ఆధునిక సేకరణ ప్రక్రియ గైడ్: కాన్సెప్ట్స్ అండ్ స్టెప్స్

ఈ సేకరణ ప్రక్రియ వెలుపల నుండి ఒక పదార్థం, ఉత్పత్తి లేదా సేవ అవసరమవుతుంది. అవసరమైతే నిర్వచించిన మరియు రూపొందించబడిన వెంటనే, దాని అధికారికీకరణ నిర్వహిస్తారు. ఫలితంగా, అవసరమైన నిర్దిష్ట పారామితులు నిర్ణయించబడతాయి. అదే సమయంలో, ధర / నాణ్యత సంతులనం చాలా ముఖ్యం, ఎందుకంటే సేకరణ వస్తువు యొక్క లక్షణాలు అధికంగా అంచనా వేయబడితే, వారు తక్కువగా అంచనా వేస్తే, పని ప్రక్రియ సర్దుబాటు చేయబడదు.

బాగా వ్యవస్థీకృత సేకరణ కార్యక్రమం మీరు నిరంతరం సంస్థ యొక్క అవసరాలను మానిటర్ అనుమతిస్తుంది, కాబట్టి గిడ్డంగులు ఓవర్ఫ్లో లేదు మరియు అదే సమయంలో వస్తువుల కొరత సృష్టించడం లేదు, మరియు సేవలు వృధా కాదు.

సేకరణ ప్రక్రియ ఏమిటి

అనేక దశలను కలిగి ఉన్న ఒక సంపూర్ణ ప్రక్రియ. ఇది నిర్వహించిన ప్రకారం నియమాలు ప్రస్తుత చట్టం ద్వారా నియంత్రించబడతాయి. రాష్ట్ర నియంత్రణలు పార్టీల హక్కుల యొక్క బహిరంగ పోటీ మరియు రక్షణ అనేది సాధ్యమయ్యే పరిస్థితుల ఉనికిని హామీ ఇస్తుంది.

ఆధునిక కొనుగోలు ప్రక్రియ సాధారణంగా కొనుగోలుదారుని ఉత్పత్తి యొక్క అవసరాన్ని గుర్తించి, స్పెసిఫికేషన్ను సిద్ధం చేస్తుంది.

మరియు ఎంపిక లేదా టెండరింగ్ ద్వారా మార్కెట్-ఆధారిత సోర్సింగ్ ప్రక్రియ సరైన ఉత్పత్తి మరియు సరఫరాదారుని నిర్ణయించడంలో సహాయపడుతుంది. సేకరణ ప్రక్రియ చాలా క్లిష్టంగా మరియు బహుళ-స్థాయి.

ఒక నియమంగా, సంస్థలో కొనుగోళ్లను నిర్వహించడం మరియు నిర్వహించడం కోసం ఒక ప్రత్యేక ఉద్యోగి బాధ్యత వహిస్తాడు. తక్కువ సాధారణంగా, ఒక విభాగం. తన పని యొక్క ఉద్దేశ్యం సంస్థ యొక్క మారుతున్న అవసరాలకు అనుగుణమైన ప్రక్రియను సమకాలీకరించడం మరియు దాని కొనసాగింపును నిర్ధారించడం.

సేకరణ ప్రక్రియను పరిష్కరించే ప్రస్తుత పనులు:

• స్టాక్ సృష్టి;
• విశ్వసనీయ సరఫరాదారులతో పరిచయాలను శోధించడం మరియు ఏర్పాటు చేయడం;
• ఖర్చుల సహేతుకతపై నియంత్రణ.

సేకరణ ప్రక్రియలో ఉత్తమ పద్ధతులు

వస్తువుల లభ్యతను విజయవంతంగా పర్యవేక్షించడానికి మూడు ప్రధాన సేకరణ పద్ధతులు ఉన్నాయి:

• చిన్న బ్యాచ్లలో అవసరమైన రెగ్యులర్ కొనుగోలు / కొంతకాలం;
• ఒక పెద్ద బ్యాచ్ / సుదీర్ఘకాలం కొనుగోలు;
• అవసరమైతే వస్తువులు మరియు ఆర్డరింగ్ సేవలు కొనుగోలు.

