Сучасний посібник з закупівель: концепції та кроки
Процес закупівель починається з того моменту, коли організація потребує матеріалу, продукту або послуги ззовні. Як тільки необхідна та сформульована необхідність, її формалізація здійснюється. В результаті визначаються конкретні параметри необхідних. У той же час, баланс цін / якості є дуже важливим, оскільки, якщо характеристики об'єкта закупівель є переоціненими, організація буде залучати збитки, якщо вони недооцінюються, робочий процес не буде скоригований.
Добре організована діяльність закупівель дозволяє постійно стежити за потребами організації, так що склади не переповнюються, і в той же час не створюють дефіциту товарів, а послуги не витрачаються.
Що таке процес закупівель
Закупівля - це цілісний процес, який складається з декількох етапів. Правила, згідно з якими вона виконується, регулюються чинним законодавством. Державне регулювання гарантує існування умов, за яких можлива відкрита конкуренція та захист прав сторін.
Сучасний процес закупівлі зазвичай починається з покупця, який визнає потребу в товару та підготовку специфікації.
А процес пошуку ринку за допомогою відбору або тендерних тренерів допомагає визначити правильний продукт та постачальник. Процес закупівлі досить складний і багаторівневий.
Як правило, окремий працівник несе відповідальність за організацію та проведення покупок на підприємстві. Рідше, відділ. Метою його роботи є синхронізація процесу закупівель з мінливими потребами підприємства та забезпечити її безперервність.
Поточні завдання, які необхідно вирішити процес закупівель, включають:
- створення фонду;
- пошук та встановлення контактів з надійними постачальниками;
- контроль за розумності витрат.
Кращі практики у процесі закупівель
Існує три основних практика закупівель для успішного спостереження за наявності товарів та надання послуг:
- регулярна покупка необхідних у невеликих партіях / на короткий час;
- придбання в одній великій партії / протягом тривалого часу;
- Закупівля товарів та замовлення популярно, як це необхідно.
У цьому випадку може бути використана одна з популярних схем організації всього процесу:
- Традиційні. Створений запас товарів / Контракт на надання послуг складається протягом періоду, що перевищує необхідний. Це гарантує надання підприємства необхідним, але призводить до перебільшення ресурсів та перевантаження складів.
- Від англійської просто в часі - тільки вчасно. Потрібні послуги та товари, у обмежених кількостях і в певний час. Інвентаризація мінімізуються або нуля.
- З англійської Планування вимог матеріалу - планування необхідності матеріалів. Обсяг покупок коригується залежно від попиту на товари та послуги, збільшується та зменшується пропорційно до нього.
- Від англійської Lean Production - худий виробництво. Це означає скорочення витрат на всіх етапах, від виробництва товарів до придбання матеріалів.
Етапи процесу закупівель
Будь-який процес закупівель складається з трьох великих блоків: обробка потреб організації з моменту замовлення на оплату, оновлення каталогів та обов'язкової регулярної роботи. Крім того, завжди слід проаналізувати помилки.
Крок 1. Визначення потреб
Потреба організації для продукту або послуги формалізується через офіційну внутрішню програму, яка призначена унікальним числом. Цей документ стає правовою основою для всіх подальших дій.
Крок 2: Вибір постачальника
Всі процедури відбору постачальника поділяються на дві великі групи: конкурентоспроможні та неконкурентні.
Наступні є конкурентоспроможні:
Запит на цитати.
Постачальники подають свої пропозиції анонімно. Той, хто відповідає всім вимогам, і має найнижчу ціну. Небезпека цього методу полягає в тому, що він не враховує досвід постачальника, якості обладнання для установки, кваліфікації фахівців та інших важливих факторів.
Аукціон.
Це означає торгівлю кількома етапами. Програма йде до того, хто пропонує мінімальну ціну. Інші фактори не розглядаються.
Конкурс.
Вона враховує якість послуг, репутацію постачальника та ціни. Постачальник вибирається внаслідок аналізу тендерної документації в три етапи, на кожному з яких відбір та відбір учасників здійснюється за цими критеріями.
Запит на пропозиції.
Переможці аукціону або конкуренції вибираються за ціну та якість послуг, після чого оцінюються умови співпраці.
Неконкурентоспроможна процедура пошуку постачальника можлива лише в одному випадку - лише одна компанія на ринку пропонує потрібний продукт або послугу.
Крок 3: Переговори та контракт
Переговори з постачальником поділяються на наступні етапи: підготовка, здійснення контактів, обмін інформацією, досягнення договорів, закриваючи угоду та аналіз.
Для того, щоб бути успішним, вам потрібно чітко знати свою мету та дотримуватися її, вивчити ринок, зберігати емоційний баланс, документувати результати переговорів, підписавши угоду про продаж та купівлю.
Контракт з постачальником вказує: точне назва продукту / послуги, її кількість та параметри.
Особливий вигляд обміну товарами та послугами - це процес закупівель. У цьому випадку клієнт завжди є державою (бюджетна організація або державна влада). Оплата за товари або послуги здійснюється з державного бюджету.
Крок 4: Отримайте товар
Після отримання товару відповідальна особа підписує документ про прийнятний (рахунок-фактура для товарів або акцій завершеної роботи для послуг). Документи штампувалися уповноваженим працівником, який несе фінансову відповідальність. Контроль за якістю та кількістю товарів / послуг здійснюється відповідно до угоди про постачання або надання послуг.
Процедура прийняття товарів на складі не регулюється ніяким шляхом. Щоб уникнути труднощів, дотримуйтесь наступних правил:
- виділити достатню кількість персоналу, щоб вивантажити товари та перевезти їх на склад;
- завжди працювати чітко за договором;
- засвідчують всі документи з печатками або підписами відповідальних осіб.
Накладна та рахунок-фактура - це два документи, які доведеться розглядати під час прийняття товару.
Установка складається з двох копій, для клієнта та постачальника. Існує два типи документів: торгова вартість Torg-12 (містить дані про продукт, його кількість та ціну) та ковзання доставки (включає інформацію про маршрут, якщо була доставка автомобіля).
Рахунок складається в одну копію для клієнта. Він підтверджує, що товари були доставлені та оплачені. Не потрібно скласти рахунок-фактуру для організацій, що працюють за спрощеною системою оподаткування. Ті, хто платить ПДВ, повинні тримати їх для того, щоб додати до Декларації та зменшити суму податків.
Крок 5: Оплата покупки
Після успішного прийняття товару, бухгалтерський департамент організації визнає наявність кредиторської заборгованості постачальнику, який погашається у термінах, встановлених договором.
Відповідальний працівник перевіряє параметри вхідного рахунку та надсилає його до менеджера для затвердження. Глава компанії затверджує рахунок-фактуру, підписавши відповідний документ. Після цього створюється платіжний порядок.
Часті Запитання
- Які ключові поняття та кроки, що беруть участь у модернізації процесу закупівель у системах ERP?
- Модернізація закупівель в ERP передбачає оцифрування циклу закупівель, інтеграції даних постачальників, автоматизацію робочих процесів затвердження та використання аналітики для прийняття рішень.
