Савремени водич за процесе набавке: концепти и кораци

Процес набавке почиње од тренутка када је организација потребан материјал, производ или службу споља. Чим је потреба дефинисана и формулисана, његова формализација се врши. Као резултат тога, одређени су специфични параметри потребних. У исто време, равнотежа цене / квалитета је веома важна, јер ако су карактеристике објекта набавке прецијењене, организација ће се повећати губитком, ако су подцењени, радни процес неће бити прилагођен.

Добро организоване активности набавке омогућава вам да стално пратите потребе организације, тако да складишта не преливају и истовремено не стварају недостатак робе, а услуге се не троше.

Који је процес набавке

Набавка је холистички процес који се састоји од неколико фаза. Правила према којима се спроводи регулисани су тренутним законодавством. Државна регулатива гарантује постојање услова под којима је могућа отворена конкуренција и заштита права странака.

Модеран процес куповине обично почиње купцом који препознаје потребу за производ и припрема спецификације.

И процес снабдевања на тржишту путем селекције или тендера помаже у одређивању правог производа и добављача. Процес набавке је прилично сложен и више-ниво.

По правилу, засебан запослени је одговоран за организовање и спровођење куповина у предузећу. Мање обично, одељење. Сврха његовог рада је синхронизација процеса набавке са променљивим потребама предузећа и осигурати њен континуитет.

Тренутни задаци које процес набавке мора да реши укључи:

• Стварање залиха;
• Претраживање и успостављање контаката са поузданим добављачима;
• контрола над разумном трошковима.

Најбоље праксе у процесу набавке

Постоје три главне праксе набавке како би се успешно пратила доступност робе и пружање услуга:

• редовна куповина потребних у малим серијама / кратко време;
• куповина у једној великој партији / дуже време;
• Куповина робе и услуге наручивања богати усудно, према потреби.

У овом случају може се користити једна од популарних шема за организовање целог процеса:

1. Традиционални. Створена је дионица робе / уговор о пружању услуга је састављена на период који прелази потребни. То гарантује пружање предузећа са потребним, али доводи до прекомерне експендетуре ресурса и преоптерећења магацина.
2. Са енглеског језика управо на време - управо на време. Услуге и роба долазе на захтев, у ограниченим количинама и у одређено време. Залихе су минимизиране или нуле.
3. Са енглеског планирање материјала - планирање потребе за материјалима. Обим куповина прилагођава се у зависности од потражње за робом и услугама, повећава се и смањује сразмерно њој.
4. Из енглеске мршаве продукције - мршавна производња. То значи смањење трошкова у свим фазама, од производње робе на куповину материјала.

Фазе процеса набавке

Сваки процес набавке састоји се од три велика блока: обрада потреба организације Од тренутка наручивања на плаћање, ажурирање каталога информација и обавезно редовно дело. Поред тога, увек би требало анализирати грешке.

Корак 1. Одређивање потреба

Потреба организације за производ или услугу формализована је путем званичне интерне апликације која је додељена јединствени број. Овај документ постаје правни основ за све наредне акције.

2. корак: Одабир добављача

Сви поступци одабира добављача су подељени у две велике групе: конкурентне и не-конкурентне.

Следеће су конкурентне:

Захтев за цитате.

Добављачи анонимно подносе своје понуде. Она која испуњава све захтеве и одабрана је најнижа цена. Опасност од ове методе је да не узима у обзир искуство добављача, квалитет опреме за инсталацију, квалификације стручњака и других важних фактора.

Аукција.

Подразумева трговање у неколико фаза. Апликација иде према ономе ко нуди минималну цену. Други фактори се не узимају у обзир.

Конкурс.

Узима у обзир квалитет услуга, углед добављача и цене. Добављач је изабран као резултат анализе тендерске документације у три фазе, у ком од којих се избор и скрининг учесника врши у складу са овим критеријумима.

Захтев за предлоге.

Победници аукције или такмичења изабрани су за цену и квалитет услуга, након чега се процењују услови сарадње.

Некомпетитивни поступак проналажења добављача могуће је само у једном случају - само једна компанија на тржишту нуди тражени производ или услугу.

Корак 3: Преговори и уговор

Преговори са добављачем су подељени у следеће фазе: Припрема, успостављање контакта, размене информација, постизање споразума, затварањем договора и анализирање.

Да би процес био успешан, морате јасно да знате свој циљ и придржавате га, проучите тржиште, задржите емоционалну равнотежу, документујете резултате преговора потписивањем споразума о продаји и куповини.

Уговор са добављачем прецизира: тачан назив производа / услуге, његове количине и параметре.

Посебна врста размене робе и услуга је процес набавке уговора. У овом случају, купац је увек држава (буџетска организација или јавна управа). Плаћање робе или услуга врши се из државног буџета.

Корак 4: Примите робу

По пријему робе, одговорна особа потписује документ о прихватању (фактура за робу или акт завршеног рада за услуге). Документе је овлашћени од стране овлашћеног запосленог који има финансијску одговорност. Контрола над квалитетом и количином робе / услуга врши се у складу са уговором о понуди или пружању услуга.

Поступак прихватања робе у складишту није ни на који начин регулисан законом. Да бисте избегли потешкоће, придржавајте се следећих правила:

• додељује довољан број особља да бисте их истовали робу и превозили их у складиште;
• увек се јасно ради под уговором;
• Потврдите све папире са заптивачима или потписима одговорних лица.

Ваибилл и фактура су два документа која ће се морати решити током прихватања робе.

Ваибилл је састављен у две копије, за купца и добављача. Постоје две врсте докумената: ТОРГ-12 Пошиљка за пошиљку (садржи податке о производу, његова количина и цени) и клизање испоруке (укључује информације о рути, ако је дошло до испоруке аутомобилом).

Рачун се саставља у једном копију за купца. Он потврђује да је роба испоручена и плаћена. Није потребно да се састави фактура за организације које послују под поједностављеним пореским системом. Они који плаћају ПДВ треба да их држе да се причврсти на изјаву и смање износе пореза.

Корак 5: Плаћање куповине

Након успешног прихватања робе, рачуноводствено одељење организације признаје присуство рачуна који се плаћају добављачу који се враћа у условима утврђеним уговором.

Одговорни запослени провјерава параметре долазне фактуре и шаље га менаџеру на одобрење. Глава компаније одобрава фактуру потписивањем одговарајућег документа. Након тога се генерише налог за плаћање.

Често Постављана Питања

Који су кључни концепти и кораци укључени у модернизацију процеса набавке у ЕРП системима?

Модернизација набавке у ЕРП-у укључује дигитализацију циклуса набавке, интегрисање података добављача, аутоматизацију токова одобрења и коришћење аналитике за одлучивање.