamisen onnistuneesti seuraavat kolme pääkäytäntöä ovat:

• Säännöllinen hankinta pienissä erissä / lyhyessä ajassa;
• ostaa yhdessä suuressa erässä / pitkään;
• hankkimalla tavaroita ja tilauspalveluja kohtuuttavasti tarpeen mukaan.

Tällöin voidaan käyttää yksi suosituimmista järjestelmistä koko prosessin järjestämiseksi:

1. Perinteinen. Tavaroiden varastosta luodaan / palvelujen tarjoamista koskeva sopimus laaditaan ajanjaksolle, joka ylittää vaaditun. Se takaa yrityksen tarjoamisen tarvittaessa, mutta johtaa resurssien yliExpendoksiin ja varastojen ylikuormitukseen.
2. Englannin kielestä juuri ajoissa - juuri ajoissa. Palvelut ja tavarat ovat kysyntää rajoitetuissa määrissä ja tietyn ajan kuluessa. Vaihto-omaisuus minimoidaan tai nolla.
3. Englannin materiaalividonnaisesta suunnittelusta - materiaalien tarve. Ostojen määrä säädetään tavaroiden ja palveluiden kysynnän mukaan, kasvua ja vähenee suhteessa siihen.
4. Englannin kielestä Lean Production - Lean tuotanto. Se merkitsee kustannusten vähentämistä kaikissa vaiheissa tavaroiden tuotannosta materiaalien ostamiseen.

Hankintaprosessin vaiheet

Kaikki hankintaprosessit koostuvat kolmesta suuresta lohkosta: organisaation tarpeiden käsittelyssä maksun tilauksesta, tiedotusluetteloiden päivittämisestä ja pakollisesta säännöllisestä työstä. Lisäksi virheitä olisi aina analysoitava.

Vaihe 1. Tarpeiden määrittäminen

Organisaation tarve tuotteelle tai palveluun virallistetaan virallisen sisäisen hakemuksen kautta, jossa on yksilöllinen numero. Tämä asiakirja tulee oikeusperusta kaikille myöhemmille toimille.

Vaihe 2: Toimittajan valitseminen

Kaikki toimittajien valintamenettelyt on jaettu kahteen suureen ryhmään: kilpailukykyinen ja ei-kilpailukykyinen.

Seuraavassa on kilpailukykyisiä:

Pyydä lainausmerkkejä.

Toimittajat toimittavat tarjouksensa nimettömänä. Se, joka täyttää kaikki vaatimukset ja on alin hinta valitaan. Tämän menetelmän vaara on se, että siinä ei oteta huomioon toimittajan kokemusta, laitteiden laatua, asiantuntijoiden pätevyys ja muut tärkeät tekijät.

Huutokauppa.

Se merkitsee kaupankäyntiä useissa vaiheissa. Sovellus menee siihen, joka tarjoaa vähimmäishinnan. Muita tekijöitä ei oteta huomioon.

Kilpailu.

Siinä otetaan huomioon palvelujen laatu, toimittajan maine ja hinta. Toimittaja valitaan tarjousasiakirjojen analyysin seurauksena kolmessa vaiheessa, joista kussakin osallistujien valinta ja seulonta toteutetaan näiden kriteerien mukaan.

Ehdotuspyyntö.

Huutokaupan tai kilpailun voittajat valitaan palvelujen hinnasta ja laadusta, jonka jälkeen yhteistyön ehtoja arvioidaan.

Toimittajan löytämismenettely on mahdollista vain yhdessä tapauksessa - vain yksi yritys markkinoilla tarjoaa vaaditun tuotteen tai palvelun.

Vaihe 3: Neuvottelu ja sopimus

Toimittajan kanssa käyvät neuvottelut jaetaan seuraaviin vaiheisiin: valmistelu, yhteydenpito, tietojen vaihtaminen, sopimukset, sopimus ja analysointi.

Prosessin onnistuminen, sinun on tiedettävä selkeästi tavoitteesi ja kiinni siitä, tutkia markkinoita, pitää emotionaalisen tasapainon, dokumentoida neuvottelujen tulokset allekirjoittamalla myynti- ja ostosopimus.

Sopimus toimittajan kanssa täsmentää: tuotteen / palvelun tarkka nimi, sen määrä ja parametrit.

Erityinen tavaroiden ja palveluiden vaihto on sopimushankintaprosessi. Tällöin asiakas on aina valtio (budjettijärjestö tai julkinen viranomainen). Tavaroiden tai palvelujen maksu suoritetaan valtion talousarviosta.

Vaihe 4: Vastaanota tavarat

Saatuaan tavaroita, vastuullinen henkilö allekirjoittaa hyväksymisasiakirjan (laskussa tavaroita tai palveluja koskevien tavaroiden osalta). Asiakirjoja leimaa valtuutettu työntekijä, jolla on taloudellinen vastuu. Tavaroiden / palvelujen laadun ja määrän valvonta suoritetaan toimitussopimuksen tai palvelujen tarjoamisen mukaisesti.

Varaston tavaroiden hyväksymismenettelyä ei millään tavoin säädetä lain mukaan. Vältä vaikeuksia, noudata seuraavia sääntöjä:

• jakaa riittävä määrä henkilöstöä, jotta tavarat purkamaan ja kuljettavat ne varastoon;
• toimivat aina sopimuksen mukaisesti;
• Todista kaikki paperit vastuullisten henkilöiden sinettien tai allekirjoitusten kanssa.

Waybill ja lasku ovat kaksi asiakirjaa, jotka on käsiteltävä tavaroiden hyväksynnän aikana.

Waybill on laadittu kahdessa kopiossa asiakkaalle ja toimittajalle. Asiakirjoja on kaksi eri tyyppistä: Torg-12-lähetysilmoitus (sisältää tietoja tuotteesta, sen määrästä ja hinnasta) ja kuljetusliikkeestä (sisältää tietoa reitistä, jos autolla oli toimittaja).

Lasku laaditaan yhdellä kopiossa asiakkaalle. Hän vahvistaa, että tavarat on toimitettu ja maksettu. Sen ei tarvitse laatia laskua yksinkertaistetun verotusjärjestelmän mukaisesti toimiville organisaatioille. Arvonlisäveron maksamisen pitäisi pitää ne kiinnittämään ilmoituksen ja vähentämään verojen määrää.

Vaihe 5: Ostomaksu

Tavaroiden onnistuneen hyväksymisen jälkeen organisaation kirjanpitoosasto tunnustaa toimittajalle maksettavien tilien läsnäolon, joka maksetaan takaisin sopimuksessa vahvistettujen ehtojen mukaisesti.

Vastuullinen työntekijä tarkistaa tulevan laskun parametrit ja lähettää sen hyväksyttäväksi johtajalle. Yhtiön päällikkö hyväksyy laskun allekirjoittamalla vastaavan asiakirjan. Tämän jälkeen syntyy maksumääräys.

Usein Kysyttyjä Kysymyksiä

Mitkä ovat tärkeimmät käsitteet ja vaiheet hankintaprosessin nykyaikaistamiseen ERP -järjestelmissä?

ERP: n hankintojen nykyaikaistaminen sisältää hankintasyklin digitalisoinnin, toimittajatietojen integroinnin, hyväksynnän työnkulkujen automatisoinnin ja analytiikan hyödyntämisen päätöksentekoon.