ఈ సందర్భంలో, మొత్తం ప్రక్రియను నిర్వహించడానికి ప్రసిద్ధ పథకాలలో ఒకటి ఉపయోగించవచ్చు:

1. సంప్రదాయకమైన. వస్తువుల స్టాక్ సృష్టించబడుతుంది / సేవలు కేటాయింపు కోసం ఒక ఒప్పందం అవసరం ఒక కాలం మంజూరు ఒక కాలం అప్ డ్రా. ఇది అవసరమైన సంస్థకు కేటాయింపుకు హామీ ఇస్తుంది, కానీ వనరులు మరియు గిడ్డంగుల ఓవర్లోడింగ్ యొక్క అతివ్యాప్తికి దారితీస్తుంది.
2. ఇంగ్లీష్ నుండి కేవలం సమయం - కేవలం సమయం లో. సేవలు మరియు వస్తువులు డిమాండ్, పరిమిత పరిమాణంలో మరియు ఒక నిర్దిష్ట సమయంలో వస్తాయి. ఇన్వెంటరీలు కనిష్టీకరించబడ్డాయి లేదా నిల్ ఉంటాయి.
3. ఇంగ్లీష్ మెటీరియల్ అవసరం ప్రణాళిక - పదార్థాల అవసరం ప్రణాళిక. వస్తువుల మరియు సేవల కోసం డిమాండ్ను బట్టి కొనుగోళ్ల పరిమాణం సర్దుబాటు చేయబడుతుంది, దానిపై నిష్పత్తిలో పెరుగుతుంది మరియు తగ్గుతుంది.
4. ఇంగ్లీష్ లీన్ ఉత్పత్తి నుండి - లీన్ ఉత్పత్తి. ఇది అన్ని దశలలో ఖర్చులు తగ్గించడం, వస్తువుల కొనుగోలుకు వస్తువుల ఉత్పత్తి నుండి.

సేకరణ ప్రక్రియ యొక్క దశలు

ఏదైనా సేకరణ ప్రక్రియ మూడు పెద్ద బ్లాకులను కలిగి ఉంటుంది: చెల్లింపుకు క్రమం చేయడం, సమాచారం కేటలాగ్లను నవీకరించడం, మరియు తప్పనిసరిగా సాధారణ పనిని నవీకరించడం. అదనంగా, తప్పులు ఎల్లప్పుడూ విశ్లేషించాలి.

దశ 1. అవసరాల యొక్క నిర్ణయం

ఒక ఉత్పత్తి లేదా సేవ కోసం సంస్థ యొక్క అవసరం అధికారిక అంతర్గత అప్లికేషన్ ద్వారా అధికారికంగా ఉంటుంది, ఇది ఒక ప్రత్యేక సంఖ్యను కేటాయించింది. ఈ పత్రం అన్ని తదుపరి చర్యలకు చట్టపరమైన ఆధారం అవుతుంది.

దశ 2: ఒక సరఫరాదారుని ఎంచుకోవడం

అన్ని సరఫరాదారు ఎంపిక విధానాలు రెండు పెద్ద సమూహాలుగా విభజించబడ్డాయి: పోటీ మరియు పోటీతత్వం.

కింది పోటీ:

కోట్స్ కోసం అభ్యర్థన.

సరఫరాదారులు వారి ఆఫర్లను అనామకంగా సమర్పించారు. అన్ని అవసరాలను కలుస్తుంది మరియు అత్యల్ప ధర ఎంపిక చేయబడుతుంది. ఈ పద్ధతి యొక్క ప్రమాదం అనేది సరఫరాదారు యొక్క అనుభవాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకోదు, సంస్థాపన కోసం పరికరాల నాణ్యత, నిపుణుల అర్హతలు మరియు ఇతర ముఖ్యమైన కారకాలు.

