جدید خریداری کے عمل کا گائیڈ: تصورات اور اقدامات
اس وقت سے خریداری کا عمل شروع ہوتا ہے اس وقت تنظیم باہر سے مواد، مصنوعات یا خدمات کی ضرورت ہے. جیسے ہی ضرورت کی وضاحت کی گئی ہے اور تشکیل دیا جاتا ہے، اس کی رسمی کاری کا کام کیا جاتا ہے. نتیجے کے طور پر، ضروری مخصوص پیرامیٹرز کا تعین کیا جاتا ہے. ایک ہی وقت میں، قیمت / معیار کا توازن بہت اہم ہے، کیونکہ اگر خریداری کی چیز کی خصوصیات زیادہ سے زیادہ ہے تو، تنظیم کو نقصان پہنچایا جائے گا، اگر وہ کم سے کم ہیں تو، کام کے عمل کو ایڈجسٹ نہیں کیا جائے گا.
ایک اچھی طرح سے منظم خریداری کی سرگرمی آپ کو تنظیم کی ضروریات کو مسلسل نگرانی کرنے کی اجازت دیتا ہے، تاکہ گوداموں کو زیادہ بہاؤ نہیں ہے اور اسی وقت سامان کی قلت پیدا نہ ہو، اور خدمات ضائع نہیں ہوسکتی ہیں.
خریداری کے عمل کیا ہے
حصولی ایک جامع عمل ہے جس میں کئی مراحل پر مشتمل ہوتا ہے. اس کے مطابق قواعد و ضوابط موجودہ قانون سازی کی طرف سے منظم ہیں. ریاستی ریگولیشن کے حالات کی موجودگی کی ضمانت دیتا ہے جس کے تحت کھلی مقابلہ اور جماعتوں کے حقوق کے تحفظ کے لئے ممکن ہے.
خریداری کا جدید عمل عام طور پر خریدار کے ساتھ شروع ہوتا ہے جس سے کسی مصنوع کی ضرورت کو تسلیم کیا جاتا ہے اور تصریح تیار کی جاتی ہے۔
اور انتخاب یا ٹینڈرنگ کے ذریعہ مارکیٹ پر مبنی سورسنگ کا عمل صحیح مصنوعات اور سپلائر کا تعین کرنے میں مدد کرتا ہے۔ خریداری کا عمل کافی پیچیدہ اور کثیر سطح کا ہے۔
ایک قاعدہ کے طور پر، انٹرپرائز میں خریداری اور منظم کرنے کے لئے ایک علیحدہ ملازم ذمہ دار ہے. کم عام طور پر، ایک ڈیپارٹمنٹ. ان کے کام کا مقصد انٹرپرائز کی تبدیلی کی ضروریات کے ساتھ خریداری کے عمل کو مطابقت پذیر کرنا ہے اور اس کی تسلسل کو یقینی بنانا ہے.
موجودہ کاموں جو خریداری کے عمل کو حل کرنا لازمی ہے:
- اسٹاک تخلیق؛
- قابل اعتماد سپلائرز کے ساتھ رابطوں کی تلاش اور قائم کرنا؛
- اخراجات کی استحکام پر قابو پانے.
خریداری کے عمل میں بہترین طریقوں
سامان کی دستیابی اور خدمات کی فراہمی کو کامیابی سے نگرانی کرنے کے لئے تین اہم حصول کے طریقوں ہیں:
- چھوٹے بیچ / مختصر وقت کے لئے ضروری باقاعدگی سے خریداری؛
- ایک طویل وقت کے لئے ایک بڑے بیچ / خریداری؛
- خریداری کے سامان اور آرڈرنگ کی خدمات کی طرف اشارہ کرتے ہیں.
اس صورت میں، پورے عمل کو منظم کرنے کے لئے مقبول منصوبوں میں سے ایک استعمال کیا جا سکتا ہے:
- روایتی. سامان کی ایک اسٹاک تخلیق کی جاتی ہے / خدمات کی فراہمی کے لئے ایک معاہدہ ضروری ہے کہ ایک مدت سے زیادہ مدت تک تیار ہوجائے. یہ لازمی طور پر انٹرپرائز کی فراہمی کی ضمانت دیتا ہے، لیکن وسائل کے زیادہ سے زیادہ تجربہ کار اور گوداموں کی زیادہ سے زیادہ اضافہ ہوتا ہے.
