Moderni vodič za proces nabave: pojmovi i koraci

Proces nabave počinje od trenutka kada organizacija treba materijal, proizvod ili uslugu izvana. Čim je potreba definirana i formulirana, provodi se njegova formalizacija. Kao rezultat toga, određuju se specifični parametri potrebnih. U isto vrijeme, ravnoteža cijena / kvalitete je vrlo važna, jer ako su karakteristike objekta nabave precijenjene, organizacija će izazvati gubitke, ako su podcijenjeni, proces rada neće biti prilagođen.

Dobro organizirana aktivnost nabave omogućuje vam da neprestano pratite potrebe organizacije, tako da skladišta ne preplavljuju i istovremeno ne stvaraju nedostatak robe, a usluge se ne troše.

Što je proces nabave

Nabava je holistički proces koji se sastoji od nekoliko faza. Pravila prema kojima se provodi regulirana je trenutnim zakonodavstvom. Državna uredba jamči postojanje uvjeta pod kojima je moguće otvoreno tržišno natjecanje i zaštita prava stranaka.

Suvremeni postupak kupnje obično započinje s kupcem koji prepoznaje potrebu za proizvodom i priprema specifikacije.

A tržišni postupak izvora putem odabira ili natječaja pomaže u određivanju pravog proizvoda i dobavljača. Proces nabave je prilično složen i višeslojni.

U pravilu, zasebni zaposlenik je odgovoran za organiziranje i vođenje kupnje u poduzeću. Rjeđe, odjel. Svrha njegovog rada je sinkronizirati proces nabave s promjenjivim potrebama poduzeća i osigurati njegov kontinuitet.

Trenutni zadaci koje postupak nabave mora riješiti:

• stvaranje dionica;
• pretraživanje i uspostavljanje kontakata s pouzdanim dobavljačima;
• kontrolu nad razumnošću troškova.

Najbolje prakse u procesu nabave

Postoje tri glavne prakse nabave za uspješno praćenje dostupnosti robe i pružanje usluga:

• Redovita kupnja potrebnih u malim serijama / na kratko;
• kupnju u jednoj velikoj seriji / dugo vremena;
• Kupnja usluga i usluge naručivanja po potrebi.

U tom slučaju može se koristiti jedan od popularnih shema za organiziranje cijelog procesa:

1. Tradicionalna. Stvoren je dionica robe / ugovor za pružanje usluga je sastavljen za razdoblje koje prelazi traženu. On jamči pružanje poduzeća s potrebnim, ali dovodi do prekomjernog izvedbe resursa i preopterećenja skladišta.
2. Od engleskog upravo na vrijeme - samo na vrijeme. Usluge i roba dolaze na zahtjev, u ograničenim količinama iu određeno vrijeme. Zalihe su minimizirane ili nil.
3. Od engleskog materijalnog zahtjeva za planiranje - planiranje potreba za materijalima. Volumen kupnje prilagođen je ovisno o potražnji za robom i uslugama, povećava se i smanjuje u odnosu na njega.
4. Iz engleske mršave proizvodnje - mršavost. To znači smanjenje troškova u svim fazama, od proizvodnje robe do kupnje materijala.

Faze procesa nabave

Svaki proces nabave sastoji se od tri velika bloka: obradu potreba organizacije od trenutka naručivanja plaćanja, ažuriranje informacija kataloga i obveznog redovitog rada. Osim toga, treba uvijek analizirati pogreške.

Korak 1. Određivanje potreba

Potreba Organizacije za proizvod ili uslugu formalizira se kroz službenu internu primjenu, koja je dodijeljena jedinstven broj. Ovaj dokument postaje pravna osnova za sve naknadne radnje.

Korak 2: Odabir dobavljača

Svi postupci odabira dobavljača podijeljeni su u dvije velike skupine: konkurentne i nekonkurentne.

Sljedeće su konkurentne:

Zahtjev za navodnike.

Dobavljači dostavljaju svoje ponude anonimno. Onaj koji ispunjava sve zahtjeve i odabrana je najniža cijena. Opasnost od ove metode je da ne uzima u obzir iskustvo dobavljača, kvalitetu opreme za ugradnju, kvalifikacije stručnjaka i drugih važnih čimbenika.