వేలం.

ఇది అనేక దశల్లో వర్తకం సూచిస్తుంది. అప్లికేషన్ కనీస ధర అందించే ఒక వెళ్తాడు. ఇతర కారకాలు పరిగణించబడవు.

పోటీ.

ఇది సేవల నాణ్యతను పరిగణనలోకి తీసుకుంటుంది, సరఫరాదారు యొక్క కీర్తి మరియు ధర. మూడు దశల్లో టెండర్ డాక్యుమెంటేషన్ విశ్లేషణ ఫలితంగా సరఫరాదారు ఎంపిక చేయబడుతుంది, వీటిలో ప్రతి ఒక్కటి ఈ ప్రమాణాల ప్రకారం పాల్గొనే ఎంపికను నిర్వహిస్తారు.

ప్రతిపాదనలు కోసం అభ్యర్థన.

వేలం లేదా పోటీ యొక్క విజేతలు సర్వీసుల ధర మరియు నాణ్యత కోసం ఎంపిక చేస్తారు, తర్వాత సహకారం యొక్క నిబంధనలు అంచనా వేయబడతాయి.

ఒక సరఫరాదారుని కనుగొనడానికి ఒక అసాధారణమైన ప్రక్రియ మాత్రమే ఒక సందర్భంలో సాధ్యమవుతుంది - మార్కెట్లో ఒకే సంస్థ అవసరమైన ఉత్పత్తి లేదా సేవను అందిస్తుంది.

దశ 3: నెగోషియేషన్ అండ్ కాంట్రాక్ట్

ఒక సరఫరాదారుతో చర్చలు క్రింది దశలుగా విభజించబడ్డాయి: తయారీ, పరిచయం చేయడం, సమాచారాన్ని మార్పిడి చేయడం, ఒప్పందాలు చేరే, ఒప్పందాన్ని మరియు విశ్లేషణను మూసివేయడం.

ప్రక్రియ విజయవంతం కావడానికి, మీరు మీ లక్ష్యాన్ని తెలుసుకోవాలి మరియు దానికి కర్ర, మార్కెట్ను అధ్యయనం చేసి, ఒక భావోద్వేగ సంతులనాన్ని ఉంచండి, అమ్మకం మరియు కొనుగోలు ఒప్పందంపై సంతకం చేయడం ద్వారా చర్చల ఫలితాలను డాక్యుమెంట్ చేయండి.

సరఫరాదారుతో ఒప్పందం నిర్దేశిస్తుంది: ఉత్పత్తి / సేవ యొక్క ఖచ్చితమైన పేరు, దాని పరిమాణం మరియు పారామితులు.

వస్తువుల మరియు సేవల యొక్క ఒక ప్రత్యేక రకం ఒప్పందం సేకరణ ప్రక్రియ. ఈ సందర్భంలో, కస్టమర్ ఎల్లప్పుడూ రాష్ట్రం (బడ్జెట్ సంస్థ లేదా పబ్లిక్ అథారిటీ). వస్తువులు లేదా సేవలకు చెల్లింపు రాష్ట్ర బడ్జెట్ నుండి నిర్వహిస్తారు.

దశ 4: వస్తువులని స్వీకరించండి

వస్తువుల రసీదు తరువాత, బాధ్యతగల వ్యక్తి అంగీకారం పత్రం (సేవలకు పూర్తి చేసిన వస్తువులకు ఇన్వాయిస్). ఆర్ధిక బాధ్యతను కలిగి ఉన్న అధికార ఉద్యోగి పత్రాలు స్టాంప్ చేయబడతాయి. వస్తువుల / సేవల నాణ్యత మరియు పరిమాణంపై నియంత్రణ సరఫరా ఒప్పందం ప్రకారం లేదా సేవల నియమాలకు అనుగుణంగా నిర్వహించబడుతుంది.