- انگریزی سے صرف وقت سے - صرف وقت میں. خدمات اور سامان محدود مقدار میں اور ایک خاص وقت میں مطالبہ پر آتے ہیں. انوینٹریز کم سے کم یا نیل ہیں.
- انگریزی مادی ضروریات کی منصوبہ بندی سے - مواد کی ضرورت کی منصوبہ بندی. سامان اور خدمات کے مطالبہ پر منحصر ہے خریداری کے حجم ایڈجسٹ کیا جاتا ہے، اس کے تناسب میں اضافہ اور کمی.
- انگریزی لیان پیداوار سے - لیان پیداوار. اس کا مطلب یہ ہے کہ مواد کی خریداری میں سامان کی پیداوار سے، تمام مراحل میں اخراجات کو کم کرنے کا مطلب ہے.
خریداری کے عمل کے مراحل
کسی بھی خریداری کے عمل میں تین بڑے بلاکس پر مشتمل ہوتا ہے: تنظیم کی ضروریات پر عملدرآمد کرنے کے لمحے سے، معلومات کی فہرست کو اپ ڈیٹ کرنے، اور واجب باقاعدگی سے کام کو اپ ڈیٹ کرنا. اس کے علاوہ، غلطیوں کو ہمیشہ تجزیہ کیا جانا چاہئے.
مرحلہ 1. ضروریات کا تعین
ایک مصنوعات یا سروس کے لئے تنظیم کی ضرورت ایک سرکاری داخلی درخواست کے ذریعہ رسمی طور پر ہے، جس کو ایک منفرد نمبر مقرر کیا جاتا ہے. یہ دستاویز تمام بعد کے اعمال کے لئے قانونی بنیاد بن جاتا ہے.
مرحلہ 2: سپلائر کا انتخاب
تمام سپلائر انتخاب کے طریقہ کار کو دو بڑے گروپوں میں تقسیم کیا جاتا ہے: مسابقتی اور غیر مسابقتی.
مندرجہ ذیل مسابقتی ہیں:
حوالہ جات کے لئے درخواست
سپلائرز ان کی پیشکشوں کو گمنام سے جمع کرتے ہیں. وہی جو کہ تمام ضروریات کو پورا کرتا ہے اور سب سے کم قیمت منتخب کی جاتی ہے. اس طریقہ کا خطرہ یہ ہے کہ یہ سپلائر کے تجربے، تنصیب کے لئے سازوسامان کی کیفیت، ماہرین کی اہلیت اور دیگر اہم عوامل کو پورا نہیں کرتا.
نیلامی
یہ کئی مراحل میں ٹریڈنگ کا مطلب ہے. درخواست یہ ہے کہ جو کم از کم قیمت پیش کرتا ہے. دیگر عوامل پر غور نہیں کیا جاتا ہے.
مقابلہ
یہ خدمات کی کیفیت، سپلائر اور قیمت کی ساکھ کو پورا کرتا ہے. سپلائر تین مراحل میں ٹینڈر دستاویزات کے تجزیہ کے نتیجے میں منتخب کیا جاتا ہے، جن میں سے ہر ایک میں شرکاء کے انتخاب اور اسکریننگ ان معیار کے مطابق کیا جاتا ہے.
تجاویز کے لئے درخواست
نیلامی یا مقابلہ کے فاتحوں کی قیمتوں اور معیار کی خدمات کے معیار کے لئے منتخب کیا جاتا ہے، جس کے بعد تعاون کی شرائط کا تعین کیا جاتا ہے.
سپلائر کو تلاش کرنے کے لئے ایک غیر معمولی طریقہ کار صرف ایک کیس میں ممکن ہے - مارکیٹ پر صرف ایک کمپنی ضروری مصنوعات یا سروس پیش کرتا ہے.
مرحلہ 3: مذاکرات اور معاہدہ
ایک سپلائر کے ساتھ بات چیت مندرجہ ذیل مراحل میں تقسیم کیا جاتا ہے: تیاری، رابطے، تبادلے کی معلومات، معاہدے تک پہنچنے، معاہدے کو بند کرنے اور تجزیہ کرنے.
عمل کامیاب ہونے کے لئے، آپ کو اپنے مقصد کو واضح طور پر جاننے اور اس پر چھڑی کی ضرورت ہے، مارکیٹ کا مطالعہ، ایک جذباتی توازن برقرار رکھنے، فروخت اور خریداری کے معاہدے پر دستخط کرکے مذاکرات کے نتائج کا دستاویز.
