Panduan Proses Perolehan Moden: Konsep dan Langkah

Proses perolehan bermula dari saat organisasi memerlukan bahan, produk atau perkhidmatan dari luar. Sebaik sahaja keperluan ditakrifkan dan dirumuskan, formalisasi dijalankan. Akibatnya, parameter khusus yang diperlukan ditentukan. Pada masa yang sama, keseimbangan harga / kualiti adalah sangat penting, kerana jika ciri-ciri objek perolehan dipandang remeh, organisasi akan menanggung kerugian, jika mereka dipandang rendah, proses kerja tidak akan diselaraskan.

Aktiviti perolehan yang teratur membolehkan anda sentiasa memantau keperluan organisasi, supaya gudang tidak melimpah dan pada masa yang sama tidak menimbulkan kekurangan barangan, dan perkhidmatan tidak sia-sia.

Apakah proses perolehan

Perolehan adalah proses holistik yang terdiri daripada beberapa peringkat. Peraturan mengikut yang dijalankan dijalankan oleh undang-undang semasa. Peraturan Negeri menjamin kewujudan keadaan di mana persaingan terbuka dan perlindungan hak-hak pihak-pihak yang mungkin.

Proses pembelian moden biasanya bermula dengan pembeli yang mengiktiraf keperluan untuk produk dan menyediakan spesifikasi.

Dan proses penyumberan berasaskan pasaran melalui pemilihan atau tender membantu menentukan produk dan pembekal yang betul. Proses perolehan agak kompleks dan pelbagai peringkat.

Sebagai peraturan, pekerja yang berasingan bertanggungjawab untuk menganjurkan dan menjalankan pembelian dalam perusahaan. Kurang biasa, sebuah jabatan. Tujuan karyanya adalah untuk menyegerakkan proses perolehan dengan perubahan keperluan perusahaan dan memastikan kesinambungannya.

Tugas semasa yang proses perolehan mesti diselesaikan termasuk:

• penciptaan saham;
• mencari dan menubuhkan kenalan dengan pembekal yang boleh dipercayai;
• mengawal kemunasabahan perbelanjaan.

Amalan Terbaik dalam Proses Perolehan

Terdapat tiga amalan perolehan utama untuk berjaya memantau ketersediaan barang dan penyediaan perkhidmatan:

• Pembelian tetap yang diperlukan dalam kelompok kecil / untuk masa yang singkat;
• Pembelian dalam satu kumpulan besar / untuk masa yang lama;
• Membeli barangan dan perkhidmatan pesanan menunjukkan, seperti yang diperlukan.

Dalam kes ini, salah satu skim popular untuk menganjurkan keseluruhan proses boleh digunakan:

1. Tradisional. Stok barangan dibuat / kontrak untuk penyediaan perkhidmatan disediakan untuk tempoh yang melebihi yang diperlukan. Ia menjamin peruntukan perusahaan dengan yang diperlukan, tetapi membawa kepada lebih banyak sumber dan beban gudang.
2. Dari bahasa Inggeris tepat pada masanya - tepat pada waktunya. Perkhidmatan dan barang datang apabila permintaan, dalam kuantiti yang terhad dan pada masa tertentu. Inventori diminimumkan atau tidak.
3. Dari bahasa Inggeris Perancangan Keperluan Bahan - merancang keperluan untuk bahan. Jumlah pembelian diselaraskan bergantung kepada permintaan untuk barangan dan perkhidmatan, meningkat dan berkurangan mengikut kadarnya.
4. Dari bahasa Inggeris pengeluaran Lean - pengeluaran tanpa lemak. Ini bermakna mengurangkan kos di semua peringkat, dari pengeluaran barangan kepada pembelian bahan.

Tahap proses perolehan

Apa-apa proses perolehan terdiri daripada tiga blok besar: memproses keperluan organisasi dari saat pesanan untuk membayar, mengemas kini katalog maklumat, dan kerja tetap wajib. Di samping itu, kesilapan harus sentiasa dianalisis.

Langkah 1. Penentuan Keperluan

Keperluan organisasi untuk produk atau perkhidmatan diformalkan melalui aplikasi dalaman rasmi, yang diberikan nombor yang unik. Dokumen ini menjadi asas undang-undang untuk semua tindakan berikutnya.

Langkah 2: Memilih pembekal

Semua prosedur pemilihan pembekal dibahagikan kepada dua kumpulan besar: kompetitif dan tidak kompetitif.

Berikut adalah kompetitif:

Permintaan untuk petikan.

Pembekal menyerahkan tawaran mereka secara anonim. Yang memenuhi semua keperluan dan mempunyai harga terendah dipilih. Bahaya kaedah ini adalah bahawa ia tidak mengambil kira pengalaman pembekal, kualiti peralatan untuk pemasangan, kelayakan pakar dan lain-lain faktor penting.

