מדריך תהליך רכש מודרני: מושגים וצעדים

תהליך הרכש מתחיל מרגע שהארגון זקוק לחומר, במוצר או לשירות מבחוץ. ברגע שהצורך מוגדר וגיבוש, מתבצעת פורמליזציה. כתוצאה מכך, פרמטרים ספציפיים של הצורך נקבעים. במקביל, מאזן המחיר / איכות חשוב מאוד, כי אם המאפיינים של אובייקט הרכש הם יתרוצפות, הארגון יגרום הפסדים, אם הם לזלזל, תהליך העבודה לא יהיה מותאם.

פעילות רכש מאורגנת היטב מאפשרת לך לעקוב כל הזמן על הצרכים של הארגון, כך שמחסנים לא לעלות על עצמו באותו זמן לא ליצור מחסור של סחורות, ושירותים אינם מבוזבזים.

מהו תהליך הרכש

רכש הוא תהליך הוליסטי המורכב מספר שלבים. הכללים לפיה הוא מתבצע הם מוסדרים על ידי החקיקה הנוכחית. תקנת המדינה מבטיחה את קיומו של תנאים שבהם תחרות פתוחה והגנה על זכויות הצדדים אפשרי.

תהליך הרכישה המודרני מתחיל בדרך כלל בכך שקונה מכיר בצורך במוצר והכנת מפרט.

ותהליך המקור מבוסס השוק באמצעות בחירה או מכרז עוזר לקבוע את המוצר והספק הנכון. תהליך הרכש מורכב למדי ורב-דרגות.

ככלל, עובד נפרד אחראי לארגון ובניהול רכישות בארגון. פחות נפוץ, מחלקה. מטרת עבודתו היא לסנכרן את תהליך הרכש עם הצרכים המשתנים של הארגון ולהבטיח את המשכיותה.

המשימות הנוכחיות כי תהליך הרכש חייבים לפתור לכלול:

• יצירת מניות;
• חיפוש והקמת קשר עם ספקים אמינים;
• שליטה על סבירות ההוצאות.

שיטות עבודה מומלצות בתהליך הרכש

ישנם שלושה שיטות רכש עיקריות כדי לפקח בהצלחה על זמינות הסחורות ואת מתן השירותים:

• רכישה רגילה של הצורך בקבוצות קטנות / לזמן קצר;
• לרכוש באצווה אחת גדולה / במשך זמן רב;
• רכישת מוצרים ושירותי הזמנת פוינט, לפי הצורך.

במקרה זה, אחת מהתוכניות הפופולריות לארגון התהליך כולו ניתן להשתמש:

1. מָסוֹרתִי. מלאי של סחורות נוצר / חוזה למתן שירותים נמשך לתקופה העולה על אחד הנדרש. היא מבטיחה את הוראה של הארגון עם הצורך, אבל מוביל overexpenditure של משאבים ועומס של מחסנים.
2. מאנגלית בדיוק בזמן - בדיוק בזמן. שירותים וסחורות באים לפי דרישה, בכמויות מוגבלות ובזמן מסוים. מלאי ממוזער או אפס.
3. מן האנגלים תכנון הדרישה החומרית - תכנון הצורך בחומרים. היקף הרכישות מותאם בהתאם לביקוש לסחורות ושירותים, עולה ויורדים בפרופורציה.
4. מן הפקה רזה אנגלית - ייצור רזה. משמעות הדבר היא הפחתת עלויות בכל השלבים, מתוך ייצור טובין לרכישת חומרים.

שלבי תהליך הרכש

כל תהליך הרכש מורכב משלושה בלוקים גדולים: עיבוד צרכי הארגון מרגע ההזמנה לתשלום, עדכון קטלוגים מידע ועבודה קבועה חובה. בנוסף, טעויות תמיד צריך להיות מנותח.

שלב 1. קביעת הצרכים

הצורך של הארגון במוצר או בשירות הוא רשמי באמצעות יישום פנימי רשמי, אשר מוקצה מספר ייחודי. מסמך זה הופך את הבסיס המשפטי לכל הפעולות הבאות.

שלב 2: בחירת ספק

כל נהלי הבחירה הספק מחולקים לשתי קבוצות גדולות: תחרותי ולא תחרותי.

להלן תחרותי:

בקשה לציטוטים.

הספקים להגיש את ההצעות שלהם בעילום שם. זה שעונה על כל הדרישות ויש לו את המחיר הנמוך ביותר נבחר. הסכנה לשיטה זו היא שזה לא לוקח בחשבון את החוויה של הספק, את איכות הציוד להתקנה, הכישורים של מומחים וגורמים חשובים אחרים.