سپلائر کے ساتھ معاہدہ کی وضاحت کرتا ہے: مصنوعات / سروس کا صحیح نام، اس کی مقدار اور پیرامیٹرز.
سامان اور خدمات کا ایک خاص قسم کا تبادلہ معاہدہ خریداری کے عمل ہے. اس صورت میں، کسٹمر ہمیشہ ریاست (بجٹ تنظیم یا پبلک اتھارٹی) ہے. سامان یا خدمات کے لئے ادائیگی ریاستی بجٹ سے کئے جاتے ہیں.
مرحلہ 4: سامان وصول کریں
سامان کی وصولی پر، ذمہ دار شخص قبولیت کے دستاویز کو نشان زد کرتا ہے (سامان کے لئے انوائس یا مکمل کام کے کام کے عمل). دستاویزات ایک مجاز ملازم کی طرف سے مہر لگاتے ہیں جو مالی ذمہ داری کو برداشت کرتے ہیں. سامان / خدمات کی مقدار اور مقدار کی مقدار پر قابو پانے کی فراہمی کے معاہدے کے مطابق یا خدمات کی فراہمی کے مطابق کیا جاتا ہے.
گودام میں سامان کو قبول کرنے کے طریقہ کار کو قانون کی طرف سے کسی بھی طرح سے باقاعدگی سے منظم نہیں کیا جاتا ہے. مشکلات سے بچنے کے لئے، مندرجہ ذیل قواعد کا مشاہدہ کریں:
- سامان اتارنے اور گودام میں ان کو منتقل کرنے کے لئے کافی تعداد میں اہلکار مختص کریں؛
- ہمیشہ معاہدہ کے تحت واضح طور پر کام کریں؛
- ذمہ دار افراد کے سیل یا دستخط کے ساتھ تمام کاغذات کی تصدیق کریں.
راستے اور انوائس دو دستاویزات ہیں جو سامان کی منظوری کے دوران نمٹنے کی ضرورت ہوگی.
کسٹمر اور سپلائر کے لئے، راستے میں دو کاپیاں تیار کی جاتی ہیں. دو قسم کے دستاویزات ہیں: Torg-12 سازوسامان نوٹ (مصنوعات، اس کی مقدار اور قیمت پر ڈیٹا پر مشتمل ہے) اور شپنگ پرچی (گاڑی کے بارے میں معلومات بھی شامل ہے، اگر گاڑی کی ترسیل تھی).
انوائس کسٹمر کے لئے ایک کاپی میں تیار کیا جاتا ہے. انہوں نے اس بات کی تصدیق کی ہے کہ سامان فراہم کی جاتی ہیں اور ادا کی جاتی ہیں. آسان ٹیکس کے نظام کے تحت آپریٹنگ تنظیموں کے لئے انوائس کو اپنی طرف متوجہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. جو لوگ ویٹ ادا کرتے ہیں انہیں ان کو اعلان کرنے اور ٹیکس کی رقم کو کم کرنے کے لۓ انہیں رکھنا چاہئے.
مرحلہ 5: خریداری کی ادائیگی
سامان کی کامیاب قبول کرنے کے بعد، تنظیم کے اکاؤنٹنگ محکمہ نے سپلائر کے قابل ادائیگی کے اکاؤنٹس کی موجودگی کو تسلیم کیا ہے، جو معاہدہ کی طرف سے قائم شرائط کے اندر اندر ادا کیا جاتا ہے.
ذمہ دار ملازم آنے والے انوائس کے پیرامیٹرز کو چیک کرتا ہے اور اسے مینیجر کو منظوری کے لۓ بھیجتا ہے. کمپنی کے سربراہ اسی دستاویز پر دستخط کرکے انوائس کی منظوری دیتے ہیں. اس کے بعد، ادائیگی کا حکم پیدا ہوتا ہے.
اکثر پوچھے گئے سوالات
- ERP سسٹم میں خریداری کے عمل کو جدید بنانے میں کلیدی تصورات اور اقدامات کیا ہیں؟
- ERP میں خریداری کو جدید بنانا خریداری کے چکر کو ڈیجیٹلائز کرنا ، سپلائر ڈیٹا کو مربوط کرنا ، منظوری کے کام کے بہاؤ کو خودکار کرنا ، اور فیصلہ سازی کے لئے تجزیات کا استعمال کرنا شامل ہے۔
