Šiuolaikinės pirkimų proceso vadovas: koncepcijos ir žingsniai

Viešųjų pirkimų procesas prasideda nuo to momento, kai organizacija turi medžiagą, produktą ar paslaugą iš išorės. Kai tik reikia apibrėžti ir suformuluoti, jo formalizavimas atliekamas. Dėl to nustatomi konkretūs būtinų parametrai. Tuo pačiu metu kainos / kokybės pusiausvyra yra labai svarbi, nes jei viešųjų pirkimų objekto savybės yra pervertintos, organizacija patirs nuostolius, jei jie nebus mažinami, darbo procesas nebus pakoreguotas.

Gerai organizuota viešųjų pirkimų veikla leidžia nuolat stebėti organizacijos poreikius, kad sandėliai nebūtų perpildomi ir tuo pačiu metu nesukurkite prekių trūkumo, o paslaugos nėra švaistomos.

Kas yra viešųjų pirkimų procesas

Pirkimas yra holistinis procesas, kurį sudaro keli etapai. Taisyklės, pagal kurias ji atlieka reglamentuoja dabartiniai teisės aktai. Valstybės reglamentas garantuoja sąlygas, kuriomis yra atvira konkurencija ir šalių teisių apsauga.

Šiuolaikinis pirkimo procesas paprastai prasideda nuo to, kad pirkėjas pripažįsta produkto poreikį ir specifikacijos paruošimą.

O rinkos įsigijimo procesas atrenkant ar konkursą padeda nustatyti tinkamą produktą ir tiekėją. Pirkimų procesas yra gana sudėtingas ir daugiapakopis.

Paprastai atskiras darbuotojas yra atsakingas už pirkimų organizavimą ir vykdymą įmonėje. Mažiau paplitusi, departamentas. Jo darbo tikslas yra sinchronizuoti viešųjų pirkimų procesą su besikeičiančiais įmonės poreikiais ir užtikrinti jo tęstinumą.

Dabartinės užduotys, kurias turi išspręsti viešųjų pirkimų procesas:

• akcijų kūrimas;
• Paieška ir užmegzti ryšius su patikimais tiekėjais;
• išlaidų pagrįstumo kontrolė.

Geriausia praktika viešųjų pirkimų procese

Yra trys pagrindiniai pirkimų praktika sėkmingai stebėti prekių prieinamumą ir paslaugų teikimą:

• reguliariai įsigyti reikalingų mažų partijų / trumpą laiką;
• pirkti vienoje didelėje partijoje / ilgą laiką;
• Pirkdami prekes ir užsakymo paslaugas, jei reikia.

Šiuo atveju galima naudoti vieną iš populiarių viso proceso organizavimo schemų:

1. Tradicinis. Sukurta prekių atsarga / sutartis dėl paslaugų teikimo sudaroma už laikotarpį, viršijantį reikiamą vieną. Jis garantuoja įmonės teikimą su būtinu, bet lemia išteklių ir sandėlių perkrovimą.
2. Nuo anglų kalbos Tiesiog laiku - tik laiku. Paslaugos ir prekės patenka į paklausą, ribotais kiekiais ir tam tikru metu. Atsargos yra sumažintos arba nulinės.
3. Nuo anglų kalbos reikalavimo planavimo - planavimas medžiagų poreikį. Pirkimų apimtis koreguojama priklausomai nuo prekių ir paslaugų paklausos, didėja ir sumažėja proporcingai.
4. Nuo anglų liesos gamybos - liesos gamyba. Tai reiškia, sumažinti išlaidas visuose etapuose, nuo prekių gamybą į medžiagų pirkimą.

Viešųjų pirkimų proceso etapai

Bet kokį viešųjų pirkimų procesą sudaro trys dideli blokai: organizacijos poreikių apdorojimas nuo užsakymo iki mokėjimo, atnaujinimo informacijos katalogų ir privalomo reguliaraus darbo. Be to, visada turėtų būti analizuojamos klaidos.

Žingsnis 1. Reikalavimų nustatymas

Organizacijos poreikis produkto ar paslaugos yra įforminamas per oficialią vidaus paraišką, kuri priskiriama unikalus numeris. Šis dokumentas tampa teisiniu pagrindu visiems vėlesniems veiksmams.

2 žingsnis: Nurodykite tiekėją

Visos tiekėjų atrankos procedūros skirstomos į dvi dideles grupes: konkurencingas ir nekonkurencingas.

Toliau yra konkurencingi:

Prašymas dėl kabučių.