గిడ్డంగిలో వస్తువులను అంగీకరించడం కోసం ప్రక్రియ చట్టం ద్వారా ఏ విధంగా నియంత్రించబడదు. ఇబ్బందులను నివారించడానికి, కింది నియమాలను గమనించండి:

• వస్తువులను అన్లోడ్ మరియు వాటిని గిడ్డంగికి రవాణా చేయడానికి తగిన సంఖ్యలో సిబ్బందిని కేటాయించండి;
• ఎల్లప్పుడూ ఒప్పందం కింద స్పష్టంగా పని;
• బాధ్యతగల వ్యక్తుల సీల్స్ లేదా సంతకాలతో అన్ని పత్రాలను ధృవీకరించండి.

మార్గం మరియు ఇన్వాయిస్ రెండు పత్రాలు, వస్తువుల అంగీకారం సమయంలో వ్యవహరించే ఉంటుంది.

కస్టమర్ మరియు సరఫరాదారు కోసం రెండు కాపీలు లో తయారు చేయబడుతుంది. రెండు రకాలైన పత్రాలు ఉన్నాయి: TORG-12 సరుకుల నోటు (ఉత్పత్తి, దాని పరిమాణం మరియు ధరపై డేటా కలిగి ఉంటుంది) మరియు షిప్పింగ్ స్లిప్ (కారు ద్వారా డెలివరీ ఉంటే, మార్గం గురించి సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది).

ఇన్వాయిస్ కస్టమర్ కోసం ఒక కాపీలో డ్రా అవుతుంది. అతను వస్తువులు పంపిణీ మరియు చెల్లించినట్లు నిర్ధారించాడు. సరళీకృత పన్నుల వ్యవస్థలో పనిచేసే సంస్థలకు ఇన్వాయిస్ను రూపొందించడానికి ఇది అవసరం లేదు. VAT చెల్లించే వారు డిక్లరేషన్కు అటాచ్ చేయడానికి మరియు పన్నుల మొత్తాన్ని తగ్గించడానికి వాటిని ఉంచాలి.

దశ 5: కొనుగోలు చెల్లింపు

వస్తువుల విజయవంతమైన అంగీకారం తరువాత, సంస్థ యొక్క అకౌంటింగ్ డిపార్ట్మెంట్ సరఫరాదారు చెల్లించవలసిన ఖాతాల ఉనికిని గుర్తిస్తుంది, ఇది ఒప్పందం ద్వారా స్థాపించబడిన పదాలలో తిరిగి చెల్లించబడుతుంది.

బాధ్యతాయుతమైన ఉద్యోగి ఇన్కమింగ్ ఇన్వాయిస్ యొక్క పారామితులను తనిఖీ చేస్తాడు మరియు ఆమోదం కోసం మేనేజర్కు పంపుతాడు. సంస్థ యొక్క తల సంబంధిత పత్రాన్ని సంతకం చేయడం ద్వారా ఇన్వాయిస్ను ఆమోదించింది. ఆ తరువాత, చెల్లింపు ఆర్డర్ ఉత్పత్తి చేయబడుతుంది.

తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు

ERP వ్యవస్థలలో సేకరణ ప్రక్రియను ఆధునీకరించడంలో కీలకమైన అంశాలు మరియు దశలు ఏమిటి?

ERP లో సేకరణను ఆధునీకరించడం అనేది సేకరణ చక్రాన్ని డిజిటలైజ్ చేయడం, సరఫరాదారు డేటాను సమగ్రపరచడం, ఆమోదం వర్క్‌ఫ్లోలను ఆటోమేట్ చేయడం మరియు నిర్ణయం తీసుకోవటానికి విశ్లేషణలను ఉపయోగించడం.