Modern upphandlingsprocessguide: Begrepp och steg

Upphandlingsprocessen börjar från det ögonblick som organisationen behöver ett material, produkt eller tjänst från utsidan. Så snart behovet definieras och formuleras, utförs dess formalisering. Som ett resultat bestäms specifika parametrar för de nödvändiga. Samtidigt är balansen av pris / kvalitet mycket viktigt, för om utköpsobjektets egenskaper överskattas kommer organisationen att medföra förluster, om de underskattas, kommer arbetsprocessen inte att justeras.

En välorganiserad upphandlingsaktivitet gör att du ständigt kan övervaka organisationens behov, så att lager inte överflödar och samtidigt skapar inte brist på varor, och tjänster är inte bortkastade.

Vad är upphandlingsprocessen

Upphandling är en helhetsprocess som består av flera steg. Reglerna enligt vilka det genomförs regleras av den nuvarande lagstiftningen. Statlig förordning garanterar förekomsten av villkor för att öppen konkurrens och skydd av parternas rättigheter är möjligt.

Den moderna inköpsprocessen börjar vanligtvis med en köpare som erkänner ett behov av en produkt och förbereder en specifikation.

Och den marknadsbaserade inköpsprocessen genom urval eller anbud hjälper till att bestämma rätt produkt och leverantör. Upphandlingsprocessen är ganska komplex och flernivå.

Som regel ansvarar en separat anställd för att organisera och bedriva inköp i företaget. Mindre vanligt, en avdelning. Syftet med sitt arbete är att synkronisera upphandlingsprocessen med företagets förändrade behov och säkerställa dess kontinuitet.

De nuvarande uppgifter som upphandlingsprocessen måste lösa inkluderar:

• lagerskapelse;
• sökning och etablering av kontakter med pålitliga leverantörer;
• kontrollera överens rimlighet.

Bästa praxis i upphandlingsprocessen

Det finns tre huvudsakliga upphandlingspraxis för att framgångsrikt övervaka tillgången på varor och tillhandahållande av tjänster:

• Regelbundet köp av nödvändigt i små satser / under en kort tid;
• Köp i ett stort sats / under lång tid;
• Inköp av varor och beställningstjänster punktvis, efter behov.

I det här fallet kan ett av de populära systemen för att organisera hela processen användas:

1. Traditionell. Ett lager av varor skapas / ett kontrakt för tillhandahållande av tjänster upprättas under en period som överstiger den nödvändiga. Det garanterar tillhandahållandet av företaget med det nödvändiga, men leder till en överexendens av resurser och överbelastning av lager.
2. Från engelska precis i tid - precis i tid. Tjänster och varor kommer på begäran, i begränsade kvantiteter och vid en viss tidpunkt. Varulager minimeras eller noll.
3. Från den engelska Materialbehovsplanering - planerar behovet av material. Köpvolymen justeras beroende på efterfrågan på varor och tjänster, ökar och minskar i proportion till den.
4. Från den engelska Lean Production - Lean Production. Det innebär att kostnaderna minskas i alla stadier, från produktion av varor till inköp av material.

Steg i upphandlingsprocessen

Varje upphandlingsprocess består av tre stora block: bearbetning av organisationens behov från det ögonblick som beställs till betalning, uppdatering av informationskataloger och obligatoriskt regelbundet arbete. Dessutom bör misstag alltid analyseras.

Steg 1. Bestämning av behov

Organisationens behov av en produkt eller tjänst är formaliserad genom en officiell intern ansökan, som tilldelas ett unikt nummer. Detta dokument blir den rättsliga grunden för alla efterföljande åtgärder.

Steg 2: Välja en leverantör

Alla leverantörsvalsförfaranden är uppdelade i två stora grupper: konkurrenskraftig och icke-konkurrenskraftig.

Följande är konkurrenskraftiga:

Begäran om citat.

