Руководство по процессу современных закупок: понятия и этапы
Процесс закупки начинается с момента появления потребности организации в материале, товаре или услуге извне. Как только потребность определена и сформулирована, осуществляется ее формализация. В результате определяются конкретные параметры необходимого. При этом очень важен баланс цена/качество, ведь если характеристики объекта закупки будут завышены, организация понесет убытки, если занижены – рабочий процесс не будет налажен.
Грамотно организованная закупочная деятельность позволяет постоянно отслеживать потребности организации, благодаря чему склады не переполняются и в то же время не создается дефицита товаров, а услуги не оплачиваются впустую.
Что такое процесс закупок
Закупочная деятельность – это целостный процесс, состоящий из нескольких этапов. Правила, согласно которым она осуществляются, регламентированы действующим законодательством. Государственное регулирование гарантирует наличие условий, при которых возможна открытая конкуренция и защита прав сторон.
Современный процесс закупок обычно начинается с того, что покупатель признает необходимость в продукте и готовит спецификацию.
И рыночный процесс поиска с помощью отбора или тендеров помогает определить правильный продукт и поставщика. Процесс закупок довольно сложный и многоуровневый.
Как правило, за организацию и проведение закупок на предприятии отвечает отдельный сотрудник. Реже – отдел. Цель его работы – синхронизировать закупочный процесс с меняющимися потребностями предприятия и обеспечить его непрерывность.
К текущим задачам, которые должен решать процесс закупок, относятся:
- создание запасов;
- поиск и налаживание контактов с надежными поставщиками;
- контроль обоснованности расходов.
Лучшие практики процесса закупок
Существует три основных практики осуществления закупок, позволяющих успешно контролировать наличие товаров и оказание услуг:
- регулярное приобретение необходимого небольшими партиями/на небольшой срок;
- закупка одной большой партией/на длительны срок;
- приобретение товаров и заказ услуг точечно, по мере необходимости.
При этом может использоваться одна из популярных схем организации всего процесса:
- Традиционная. Создается запас товара/договор на оказание услуг оформляется на срок, превышающий необходимый. Гарантирует обеспечение предприятия необходимым, но ведет к перерасходу ресурсов и перегрузке складов.
- От английского «just in time» - точно в срок. Услуги и товары поступают по потребности, в ограниченном количестве и в определенное время. Запасы сводятся к минимуму или к нулю.
- От английского «material requirement planning» - планирование потребности в материалах. Объем закупок корректируется в зависимости от спроса на товары и услуги, увеличивается и уменьшается пропорционально ему.
- От английского «lean production» - бережливое производство. Подразумевает сокращение затрат на всех этапах, начиная с производства товаров и заканчивая закупкой материалов.
Этапы процесса закупки
Любой закупочный процесс состоит из трех крупных блоков: обработка потребности организации от момента заказа до оплаты, обновление информационных каталогов, обязательные регулярные работы. Кроме того, следует всегда анализировать допущенные ошибки.
Шаг 1. Определение потребностей
Потребность организации в товаре или услуге оформляется через официальную внутреннюю заявку, которой присваивается уникальный номер. Этот документ становится юридическим основанием для всех последующих действий.
Шаг 2: Выбор поставщика
Все процедуры выбора поставщика делятся на две большие группы: конкурентоспособные и неконкурентоспособные.
К конкурентоспособным относятся следующие:
Запрос котировок.
Поставщики подают свои предложения анонимно. Выбирается то из них, которое отвечает всем требованиям и имеет минимальную цену. Опасность данного метода в том, что он не учитывает опыт работы поставщика, качество оборудования для монтажа, квалификацию специалистов и прочие важные факторы.
Аукцион.
Подразумевает торги в несколько этапов. Заявка уходит тому, кто предлагает минимальную цену. Иные факторы не учитываются.
Конкурс.
Учитывает качество услуг, репутацию поставщика и цену. Поставщик выбирается в результате анализа конкурсной документации в три этапа, на каждом из которых производится отбор и отсев участников по данным критериям.
Запрос предложений.
Выбираются победители аукциона или конкурса по цене и качеству услуг, после чего оцениваются условия сотрудничества.
Неконкурентоспособная процедура поиска поставщика возможно только в одном случае – только одно предприятие на рынке предлагает необходимый товар или услугу.
Шаг 3: Переговоры и контракт
Переговоры с поставщиком делятся на следующие этапы: подготовка, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренностей, заключение сделки и анализ.
Чтобы процесс прошел успешно, необходимо четко знать свою цель и держаться ее, изучить рынок, держать эмоциональный баланс, фиксировать результаты переговоров документально, подписывая договор купли-продажи.
В договоре с поставщиком указываются: точное название товара/услуги, его количество и параметры.
Особый вид обмена товарами и услугами – это процесс закупок по контракту. В этом случае заказчиком всегда выступает государство (бюджетная организация или орган государственной власти). Оплата товара или услуг осуществляется из бюджета государства.
Шаг 4: Получите товары
При получении товара ответственное лицо подписывает приемочный документ (накладную для товаров или акт выполненных работа для услуг). Печать в документах ставится уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность. Контроль за качеством и количеством товара/услуги осуществляется в соответствии с договором поставки или на оказание услуг.
Законодательно порядок приема товаров на складе никак не регламентирован. Чтобы не возникло сложностей, соблюдайте следующие правила:
- выделите достаточное количество персонала для разгрузки товара и транспортировки его на склад;
- всегда работайте четко по договору;
- заверяйте все бумаги печатями или подписями ответственных лиц.
Накладная и счет-фактура – два документа, с которыми придется иметь дело во время приемки товара.
Накладная оформляется в двух экземплярах, для заказчика и поставщика. Существует два вида документов: накладная ТОРГ-12 (содержит данные о товаре, его количестве и цене) и товарно-транспортная накладка (включает информацию о маршруте, если имела место доставка на машине).
Счет-фактура оформляется в одном экземпляре для заказчика. Он подтверждает, что товар доставлен и оплачен. Не требуется оформлять счет-фактуру организациям, работающим по упрощенной системе налогообложения. Тем, кто платит НДС, следует хранить их, чтобы приложить к декларации и снизить объем налогов.
Шаг 5: Закупочный платеж
После успешной приемки товара бухгалтерия организации признает наличие перед поставщиком кредиторской задолженности, которая погашается в установленные договором сроки.
Ответственный сотрудник проверяет параметры входящего счета и отправляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия осуществляет утверждение счета, подписывая соответствующий документ. После этого формируется платежное поручение.
Часто Задаваемые Вопросы
- Каковы ключевые понятия и шаги, связанные с модернизацией процесса закупок в системах ERP?
- Модернизация закупок в ERP включает в себя оцифровку цикла закупок, интеграцию данных поставщиков, автоматизация рабочих процессов утверждения и использование аналитики для принятия решений.