Aukcija.

To podrazumijeva trgovanje u nekoliko faza. Aplikacija ide na onaj koji nudi minimalnu cijenu. Drugi čimbenici se ne razmatraju.

Natjecanje.

Uzima u obzir kvalitetu usluga, ugled dobavljača i cijenu. Dobavljač je odabran kao rezultat analize natječajne dokumentacije u tri faze, na svakom od kojih se odabir i probiranje sudionika provodi u skladu s ovim kriterijima.

Zahtjev za prijedloge.

Pobjednici dražbe ili natjecanja odabrani su za cijenu i kvalitetu usluga, nakon čega se procjenjuju uvjeti suradnje.

Nekostavni postupak za pronalaženje dobavljača moguć je samo u jednom slučaju - samo jedna tvrtka na tržištu nudi potreban proizvod ili uslugu.

Korak 3: Pregovaranje i ugovor

Pregovori s dobavljačem podijeljeni su u sljedeće faze: Priprema, uspostavljanje kontakta, razmjenu informacija, postizanje sporazuma, zatvaranje posla i analiziranja.

Da bi proces bio uspješan, morate jasno znati svoj cilj i držati ga, proučavati tržište, zadržati emocionalnu ravnotežu, dokumentirati rezultate pregovora potpisivanjem ugovora o prodaji i kupnji.

Ugovor s dobavljačem određuje: točan naziv proizvoda / usluge, njezinu količinu i parametre.

Posebna vrsta razmjene dobara i usluga je proces nabave ugovora. U tom slučaju, kupac je uvijek država (proračunska organizacija ili javna tijela). Plaćanje roba ili usluga provodi se iz državnog proračuna.

Korak 4: Primite robu

Po primitku robe, odgovorna osoba potpisuje dokument o prihvaćanju (račun za robu ili čin završenog rada za usluge). Dokumenti su ovjereni od strane ovlaštenog zaposlenika koji snosi financijsku odgovornost. Kontrola nad kvalitetom i količinom robe / usluga provodi se u skladu s Ugovorom o opskrbi ili za pružanje usluga.

Postupak prihvaćanja robe u skladištu nije reguliran ni na koji način po zakonu. Da biste izbjegli poteškoće, poštujte sljedeća pravila:

• dodijeliti dovoljan broj osoblja za istovar robe i transportirati ih u skladište;
• uvijek radi jasno pod ugovorom;
• potvrditi sve radove s pečatom ili potpisima odgovornih osoba.

Waybill i faktura su dva dokumenta koja će se morati rješavati tijekom prihvaćanja robe.

WayBill je sastavljen u dva primjerka, za kupca i dobavljača. Postoje dvije vrste dokumenata: Torg-12 pošiljka bilješka (sadrži podatke o proizvodu, njezinoj količini i cijeni) i otpremni klizanje (uključuje informacije o ruti, ako je došlo do isporuke automobilom).

Račun je sastavljen u jednom kopiju za kupca. On potvrđuje da je roba isporučena i plaćena. Nije potrebno izraditi račun za organizacije koje djeluju pod pojednostavljenom sustavom oporezivanja. Oni koji plaćaju PDV trebaju ih zadržati kako bi se priložili deklaraciji i smanjili iznos poreza.

Korak 5: Plaćanje kupnje

Nakon uspješnog prihvaćanja robe, računovodstveni odjel Organizacije priznaje prisutnost obveza koje se plaća dobavljaču, koji se otplaćuje u okviru uvjeta utvrđenih ugovorom.

Odgovorni zaposlenik provjerava parametre dolazne fakture i šalje ga upravitelju za odobrenje. Voditelj tvrtke odobrava fakturu potpisivanjem odgovarajućeg dokumenta. Nakon toga se generira nalog za plaćanje.

Često Postavljana Pitanja

Koji su ključni pojmovi i koraci koji su uključeni u modernizaciju procesa nabave u ERP sustavima?

Modernizacija nabave u ERP-u uključuje digitalizaciju ciklusa nabave, integriranje podataka o dobavljaču, automatizaciju tijeka rada odobrenja i korištenje analitike za donošenje odluka.