Tiekėjai pateikia savo pasiūlymus anonimiškai. Tas, kuris atitinka visus reikalavimus ir turi mažiausią kainą. Šio metodo pavojus yra tai, kad jame neatsižvelgiama į tiekėjo patirtį, įrengimo įrangos kokybę, specialistų kvalifikaciją ir kitus svarbius veiksnius.

Aukcionas.

Tai reiškia prekybą keliais etapais. Paraiška eina į tą, kuris siūlo minimalią kainą. Kiti veiksniai nėra laikomi.

Konkursas.

Jame atsižvelgiama į paslaugų kokybę, tiekėjo reputaciją ir kainą. Tiekėjas yra parinktas dėl konkurso dokumentų analizės trimis etapais, kurių kiekviena iš jų atranka ir atrankos dalyvių atliekamas pagal šiuos kriterijus.

Prašymas pateikti pasiūlymus.

Aukciono nugalėtojai ar konkurencija yra atrinkti už paslaugų kainą ir kokybę, po kurios vertinamos bendradarbiavimo sąlygos.

Nekaltive procedūra rasti tiekėją yra įmanoma tik vienu atveju - tik viena įmonė rinkoje siūlo reikalingą produktą ar paslaugą.

3 žingsnis: derybos ir sutartis

Derybos su tiekėju yra suskirstyti į šiuos etapus: pasiruošimas, kontaktas, keitimosi informacija, pasiekti susitarimus, uždarant sandorį ir analizę.

Kad procesas būtų sėkmingas, jums reikia aiškiai žinoti savo tikslą ir laikytis jo, studijuoti rinką, išlaikyti emocinį balansą, dokumentuoti derybų rezultatus pasirašant pardavimo ir pirkimo sutartį.

Sutartis su tiekėju nurodo: tiksli produkto / paslaugos, jo kiekio ir parametrų pavadinimą.

Speciali keitimosi prekių ir paslaugų rūšis yra sutarties pirkimo procesas. Šiuo atveju klientas visada yra valstybė (biudžeto organizacija arba valdžios institucija). Mokėjimas už prekes ar paslaugas atliekamas iš valstybės biudžeto.

4 žingsnis: gauti prekes

Gavusi prekes, atsakingas asmuo pasirašo priėmimo dokumentą (sąskaitą faktūrą už prekes ar užbaigto darbo darbus). Dokumentai yra pažymėti įgalioto darbuotojo, kuris prisiima finansinę atsakomybę. Prekių / paslaugų kokybės ir kiekio kontrolė vykdoma pagal tiekimo sutartį arba teikti paslaugas.

Prekių priėmimo sandėliuose tvarka nėra reglamentuojama pagal įstatymus. Siekiant išvengti sunkumų, laikykitės šių taisyklių:

• paskirstyti pakankamą personalo skaičių, kad iškrautų prekes ir transportuoja į sandėlį;
• visada veikia aiškiai pagal sutartį;
• Patvirtinkite visus dokumentus su atsakingų asmenų plombomis ar parašais.

Waybill ir sąskaita faktūra yra du dokumentai, kurie turės būti sprendžiami priėmimo metu.

Waybill yra parengtas dviem egzemplioriais, klientui ir tiekėjui. Yra dviejų tipų dokumentai: TORG-12 siuntos pastaba (pateikiami duomenys apie produktą, jo kiekį ir kainą) ir siuntimo slydimą (įskaitant informaciją apie maršrutą, jei buvo pristatytas automobilis).

Sąskaita faktūra parengiama viena kopija klientui. Jis patvirtina, kad prekės buvo pristatytos ir sumokėtos. Nereikia parengti sąskaitos faktūros už supaprastintą mokesčių sistemą veikiančią organizacijas. Tie, kurie moka PVM, turėtų juos laikyti, kad pridėtų deklaraciją ir sumažintų mokesčių sumą.

5 veiksmas: pirkimo mokėjimas

Sėkmingai priėmus prekes, organizacijos apskaitos departamentas pripažįsta tiekėjui mokėtinų sąskaitų buvimą, kuris grąžinamas pagal sutarties nustatytas sąlygas.

Atsakingas darbuotojas tikrina gaunamos sąskaitos faktūros parametrus ir siunčia jį patvirtinimo vadovui. Bendrovės vadovas patvirtina sąskaitą faktūrą pasirašydamas atitinkamą dokumentą. Po to generuojamas mokėjimo nurodymas.

Dažnai Užduodami Klausimai

Kokios yra pagrindinės sąvokos ir žingsniai, susiję su Pirkimo proceso ERP sistemose modernizavimu?

Pirkimų modernizavimas ERP apima pirkimų ciklo skaitmeninimą, tiekėjų duomenų integravimą, patvirtinimo darbo eigos automatizavimą ir analizės panaudojimą sprendimų priėmimui.