מכירה פומבית.

זה אומר המסחר במספר שלבים. היישום הולך אל מי מציע את המחיר המינימלי. גורמים אחרים אינם נחשבים.

תַחֲרוּת.

זה לוקח בחשבון את איכות השירותים, את המוניטין של הספק ואת המחיר. הספק נבחר כתוצאה מניתוח תיעוד המכרז בשלושה שלבים, בכל אחד מהם מתבצע הבחירה והקרנה של המשתתפים בהתאם לקריטריונים אלה.

בקשה לקבלת הצעות.

הזוכים במכירה פומבית או בתחרות נבחרים במחיר ואיכות השירותים, ולאחר מכן מוערכים תנאי שיתוף הפעולה.

הליך לא תחרותי למציאת ספק אפשרי רק במקרה אחד - רק חברה אחת בשוק מציעה את המוצר או השירות הנדרש.

שלב 3: משא ומתן וחוזה

המשא ומתן עם ספק מחולק לשלבים הבאים: הכנה, יצירת קשר, החלפת מידע, הגעה להסכמים, סגירת עסקה וניתוח.

עבור התהליך כדי להצליח, אתה צריך לדעת בבירור את המטרה שלך ואת מקל על זה, ללמוד את השוק, לשמור על איזון רגשי, לתעד את התוצאות של משא ומתן על ידי חתימת מכירה והסכם רכישה.

החוזה עם הספק מציין: השם המדויק של המוצר / השירות, הכמות והפרמטרים שלו.

סוג מיוחד של חילופי סחורות ושירותים הוא תהליך רכש החוזה. במקרה זה, הלקוח הוא תמיד המדינה (ארגון תקציבי או רשות ציבורית). תשלום עבור סחורות או שירותים מתבצעת מתקציב המדינה.

שלב 4: קבל את הסחורה

עם קבלת הטובין, האדם האחראי חותם על מסמך הקבלה (חשבונית עבור טובין או חוק של עבודה הושלמה עבור שירותים). מסמכים מוטבעים על ידי עובד מורשה הנושם באחריות פיננסית. שליטה על איכות וכמות הסחורות / השירותים מתבצעת בהתאם להסכם האספקה ​​או למתן שירותים.

ההליך לקבלת סחורות במחסן אינו מוסדר בכל דרך על פי חוק. כדי למנוע קשיים, צפייה בכללים הבאים:

• להקצות מספר מספיק של כוח אדם לפרוק את הסחורה ולהעביר אותם למחסן;
• תמיד לעבוד בבירור תחת החוזה;
• לאשר את כל הניירות עם החותמות או חתימות של האחראים.

הטייל והחשבונית הם שני מסמכים שצריך לטפל בהם במהלך קבלת הסחורה.

הטייל נמשך בשני עותקים, עבור הלקוח והספק. ישנם שני סוגים של מסמכים: הערה Torg-12 (מכיל נתונים על המוצר, כמות ומחירו) ואת הספלה להחליק (כולל מידע על המסלול, אם יש משלוח על ידי מכונית).

החשבונית נמשכת בעותק אחד עבור הלקוח. הוא מאשר כי הטובין נמסרו ושילמו עבור. זה לא נדרש לצייר חשבונית לארגונים הפועלים תחת מערכת המיסוי הפשוטה. מי שמשלם מעמ צריכים לשמור אותם כדי לצרף את ההצהרה ולהפחית את כמות המסים.

שלב 5: תשלום רכישה

לאחר קבלת מוצלחת של הטובין, המחלקה החשבונאית של הארגון מזהה את נוכחותם של חשבונות לתשלום הספק, אשר נפרעו בתוך התנאים שהוקמו על ידי החוזה.

העובד האחראי בודק את הפרמטרים של החשבונית הנכנסת ושולח אותו למנהל לאישור. ראש החברה מאשר את החשבונית על ידי חתימת המסמך המתאים. לאחר מכן, צו תשלום נוצר.

שאלות נפוצות

מהם מושגי המפתח והצעדים הכרוכים במודרניזציה של תהליך הרכש במערכות ERP?

מודרניזציה של רכש ב- ERP כוללת דיגיטציה של מחזור הרכש, שילוב נתוני ספקים, אוטומציה של זרימות עבודה באישור וניצול ניתוחים לקבלת החלטות.