Leverantörerna skickar in sina erbjudanden anonymt. Den som uppfyller alla krav och har det lägsta priset väljs. Faren för denna metod är att den inte tar hänsyn till leverantörens erfarenhet, kvaliteten på utrustning för installation, specialisters kvalifikationer och andra viktiga faktorer.

Auktion.

Det innebär handel i flera steg. Ansökan går till den som erbjuder minimipriset. Andra faktorer anses inte.

Tävling.

Det tar hänsyn till kvaliteten på tjänsterna, leverantörens rykte och priset. Leverantören väljs till följd av analysen av anbudsdokumentationen i tre steg, varav urvalet och screeningen av deltagare utförs enligt dessa kriterier.

Begäran om förslag.

Vinnarna av auktionen eller konkurrensen väljs ut för pris och kvalitet på tjänsterna, varefter villkoren för samarbete utvärderas.

Ett okompetitivt förfarande för att hitta en leverantör är endast möjlig i ett fall - endast ett företag på marknaden erbjuder den önskade produkten eller tjänsten.

Steg 3: Förhandling och kontrakt

Förhandlingar med leverantör är indelade i följande steg: Förberedelse, kontakt, utbyte av information, når avtal och avslutar en affär och analys.

För att processen ska lyckas måste du tydligt känna till ditt mål och hålla fast vid det, studera marknaden, hålla en känslomässig balans, dokumentera resultaten av förhandlingarna genom att underteckna ett försäljnings- och köpavtal.

Kontraktet med leverantören specificerar: det exakta namnet på produkten / tjänsten, dess kvantitet och parametrar.

En speciell typ av utbyte av varor och tjänster är kontraktsprocessen. I det här fallet är kunden alltid staten (budgetorganisation eller offentlig myndighet). Betalning för varor eller tjänster utförs från statsbudgeten.

Steg 4: Ta emot varorna

Efter mottagandet av varorna tecknar den ansvariga personen godkännandedokumentet (faktura för varor eller handling av avslutat arbete för tjänster). Dokument stämplas av en auktoriserad medarbetare som bär ekonomiskt ansvar. Kontroll över kvaliteten och kvantiteten varor / tjänster utförs i enlighet med leveransavtalet eller för tillhandahållande av tjänster.

Förfarandet för att acceptera varor på lageret regleras inte på något sätt enligt lag. För att undvika svårigheter, observera följande regler:

• Tilldela ett tillräckligt antal anställda för att lossa varorna och transportera dem till lageret.
• Arbeta alltid klart under kontraktet.
• intyga alla papper med förseglingar eller signaturer av de ansvariga personerna.

Beläge och faktura är två dokument som måste hanteras under godkännandet av varorna.

Waybill upprättas i två kopior, för kunden och leverantören. Det finns två typer av dokument: Torg-12-sändningsnoten (innehåller data om produkten, dess kvantitet och pris) och frakten (innehåller information om rutten, om det var en leverans med bil).

Fakturaen är upprättad i en kopia för kunden. Han bekräftar att varorna har levererats och betalats. Det är inte skyldigt att utarbeta en faktura för organisationer som är verksamma inom ramen för det förenklade beskattningssystemet. De som betalar moms bör hålla dem för att fästa i deklarationen och minska mängden skatter.

Steg 5: Köpbetalning

Efter framgångsrik acceptans av varorna erkänner organisationsavdelningen för närvaron av leverantörsskulder till leverantören, som återbetalas inom de villkor som fastställts av kontraktet.

Den ansvariga medarbetaren kontrollerar parametrarna för den inkommande fakturan och skickar den till chefen för godkännande. Företagets chef godkänner fakturan genom att underteckna motsvarande dokument. Därefter genereras en betalningsorder.

Vanliga Frågor

Vilka är de viktigaste koncepten och stegen som är involverade i att modernisera upphandlingsprocessen i ERP -system?

Modernisering av upphandling i ERP innebär att digitalisera upphandlingscykeln, integrera leverantörsdata, automatisera godkännande arbetsflöden och använda analys för beslutsfattande.