Lelongan.

Ia membayangkan perdagangan dalam beberapa peringkat. Permohonan itu pergi kepada orang yang menawarkan harga minimum. Faktor lain tidak dipertimbangkan.

Peraduan.

Ia mengambil kira kualiti perkhidmatan, reputasi pembekal dan harga. Pembekal dipilih sebagai hasil daripada analisis dokumentasi tender dalam tiga peringkat, di mana pemilihan dan pemeriksaan peserta dijalankan mengikut kriteria ini.

Meminta cadangan.

Pemenang lelongan atau persaingan dipilih untuk harga dan kualiti perkhidmatan, selepas itu terma kerjasama dinilai.

Prosedur yang tidak kompetitif untuk mencari pembekal hanya mungkin dalam satu kes - hanya satu syarikat di pasaran menawarkan produk atau perkhidmatan yang diperlukan.

Langkah 3: Rundingan dan Kontrak

Rundingan dengan pembekal dibahagikan kepada peringkat berikut: penyediaan, membuat hubungan, bertukar maklumat, mencapai perjanjian, menutup perjanjian dan menganalisis.

Untuk proses yang berjaya, anda perlu mengetahui dengan jelas matlamat anda dan melekatinya, mengkaji pasaran, menyimpan keseimbangan emosi, mendokumenkan hasil rundingan dengan menandatangani perjanjian penjualan dan pembelian.

Kontrak dengan pembekal menentukan: nama tepat produk / perkhidmatan, kuantiti dan parameternya.

Jenis pertukaran khas barangan dan perkhidmatan adalah proses perolehan kontrak. Dalam kes ini, pelanggan sentiasa negara (organisasi belanjawan atau pihak berkuasa awam). Bayaran untuk barangan atau perkhidmatan dijalankan dari belanjawan negeri.

Langkah 4: Terima barang

Setelah menerima barang, orang yang bertanggungjawab menandatangani dokumen penerimaan (invois untuk barangan atau tindakan kerja yang lengkap untuk perkhidmatan). Dokumen dicap oleh pekerja yang diberi kuasa yang menanggung tanggungjawab kewangan. Kawalan ke atas kualiti dan kuantiti barangan / perkhidmatan dijalankan mengikut Perjanjian Pembekalan atau untuk penyediaan perkhidmatan.

Prosedur untuk menerima barangan di gudang tidak dikawal selia dengan apa-apa cara oleh undang-undang. Untuk mengelakkan kesulitan, perhatikan peraturan berikut:

• memperuntukkan bilangan kakitangan yang mencukupi untuk memunggah barang dan mengangkut mereka ke gudang;
• Sentiasa bekerja dengan jelas di bawah kontrak;
• Sijil semua kertas dengan meterai atau tandatangan orang yang bertanggungjawab.

The Waybill dan invois adalah dua dokumen yang perlu ditangani semasa penerimaan barang.

Waybill disediakan dalam dua salinan, untuk pelanggan dan pembekal. Terdapat dua jenis dokumen: Nota Konsainan Torg-12 (mengandungi data mengenai produk, kuantiti dan harga) dan slip penghantaran (termasuk maklumat mengenai laluan, jika terdapat penghantaran dengan kereta).

Invois disediakan dalam satu salinan untuk pelanggan. Beliau mengesahkan bahawa barang-barang telah dihantar dan dibayar. Ia tidak perlu membuat invois untuk organisasi yang beroperasi di bawah sistem percukaian yang mudah. Mereka yang membayar VAT harus menyimpannya untuk melampirkan kepada perisytiharan dan mengurangkan jumlah cukai.

Langkah 5: Pembayaran Pembelian

Selepas penerimaan barang yang berjaya, Jabatan Perakaunan Pertubuhan mengiktiraf kehadiran akaun yang perlu dibayar kepada pembekal, yang dibayar balik dalam terma yang ditubuhkan oleh kontrak.

Pekerja yang bertanggungjawab memeriksa parameter invois yang masuk dan menghantarnya kepada pengurus untuk kelulusan. Kepala syarikat meluluskan invois dengan menandatangani dokumen yang sepadan. Selepas itu, pesanan pembayaran dijana.

Soalan Yang Sering Ditanya

Apakah konsep utama dan langkah -langkah yang terlibat dalam memodenkan proses perolehan dalam sistem ERP?

Memodenkan perolehan di ERP melibatkan mendigitalkan kitaran perolehan, mengintegrasikan data pembekal, mengautomasikan aliran kerja kelulusan, dan menggunakan analisis untuk membuat keputusan.